Auf der Suche nach einer Lösung, die in bestehende Prozesse implementiert werden konnte.
Consultants sind in der Regel viel unterwegs: auf Kundenterminen, Geschäftsreisen oder Veranstaltungen. Es fallen jede Menge Auslagen an, die gesammelt, eingereicht und geprüft werden müssen. Da ist es nicht verwunderlich, dass nach den Personalkosten die Reisekosten den größten Kostenpunkt ausmachen. Aufgrund des Wachstums der Consultingfirma mussten die Prozesse im Backoffice und in der Buchhaltung optimiert werden – eine digitale Lösung sollte Abhilfe schaffen.
Das vorrangige Ziel bei Stern Stewart & Co. ist es, den Arbeitsalltag der Consultants so einfach wie möglich zu gestalten. In der Vergangenheit wurden bei der Reisekostenabrechnung die Belege eingescannt und per E-Mail oder per Post an die Buchhaltung geschickt.
Der eigentliche Arbeitsaufwand landete im Backoffice. Damals wurden alle Papierbelege in einem Reisekosten-Belege-Fach gesammelt. Auf Grundlage der eingereichten Belege erstellten die Mitarbeitenden im Backoffice ein Template, welches wiederum von den Einreichenden bestätigt wurde. Anschließend wurden alle Auslagen gescannt, benannt und in DATEV hochgeladen. Diese Prozesse sollten nun digitalisiert werden.
Für den Entscheidungsprozess war es ausschlaggebend, dass die neue Lösung keinen weiteren Arbeitsaufwand für die Consultants darstellen darf und die Buchhaltung digital unterstützt. Das Unternehmen war dementsprechend auf der Suche nach einem System mit intuitiv zu benutzender Administration, kurzen Kommunikationswegen und mit Arbeitsschritten, die auf das Wesentliche reduziert sind.
Anwendung
Ein besonderer Einsparungseffekt wird von den Mitarbeitenden im Backoffice wahrgenommen.
Die Implementierung der Circula Software bei Stern Stewart & Co. wurde bisher von allen Mitarbeitenden positiv angenommen. Die Consultants sparen sich wertvolle Arbeitszeit: Der Weg zur Post oder ins Büro, um die Papierbelege im Original einzureichen, fällt weg und kann ausschließlich über den digitalen Weg erfolgen. Die Scanoption der mobilen Circula App bietet die Möglichkeit, das Einreichen der Belege jederzeit von unterwegs zu erledigen – papierlos, ohne Verzögerungen im Einreichungsprozess und eine flexible Kostenabrechnung. Die Beschäftigten behalten außerdem den Überblick über ihre aktuellen Reisekosten und können den Freigabeprozess und den aktuellen Stand der Auslagen jederzeit abrufen.
DATEV Schnittstelle
Alleinstellungsmerkmal: Schnittstelle zu DATEV
Die DATEV Unternehmen online-Schnittstelle ermöglicht eine nahtlose Übertragung der geprüften Ausgaben. Der manuelle Arbeitsaufwand bei der Einpflege der Belege und die damit verbundenen typischen Fehlerquellen können dank intelligenter Integration reduziert werden.
Die Reisekostenabrechnung bei Stern Stewart & Co. kann heute ganz einfach über die Web-App exportiert und in DATEV übertragen werden. Im DATEV-Profil muss nur noch die entsprechende Mandantennummer ausgewählt werden und der Prozess ist erfolgreich und GoBD-konform abgewickelt.
Ergebnis
Digitales Reisekostenmanagement mit Circula.
Stern Stewart & Co. ist mit Circula einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen. Manuelle Prozesse bei der Reisekostenabrechnung sind heute vollständig digitalisiert. Auf Seiten der Nutzenden sowie im Backoffice ist eine Veränderung spürbar. Mitarbeitende, die Auslagen einreichen möchten, können dank mobiler App Anwendung, Belege von überall und zu jeder Zeit einreichen und erhalten einen digitalen Überblick über die angefallenen Reisekosten. Besonders in der Buchhaltung haben sich die Prozesse nach der Einführung verändert. Die Prüfung der Auslagen erfolgt heute vollständig digitalisiert und kann dank Schnittstelle direkt in DATEV übertragen werden.
Marlene Wandres
Marlene Wandres
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