Immer diese Reisekosten: Kleinunternehmer sind oft nicht hinreichend informiert, welche Kosten sie von der Steuer absetzen können. Die Reisekosten auf Rechnung ausweisen, das ist jedoch definitiv erlaubt, da sie rechtlich als Betriebsausgaben gelten, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Eine Kleinunternehmer-Reisekostenabrechnung, das wirkt auf viele erst einmal abschreckend. Aufwand und Ertrag stehen auf den ersten Blick in einem wenig günstigen Verhältnis, weil die Aufzeichnung der Fahrten Arbeit bedeutet. Allerdings: Mit ein wenig Übung kann jeder Kleinunternehmer die Dienstreisen schnell und übersichtlich erfassen und sich so am Ende des Geschäftsjahrs zu steuerlichen Vergünstigungen verhelfen.
Welche Fahrten dürfen abgesetzt werden?
Das sind zunächst einmal ganz einfach die Reisen zwischen dem Dienst- und dem Wohnort. Doch Vorsicht – notieren Sie hier ausschließlich die tatsächlich anfallenden Reisekosten; Kleinunternehmer können die Rechnungen für Taxifahrten, Bus- und Bahntickets geltend machen. Wenn Sie hingegen Ihr Auto privat nutzen, um zum Arbeitsplatz zu kommen, oder wenn Sie einen Dienstwagen nutzen, dann können Sie entsprechend Kilometergeld von der Steuer absetzen.
Darüber hinaus dürfen Sie Ihre Reisekosten vom Finanzamt zurückverlangen, wenn es sich um dienstliche Fahrten anderer Art handelt, wenn also zum Beispiel Einkäufe für die Firma zu erledigen sind. Aber auch die An- und Abreise zu Weiterbildungen und Schulungen fallen in diese Kategorie. Achten Sie jeweils darauf, dass Sie wirklich nur Fahrten geltend machen, die ausschließlich mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zusammenhängen.
Reisekosten auf Rechnung ausweisen: der Kunde bezahlt
Wenn Sie eine Dienstleistung beim Kunden vor Ort anbieten, etwa als Handwerker, dürfen Sie die anfallenden Fahrtkosten natürlich dem Kunden in Rechnung stellen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass diese Fahrten beim Finanzamt nicht mehr geltend gemacht werden dürfen. Reisekosten auf Rechnung ausweisen, das hat dennoch finanziell Vorteile, wenn Sie es geschickt angehen – denn gegenüber Ihren Kunden sind Sie nicht verpflichtet, sich an die gesetzliche Obergrenze von 30 Cent pro Kilometer zu halten, wie Sie es beim Finanzamt müssen.
Doch Obacht: Die meisten Kunden merken sofort, wenn Sie die Preise für die Anfahrt zu hoch ansetzen, bleiben Sie dabei in einem realistischen Bereich. Wenn Sie sich hier verzetteln, dann riskieren Sie, dass Kunden abspringen. Die Reisekosten auf Rechnung ausweisen ist also grundsätzlich erlaubt, gestaltet sich in der Praxis aber durchaus verzwickt. Denn zu niedrig sollten Sie den Preis für die Anreise zum Kunden auch nicht gestalten, sonst zahlen Sie schließlich drauf.
Die Kleinunternehmer-Reisekostenabrechnung weist dennoch Fallstricke beim Fiskus auf. Viele Unternehmer setzen die Fahrtkosten nicht ab, weil sie Angst davor haben, die Umsatzhürde von 17.500 Euro pro Jahr zu reißen und somit umsatzsteuerpflichtig zu werden. Der Grund: Fahrtkosten sind, so sie abgerechnet werden, als Ausgaben zu werten und fließen somit in den Umsatz des Unternehmens mit ein.
Reisekosten: Kleinunternehmer müssen penibel sein
Die Kleinunternehmer-Reisekostenabrechnung sollte vor allem eines sein: penibel und ohne Lücken. Das klingt erst einmal nach einer Menge Aufwand, erweist sich bei Lichte betrachtet allerdings als einfacher als befürchtet. Denn es gibt Vordrucke dafür, die Sie käuflich erwerben können. Einfachere Versionen können Sie sogar im Internet herunterladen. Wichtig ist die strikte Trennung zwischen privaten und dienstlichen Fahrten, ganz gleich, ob Sie einen Firmenwagen auch privat oder ein privates Auto auch beruflich nutzen.
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