Verpflegungsmehraufwand

Definition

Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die eine Person zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann. Da die individuelle Ermittlung der Kosten sehr aufwändig wäre, werden Pauschalbeträge/Pauschbeträge vorgegeben, die abhängig von Reisedauer und Reiseland sind. Dieser wird durch Paragraph § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes geregelt.

Die Verpflegungspauschalen pro Jahr

• Aktuelle Verpflegungspauschale 2022
• Verpflegungspauschale 2020
• Verpflegungspauschale 2019

Der Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen

Der Gesetzgeber erlaubt Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen bei den höheren Verpflegungskosten durch eine steuerfreie Pauschale zu unterstützen. Hierbei spielt es keine Rolle ob die Arbeitnehmer:innen mehr oder auch weniger bezahlt haben, es wird stets die gleiche Pauschalsumme ausgeschüttet. Für Mitarbeiter:innen hat dies einen Vorteil, denn sie müssen keine Belege mehr aufbewahren. Für die Erstattung der Summe reicht nämlich die Genehmigung der Geschäftsreise aus.

Davon ausgehend entstehen zwei wichtige Fragen:

1. Dauert die Reise mehr als 8 Stunden bzw. mehr als 24 Stunden?
Sollte die Abwesenheit während eines einzelnen Arbeitstages und für weniger als acht Stunden dauern, wird dem Arbeitnehmer:in die Geschäftsreise nicht erstattet.

Hinweis:

• Eine Geschäftsreise beginnt, wenn der reisende Mitarbeiter:in den Arbeitsplatz/ Wohnort verlässt und endet mit der Rückkehr zu diesem.
• Es können maximal drei Monate für eine einzelne Reise zurückerstattet werden.

2. Wohin wird beruflich gereist?
Bei Reisezielen wird zwischen Dienstreisen innerhalb Deutschlands und dem Ausland unterschieden.

Der Verpflegungsmehraufwand in Deutschland

Wenn Sie während Ihrer Reise in Deutschland bleiben, erhalten Sie:

• Eine Halbtagesentschädigung (14 Euro) für Ihren ersten Reisetag.
• Eine Halbtagesentschädigung (14 Euro) für Reisen, die weniger als 24 Stunden dauern, vorausgesetzt, dass:

1. Sie mehr als 8 Stunden auf der Reise verbracht haben - genau 8 Stunden werden nicht kompensiert
2. die Reise zwischen 0:00 Uhr und 16:00 Uhr beginnt.

• Eine Ganztagsentschädigung (28 Euro) für eine Reise, die 24 Stunden dauerte und/ oder für jeden vollen Tag zwischen dem ersten und letzten Tag der Reise.
• Einen Zuschuss (20 Euro) für jede Übernachtung während der Reise, wenn keine Unterkunft vom Unternehmen zur Verfügung gestellt oder bezahlt wurde.

Ihre Tagespauschale wird:

• Bei bereitgestelltem Frühstück um 20% reduziert.
• Bei bereitgestelltem Mittag- oder Abendessen um 40% reduziert.
• Vollständig reduziert, wenn alle 3 Mahlzeiten bereitgestellt oder separat verbucht werden.

Beispiel

Nehmen wir an, an eine Marketingmanagerin namens Lisa tritt eine mehrtägige Geschäftsreise in Deutschland an. Am ersten Tag verlässt Lisa um 18:30 Uhr ihre Wohnung. Sie verbringt den zweiten Tag bei einem Kundenseminar, bei dem das Frühstück vom Arbeitgeber bezahlt wurde. Am dritten und letzten Tag wird das Frühstück und das Mittagessen vom Arbeitgeber bezahlt und reist dann nach 18:00 Uhr wieder nach Hause.

Lisa erhält dementsprechend:

• Für Tag 1: eine Halbtagesentschädigung von 14,00 Euro = 14,00 Euro
• Für Tag 2: eine Ganztagesentschädigung von 28,00 Euro reduziert um 20% (5,60 Euro), da das Frühstück bereits abgedeckt war = 22,40 Euro
• Für Tag 3: eine Halbtagesentschädigung von 14,00 Euro reduziert um 60% (8,40 Euro), da Frühstück und Mittagessen bereits abgedeckt waren = 5,60 Euro

Gesamtbetrag: 14,00€ + 22,40€ + 5,60€ = 42,00€

Der Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Für Auslandsreisen gelten die gleichen Regeln wie oben beschrieben, jedoch mit unterschiedlichen Vergütungssätzen in Abhängigkeit von Land und Stadt:

• Bei Reisen von Deutschland ins Ausland oder aus dem Ausland in ein anderes Ausland.
• Bei Reisen, bei denen Sie Ihr Zielland vor 00:00 Uhr Ortszeit erreichen, wenn Sie am gleichen Tag an mehrere Orte reisen.

In der nachstehenden Tabelle finden Sie die Verpflegungspauschalen (in Euro) für einige der Reiseziele im Ausland. Die vollständige Übersicht mit allen Ländern finden Sie hier.

Für die nicht erfassten Länder in der Übersicht ist der Pauschalbetrag für Luxemburg maßgebend.

Der Verpflegungsmehraufwand bei mehreren Reisezielen

Oftmals besuchen Mitarbeiter mehrere Destinationen während einer Reise. Dies muss nicht zwangsläufig die Berechnung der Tagespauschalen beeinflussen, tut dies allerdings, wenn die einzelnen Städte oder Länder unterschiedliche Tagessätze haben.

Die korrekt berechneten Tagespauschalen belaufen sich jeweils auf die der Destination, an welcher der Reisende an dem Tag vor Mitternacht eintraf.

Beispiel

Erstes Reiseziel: Business Conference in Paris
Start: 05. September, 11 Uhr
Ende: 07. September, 18:00 Uhr (= Ankunftszeit am Zielort)

Zweites Reiseziel: Kundengespräch in London
Ende: 09. September, 18:00 Uhr (= Ankunftszeit am Heimatort)

05. Sep: Tagessatz für einen halben Tag Paris = 39 €
06. Sep: Tagessatz für einen ganzen Tag Paris = 58 €
07. Sep: Tagessatz für einen ganzen Tag London = 62 €
08. Sep: Tagessatz für einen ganzen Tag London = 62 €
09. Sep: Tagessatz für einen halben Tag London = 41 €

Gesamtvergütung: 39 € + 58 € + 62 € + 62 € + 41 € = 262 €

VMA-Berechnung per App

Angestellte können ihre Verpflegungsmehraufwände in der Circula App in wenigen Schritten selbst berechnen lassen und anschließend Auslagen, Dienstfahrten und Pauschalen für ihre beruflichen Reisen unkompliziert gesammelt einreichen. Circula ermittelt automatisch den Wert der Tagespauschale für das Land, in dem sich der Reisende aufgehalten hat und reduziert damit den administrativen Aufwand deutlich.