Circula y Futurice: Alianza para la transformación digital

Facilitar la ejecución de proyectos de innovación y digitalización

La empresa

La consultora Futurice destaca por liderar transformaciones digitales centradas en resultados, capacitando a organizaciones para controlar su futuro digital. Para sus clientes, establece las bases esenciales para resolver problemas urgentes a través de estrategia, diseño, tecnología y datos, generando un impacto medible y sostenible en la sociedad. Su equipo desarrolla nuevos modelos de negocio digital y asiste a los clientes en proyectos de innovación y digitalización.

La empresa de origen nórdico, Futurice, fue fundada en Finlandia en el año 2000 y actualmente cuenta con oficinas en tres ciudades de Alemania: Berlín, Múnich y Stuttgart, así como en Helsinki, Tampere y Estocolmo. Su equipo está formado por más de 800 expertos en diseño, tecnología y estrategia, representando a más de 60 nacionalidades distintas. Por tanto, el enfoque global es una característica fundamental en Futurice.

Futurice y Circula mantienen una colaboración profesional sólida y duradera. De la misma manera que Futurice apoya a sus clientes, Circula acompaña a Futurice en la transformación digital de sus procesos empresariales.

Facilitar procesos, promover la cultura corporativa

Motivación y punto de partida

Futurice colabora con sus clientes para desarrollar modelos de negocios innovadores y sostenibles, así como productos y servicios digitales, transformando la experiencia del cliente. Como expertos en la transformación digital, ayudan a las empresas a implementar las plataformas tecnológicas y de datos necesarios para mejorar su posición en el mercado. Asimismo, en su propia organización, Futurice se dedica a diseñar procesos eficientes para el usuario, trabajando constantemente para lograr este objetivo.

El inicio de la colaboración con Circula en 2019 surgió debido a la necesidad de Futurice de encontrar una solución nueva y actualizada para la gestión de gastos de viaje, con el fin de impulsar su transformación digital. Christian Ehrling, Director de Operaciones en Futurice, junto con sus compañeros, identificaron un gran potencial de optimización al darse cuenta de que no contaban con una plataforma para la gestión de gastos. En su lugar, Futurice usaba hojas de cálculo de Excel y herramientas internas que guiaban a los usuarios a través de pasos de procesamiento fijos. Este método resultaba abrumador para los empleados, tomaba más tiempo y era propenso a más errores humanos y fallos de integración. Como consecuencia, se desperdiciaba tiempo valioso que el equipo no podía destinar a atender las necesidades de sus clientes. Además, el proceso de gestión de gastos aún se realizaba en papel y no estaba integrado con la herramienta de nóminas. Este procedimiento no cumplía con el estándar que Futurice recomendaría a sus propios clientes, por lo que era urgente reemplazarlo.

Abandonando los recibos en papel hacia una liquidación de gastos rápida y sencilla: eso es lo que Futurice también buscaba alcanzar en 2022 para los reembolsos de gastos realizados con tarjetas de crédito. La alta insatisfacción de los empleados en los tres sitios de trabajo en Alemania con este proceso fue determinante para buscar una nueva solución. El proceso de liquidación era complejo y, al igual que con los reembolsos de gastos de viaje anteriores, tomaba mucho tiempo, tanto para aquellos que presentaban sus recibos como para los empleados encargados de procesar las liquidaciones.

Herramientas fáciles de usar, integradas con los sistemas existentes y que cumplan con los requisitos fiscales

Los Retos

Con el fin de simplificar al máximo el trabajo de los empleados, Futurice se propuso implementar una solución digital integral para gestionar todo el proceso de liquidación de gastos de viaje. Christian Ehrling tenía una visión clara sobre los objetivos de esta nueva herramienta: agilizar las liquidaciones de gastos de viaje, que hasta el momento se consideraban tediosas y extenuantes, reduciendo el tiempo necesario a menos de cinco minutos. Para asegurar que la herramienta se adaptara perfectamente al estilo de trabajo de los empleados, quienes tienen una fuerte preferencia por las soluciones digitales, se planteó ofrecerla como una aplicación instalable en sus teléfonos móviles. Otra prioridad era garantizar un flujo de trabajo integral que incluyera la integración con su sistema de contabilidad y que cumpliera con los requisitos fiscales locales.

No solo la solución en sí misma, sino también la empresa proveedora debía ser compatible con Futurice para lograr una colaboración exitosa. Debía demostrar agilidad, eficiencia, ofrecer excelente atención al cliente y servicios de formación, con el propósito de brindar el mejor apoyo posible en la transformación digital de sus procesos.

En la competencia con otros proveedores establecidos, la decisión se inclinó a favor de Circula. Su herramienta de gestión de gastos de viaje y reembolsos presentó el concepto más convincente para cumplir con los requisitos establecidos en el proceso de selección. El compromiso dedicado del equipo de Circula para identificar y desarrollar, en colaboración asociativa con los clientes, la mejor solución posible, se alinea con el enfoque que Futurice también persigue.

Cuando llegó el momento de decidir sobre una nueva solución de tarjeta de crédito en 2022, Christian Ehrling y su equipo consideraron la propuesta de Circula durante la selección. Establecieron los siguientes criterios como requisitos fundamentales: eliminar la necesidad de presentar recibos en papel para lograr un ahorro significativo de tiempo y simplificar notablemente el proceso. Además, era crucial que la gestión de gastos asociados con los empleados pudiera integrarse completamente en el flujo de trabajo de Futurice.

El éxito de la aplicación se debe a la colaboración conjunta

La Implementación

En la búsqueda de una herramienta para la gestión de gastos de viaje, Futurice tenía claro que no solo la solución debía ser adecuada, sino también la empresa colaboradora con la que abordaría la implementación; una empresa igualmente ágil en su forma de trabajar y con una comunicación de igual a igual. La elección de Circula como socio adecuado por parte de Futurice se evidenció durante la fase de implementación en 2019. Gracias a un intercambio personal cercano, esta etapa se desarrolló sin contratiempos. Los empleados de Futurice aprovecharon activamente la oportunidad para expresar sus requisitos sobre la solución y trabajar en conjunto con Circula para su realización. Desde la perspectiva de Christian Ehrling, el éxito del proceso de integración se debió en parte al ajuste entre el tamaño, dinamismo y estilo de trabajo de ambas empresas asociadas, y al hecho de que Futurice siempre se sintió escuchada y tomada en serio en relación con sus preocupaciones.

Automatización de procesos, ahorro de tiempo

Los Resultados

"La liquidación de gastos de viaje ya no es un reto" - esa fue la ambición de Christian Ehrling como propietario de la herramienta, quien en 2019 impulsó la implementación de una nueva solución, la cual se cumplió plenamente con Circula. El procesamiento de recibos de gastos de viaje con papel y listas de Excel es cosa del pasado, y el tiempo dedicado por los empleados se ha reducido considerablemente. Con el antiguo sistema basado en papel, la elaboración de la liquidación de gastos de viaje a veces llevaba más de 30 minutos por viaje. Hoy en día, esto sólo requiere cinco minutos, y el tiempo ahorrado se puede dedicar ahora al trabajo con los clientes. Para Christian Ehrling, el mayor elogio por parte de los empleados es que la liquidación de gastos de viaje ya no es tema de conversación después de la exitosa implementación. Esto es la mejor evidencia de que la simplificación del trabajo buscada se ha logrado y de que la aplicación es fácil e intuitiva de usar. En total, los empleados presentan entre 100 y 150 recibos al mes. El proceso automatizado, la integración con su sistema contable y la capacidad para cumplir con los requisitos fiscales locales reducen considerablemente la carga de trabajo para los gerentes de oficina responsables de la liquidación y el reembolso. Ahora solo necesitan realizar una verificación preliminar de los recibos.

La gestión de la tarjeta de crédito de Circula, que cada uno de los 130 empleados en las ubicaciones en Alemania posee, es sencilla y ahorra tiempo. Las quejas sobre procesos complicados son cosa del pasado. Circula genera automáticamente los gastos de todos los pagos realizados y asigna automáticamente el recibo correcto de la carpeta correspondiente. Desde la introducción de las tarjetas de crédito, Futurice ha notado un ahorro del 80 % en tiempo, costos y trabajo. La tercera solución del portafolio de Circula, el presupuesto de movilidad, también ha tenido una excelente acogida entre los empleados. Tras el anuncio de su implementación, acudieron al departamento de recursos humanos con numerosas preguntas, lo que indica que existe una necesidad que ha sido satisfecha.

Futurice ha encontrado en Circula el socio adecuado para impulsar su propio proceso de digitalización. Y más aún: ambas empresas ya no se ven simplemente como proveedor y cliente, sino más bien como un equipo que no solo colabora, sino que también crece en conjunto. Futurice considera a Circula como parte de una transformación digital más amplia dentro de su propia empresa, y por lo tanto, continúa teniendo un papel fundamental en el desarrollo continuo de la tecnología de Circula. Esto beneficia a Futurice al optimizar constantemente las soluciones utilizadas según las necesidades actuales. Al mismo tiempo, Circula obtiene a través del estrecho contacto con ambas organizaciones una profunda comprensión de los deseos y necesidades de los clientes, lo que le permite expandir la plataforma de acuerdo con ello. Una situación beneficiosa para ambas partes.