Rechtliches Buchhaltung28. Jan. 2021

Europäischer Datenschutztag - DSGVO Compliance in Buchhaltungs-Software

Sophie Jordan

Dieser Artikel beschreibt eine Liste aller Faktoren auf die Unternehmen achten müssen um eine DSGVO Compliance in Buchhaltungs-Software feststellen zu können.

Daten werden für unsere Wirtschaft und unser tägliches Leben immer wichtiger. Mit der Einführung von 5G und der zunehmenden Nutzung von Technologien im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz und dem „Internet of Things“ wird eine Fülle persönlicher Daten mit wohl unvorstellbarem Nutzungspotenzial erhoben. Obwohl dies einzigartige Möglichkeiten eröffnet, zeigen einige Fälle, dass solide Vorschriften erforderlich sind, um eindeutige Gefahren für den Einzelnen und für unsere Demokratien abzuwehren. Wir in Europa wissen, dass starke Datenschutzvorschriften kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit sind.

Dies schrieb die Europäische Kommission in einer offiziellen Erklärung zum Anlass des Datenschutztages 2020.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen allgemeinen Überblick über den Europäischen Datenschutztag, wofür er steht und was die DSGVO für eine digitale Buchhaltung bedeutet.

Der Europäische Datenschutztag

Der Europäische Datenschutztag wurde 2006 auf die Initiative des Europarats ins Leben gerufen. Die Wahl des Datums fiel auf den 28. Januar, da an diesem Tag im Jahr 1981 mit der Unterzeichnung der Europaratskonvention 108 zum Datenschutz begonnen wurde. Dies zum Anlass nehmend, wurde am 26. Januar 2009 in den USA vom United States House of Representatives der 28. Januar als "Data Privacy Day" beschlossen, der seitdem in den Vereinigten Staaten und Kanada parallel zum Europäischen Datenschutztag existiert.

Am 28. Januar 2021, feiert die Datenschutzkonvention 108 des Europarats ihren nun bereits 40. Geburtstag. Mit ihrer Unterzeichnung 1981 trat der erste völkerrechtlich verbindliche Vertrag zum Datenschutz als Vorbild für eine Vielzahl datenschutzrechtlicher Regelungen in Kraft. Die schon 1981 relevanten Fragen und Probleme haben bis heute nichts von Ihrer Aktualität verloren. Das klare Ziel des Europäischen Datenschutztages ist es, das Bewusstsein der Bevölkerung bezüglich des Datenschutzes zu erhöhen. Europaweit finden an diesem besonderen Tag Veranstaltungen und Diskussionen zu interessanten Datenschutzthemen statt. Der Europäische Datenschutztag 2021 widmet sich dem Thema: die Herausforderungen des internationalen Datentransfers aus Sicht der Datenschutzkonvention 108+ und der DSGVO.

Von Datenschutzkonvention 108 zu 108+

Die Datenschutzkonvention 108+ beschreibt die modernisierte Datenschutzkonvention 108, auf die sich die Konventionsstaaten im Jahr 2018 infolge eines Änderungsprotokolls geeinigt haben, um aktuellen Entwicklungen gerecht werden zu können.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 gelten für alle in der EU tätigen Unternehmen dieselben Datenschutzbestimmungen, ungeachtet ihres Standorts. Diese strengeren Vorschriften für den Datenschutz bedeuten mehr Kontrolle über persönliche Daten für alle Nutzer. Auch Unternehmen und Dienstleister profitieren von gleichen Wettbewerbsbedinungen in ganz Europa. Datenschutz geht jeden etwas an und steht für das grundgesetzlich abgesicherte Recht, dass jeder Mensch grundsätzlich selbst darüber entscheiden darf, wem wann welche seiner persönlichen Daten zugänglich sein sollen. Ziel des Datenschutzes ist es unter anderem, dem "gläsernen Menschen" und den damit verbundenen Konsequenzen entgegenwirken. Die Verordnung ist ein wichtiger Schritt, um die Grundrechte des Einzelnen im digitalen Zeitalter zu stärken und Geschäftstätigkeiten zu erleichtern. Die DSGVO regelt somit, wie ein Unternehmen mit personenbezogenen Kundendaten umzugehen hat. Da jeder Betrieb egal, ob Selbstständiger, Start-up, Freiberufler, Kleinstbetrieb, Mittelständler oder Großkonzern auf irgendeine Art Kontakt mit seinen Kunden hat, greift hier flächendeckend die DSGVO.

DSGVO in der Buchhaltung

In der Buchhaltung sind insbesondere die Datenauskunft, Datensperrung, Datenlöschung und die allgemeine Informationspflicht relevant. Bei der Datenauskunft gilt es zu beachten, dass bereits, wenn ein potenzieller Kunde eine Anfrage stellt, eine Datenverarbeitung stattfindet, da er für diesen Zweck eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer nennen muss. Online-Kontaktformulare fragen darüber hinaus meist weitere Daten wie Adresse oder Alter ab. Darauf muss ein Unternehmen somit in seinen Datenschutzhinweisen hinweisen. Was die Speicherung von Kundendaten betrifft, so müssen diese sicher und gegen Missbrauch geschützt abgelegt werden. Dies bedeutet, dass bereits bei der Abfrage auf eine sichere und SSL-zertifizierte Webseite zu achten ist. Darüber hinaus dürfen Unbefugte keinen Zugriff erhalten und Daten müssen an einem sicheren Ort abgespeichert sein. Haben im Unternehmen mehr als neun Mitarbeiter Zugriff auf Kundendaten, werden Daten weitervermittelt oder besonders sensible Daten abgefragt, muss zusätzlich ein Datenschutzbeauftragter benannt sein. Dieser verantwortet die Einhaltung der DSGVO im Unternehmen.

DSGVO Compliance in Buchhaltungs-Software

Ein sicherer Helfer bei der Umsetzung der DSGVO in der Buchhaltung sind digitale Buchhaltungslösungen. Eine papierlose Buchhaltung hat neben einer erheblichen Zeitersparnis zahlreiche weitere Vorteile. In Papierform sind die Daten in der Regel weder zentral an einem sicheren Ort abgelegt, noch besteht jederzeit sofortigen Zugriff auf alle Unterlagen. Zusätzlich können Daten physischen Gefahren wie Diebstahl, Brand oder Wasserschäden zum Opfer fallen. Eine digitale Buchhaltung gewährleistet hingegen, dass alle Daten zentral in hochsicheren Datenzentren in Deutschland gespeichert sind. Der Unternehmer hat also jederzeit vollen Zugriff auf alle Daten und kann sicher sein, den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Zudem erfüllt eine gute Buchhaltungssoftware weitere Forderungen der DSGVO automatisch. Sie verfügt über die Möglichkeit, Datenzugriffsrechte festzulegen, ein sogenanntes Berechtigungskonzept. Wenn die Software eine jederzeit einsehbare Protokollierung erstellt, lässt sich detailliert nachvollziehen, welche Mitarbeiter für welche Daten zuständig sind und wer diese bearbeiten kann.

Natürlich bleibt jedes Unternehmen immer selbst für Seine Buchhaltung verantwortlich. Eine Auftragsvereinbarungsverordnung gemäß DSGVO sollte daher mit jedem Dienstleister geschlossen bleiben.

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