Reisekosten-Software

Definition

Mit der richtigen Reisekosten-Software können Unternehmen ihre Reisekostenabrechnung digitalisieren und dadurch effektiver und schneller Reisen abrechnen. Dies wird ermöglicht durch die Aufsetzung und Automatisierung von buchhalterischen Prozessen durch Software.

Deshalb profitieren Unternehmen von Reisekosten-Software

In der traditionellen papiergebundenen Buchhaltung verbringen Mitarbeitende jedes Jahr viele Stunden damit, Reisekostenabrechnungen zu sichten, zu ordnen und zu verarbeiten. Zusätzlich fluchen viele Geschäftsreisende, weil sie Quittungen aufheben und auf Papierblätter aufkleben, Kreditkartenabrechnungen ausdrucken und Excel-Tabellen ausfüllen müssen, wenn sie die Kosten erstattet bekommen wollen. Die digitale Buchführung macht sowohl Geschäftsreisenden als auch Unternehmen das Leben leichter.

Vorteile für Beschäftigte

Für Fachkräfte reduziert sich der Aufwand für seine Spesenabrechnung spürbar, wenn mithilfe einer mobilen App Quittungen bereits während der Reise einscannt werden können und sich Belege mit wenigen Klicks zur Spesenabrechnungen hinzufügen lassen. Wird eine GoBD-konforme App genutzt und erfüllt der Belegscan die rechtlichen Anforderungen, muss das physische Dokument nicht einmal aufgehoben werden. Für Unternehmen wiederum bieten Reisekosten Apps handfeste wirtschaftliche Vorteile. Sachbearbeiter:innen in der Buchhaltung benötigen mit der richtigen Software nur noch einen Bruchteil der Zeit für die Weiterverarbeitung von Reisebuchungen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Gleichzeitig gewinnt das Personal Zeit, um sich strategisch wirklich wichtigen Aufgaben zu widmen. Aufgaben, die das Unternehmen im Wettbewerb nach vorne bringen.

Vorteile für Unternehmen

Für Unternehmen wiederum bieten Reisekosten Apps handfeste wirtschaftliche Vorteile. Mitarbeitende in der Buchhaltung benötigen mit der richtigen Software nur noch einen Bruchteil der Zeit für die Weiterverarbeitung von Reisebuchungen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Gleichzeitig gewinnen Angestellte Zeit, um sich strategisch wirklich wichtigen Aufgaben zu widmen. Aufgaben, die das Unternehmen im Wettbewerb nach vorne bringen.

Vorteile von GOBD-konformen Reisekosten-Apps

Änderungen an eingereichten Reisekosten sind nachvollziehbar
Vermeidung von Übertragungsfehlern
Einfache Handhabung unterstützt Einhaltung der Fristen
Revisionssichere Speicherung der Belege
Integriertes Genehmigungsverfahren
Unterstützung bei der Entwicklung von Best-Practice-Verfahren
Zeitersparnis der Mitarbeiter:innen für die Bearbeitungvon Papierbelegen

Wie Unternehmen die Reisekosten gemäß GoBD abbilden

Reisekostenbelege sind als Spesenbelege steuerlich relevante Dokumente. Daher gelten die Vorschriften der GoBD. Reisekosten-Apps machen es Unternehmen leicht, alle rechtlichen Anforderungen einzuhalten. Wichtig ist, dass Unternehmen auf ein GoBD-Testat der Apps achten. Damit stellen sie sicher, dass sie die rechtlichen Vorgaben überhaupt abbilden können.

Zeitvorgaben für die Erfassung von Buchungen

Reisekosten müssen immer mit genauen Zeitangaben erfasst werden. Mithilfe von Reisekosten-Apps können die Angaben mit wenigen Klicks im System registriert werden. Die Kosten sind im Moment der Eingabe erfasst, sodass eine taggenaue Reisekostenerfassung leicht umsetzbar ist.

Richtigkeit von Aufzeichnungen

Werden Reisekostenbelege mit einer mobilen App gescannt und digital weiterverarbeitet, entfällt das manuelle Abtippen von Kostenpositionen. Damit entfällt auch eine der größten Fehlerquellen in der Bearbeitung von Reisekosten. Voraussetzung ist allerdings, dass eine OCR-Software zum Erkennen der Angaben auf den Belegen verwendet wird.

Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen sowie Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Buchungen

Um eine rechtskonforme Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, sollte eine Reisekosten-App für den gesamten Prozess der Reisekostenerfassung verwendet werden. Testierte Apps speichern die Daten direkt in zugelassenen Dateiformaten, sodass Unternehmen die Anforderung der Unveränderlichkeit erfüllen.

Verfügbarkeit und Aufbewahrung von Dokumenten

Wenn Unternehmen eine GoBD-konforme Reisekosten-App für die Reisekostenabrechnung verwenden, sollte diese automatisch alle Anforderung an eine revisionssichere Datenspeicherung erfüllen, und das für die gesamte Dauer der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist. Unternehmen sollten sich im Vorfeld über das angewandte Prüfverfahren informieren: In Deutschland werden vom Institut der Wirtschaftsprüfer verschiedene Prüfstandards vorgegeben (z.B. IDW PS 880). Reisekosten-Apps bieten in der Regel bereits integrierte Genehmigungsprozesse an, sodass Unternehmen die Anforderungen an ein internes Kontrollsystem ohne weitere Software umsetzen können.

Umgang mit Papierbelegen – Belegersetzendes Scannen

In den wenigsten Unternehmen ist das papierlose Büro bereits vollständig umgesetzt. Gerade bei Reisevorgängen fallen in der Praxis weiterhin Papierunterlagen an. Unternehmen können problemlos digitale und physische Dokumente in ihrer Reisekostenabrechnung kombinieren. Die GoBD schreibt nicht vor, dass alle Belege nur noch digital vorliegen müssen. Wie für alle anderen unter die GoBD fallenden Dokumente gilt auch bei den Reisedokumenten, dass eine Digitalisierung nur in einem GoBD-konformen Scanvorgang erfolgen darf.

Bei der Auswahl ihrer Reisekosten-Software müssen Unternehmen darauf achten, dass sowohl die Vorsysteme (z.B. für die Kasse oder die Reisekostenabrechnung) als auch das Hauptsystem (z.B. für die Finanzbuchhaltung) die Anforderungen der GoBD erfüllen. Erst dann ist es möglich, Belege wie Reisekostenbelege ersetzend zu scannen und digital zu archivieren. Hauptsysteme von Anbietern wie DATEV und Addison, aber auch Vorsysteme wie das Kassensystem LocaFox POS sind GoBD-konform.

Die Wahl der passenden Reisekosten-Software

Das Angebot an Reisekosten-Software ist groß. Für Unternehmen ist es nicht immer leicht zu erkennen, wo die genauen Unterschiede liegen. Sie sollten sich unbedingt Zeit nehmen, um die Funktionen, die Eignung für ihr Unternehmen und den Service im Detail zu vergleichen. Folgende Merkmale sollte eine Applikation aufweisen, wenn Unternehmen nicht nach kurzer Zeit frustriert den Anbieter wechseln wollen.

Mobile Anwendung

Um die Abläufe effektiv zu vereinfachen, sollte die Reisekosten-Software das mobile Erfassen von Reisekostenbelegen ermöglichen. Mitarbeiter:innen sollten Belege mit dem Smartphone scannen und direkt aus der mobilen App ihre Spesenabrechnung erstellen und einreichen können. Denn dadurch kann der Arbeitsaufwand der Finanzabteilung enorm reduziert werden (mit Circula sind z. B. bis zu 80 %).

Abbildung des gesamten Unternehmensprozesses

Die Reisekosten-Software sollte ausreichend Schnittstellen anbieten und sich mit weiteren Finanzanwendungen problemlos integrieren lassen. Unternehmen, die DATEV Unternehmen Online nutzen, sollten auch hier darauf achten, dass die Anwendung eine Anbindung unterstützt. Auch ist es wichtig, dass das Tool die Erstellung Reisekostenrichtlinien erlaubt, um dem Anwender:in die Möglichkeit zu geben Regelungen für Budgets auf Abteilungs- und Einzelebene festzulegen.

Revisionssicher

Nicht jede Reisekosten-Software erfüllt die strengen Anforderungen der GoBD und DSGVO an Nachvollziehbarkeit und unveränderliche Archivierung. Einige Anbieter schmücken sich mit Zertifizierungen, doch sofern diese die GoBD-- und DSGVO Anforderungen nicht erfüllen, sind sie für deutsche Unternehmen wertlos. Hier gilt es stets einen kritischen Blick zu bewahren um nicht in Zukunft in eine problematische Lage zu geraten.

Usability

Die beste Reisekosten App nützt nichts, wenn sie von Angestellten nicht (ausreichend) genutzt wird. Haben Sachbearbeiter:innen Schwierigkeiten, sich auf der Oberfläche der Applikation zurecht zu finden, werden die Abläufe nicht schneller und das Potenzial der Software versandet. Jeder seriöse Anbieter wird Unternehmen die Möglichkeit geben, die Anwendung für einen Testzeitraum kostenlos zu kennenzulernen. Hierbei kann geprüft werden, ob die Usability den eigenen Anforderungen entspricht und ob Prozesse an die Unternehmensstruktur angepasst werden können.

Internationalität

Unternehmen mit vielen Auslandsreisen sollten darauf achten, dass die Reisekosten-Software Währungen in der Reisekostenbearbeitung automatisch in Euro umrechnet und Anwendern die Verwendung von Drittanbieter-Tools erspart. Außerdem sollte die Software die für das Unternehmen relevanten Sprachen unterstützen.

Automatisiert

Eine Reisekosten-Software ist erst dann effizient wenn Sie automatisch arbeitet, Probleme frühzeitig erkennt und dadurch die Buchhaltung und den Mitarbeiter:in entlastet vor zukünftigen Problemen bewahrt. Dazu zählt z. B. das anlegen von Buchungen, scannen von Belegen oder die Identifizierungen von Duplikaten und anderen Steuerverordnungen (z. B. 3-Monats-Regel). Doch auch die automatische Pauschalberechnung von Pauschalbeträgen und Kilometern kann die Arbeit enorm erleichtern.

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Fazit

Lange Zeit war der hohe Aufwand bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung ein Ärgernis. Mit der Digitalisierung der Reisekostenabrechnung gehört das aber nun der Vergangenheit an. Denn Unternehmen können mithilfe von digitaler Software interne Prozesse enorm steigern und langfristig hohe Kosten einsparen. Natürlich gilt es darauf zu achten, dass sämtliche Bedingungen an die GOBD und das deutsche Steuerrecht erfüllt werden. Darüber hinaus ist es entscheidend eine passende und intuitive Reisekosten-Software zu finden, damit eine Systemeinführung und Prozessumstellung ohne Komplikationen durchgeführt werden kann.

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Automatisches Auslesen von Belegen
Circula liest die relevanten Informationen automatisch aus den Belegen aus und erstellt Buchungen für das Hauptbuch.
Revisionssicher
Prüfprotokolle und eine IT-Architektur, die auf die Einhaltung europäischer Normen ausgelegt ist.
Automatisierte Pauschalberechnung
Vollständig automatisierte und anpassbare Analyse von Pauschalbeträgen und Kilometern.
Automatisierte Konformitätsprüfungen
Identifizierung von Duplikaten und Steuerverordnungen (z.B. 3-Monats-Regel).
Mehr mobil geht nicht
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