Informe de gastos de viaje – España 2023

Informe de gastos de viaje: plantilla para descargar y alternativas

Si deseas registrar los gastos de viaje correctamente, debes prestar atención a algunas detalles. Esta es la única forma de garantizar que los costos se contabilizan correctamente en la empresa y que la Agencia Tributaria aceptara la declaración. Una plantilla de informe de gastos de viaje puede ahorrar parte del trabajo. Te mostraremos qué debes tener en cuenta y qué otras opciones hay disponibles.

¿Qué información debe contener el informe de gastos de viaje?

No existen pautas formales establecidas para los informes de gastos de viaje. Teóricamente, puedes escribir tus gastos de viaje a mano en una hoja de papel, aunque no es lo más práctico y escalable. Lo importante es que el listado incluya la siguiente información:

• Nombre de la persona que participó en el viaje de empresa
• Número de empleado
• Fechas de duración del viaje de empresa
• Listado de todos los gastos
• Destinación del viaje
• Propósito del viaje

Dado que los reembolsos de gastos dentro de la empresa, así como la deducción de impuestos a través de los gastos de publicidad, solo son posibles con los recibos correspondientes, la plantilla del informe de gastos de viaje idealmente debería incluir también una columna para el número de factura o el número de recibo. Idealmente, los recibos se adjuntan directamente al informe de gastos de viaje.

Para facilitar la asignación al contabilizar los gastos, los formularios de gastos de viaje individuales se pueden numerar. También es posible archivar según la fecha de recepción.

¿Cuáles son las ventajas del documento de Excel informe de gastos de viaje?

Si utilizas una plantilla para el informe de gastos de viaje, obtendrás varias ventajas:

• Fácil gestión con programas comunes de Office
• Procesamiento rápido en PC o portátil
• El envío por correo es posible
• Archivo digital simplificado
• La disposición uniforme de los datos centrales facilita la contabilidad
• Tramitación simplificada por la oficina de impuestos
  

Los informes de gastos de viaje se implementan como archivos PDF, Word o Excel. Las plantillas PDF generalmente se usan como impresiones, en las que los datos se ingresan manualmente. Las plantillas de Word, por otro lado, pueden ser fácilmente personalizadas por el usuario agregando filas o columnas adicionales a las tablas. Las plantillas de Excel para informes de gastos de viaje tienen la ventaja de que los datos se pueden procesar más fácilmente desde el ordenador. Por ejemplo, los gastos de viaje de las hojas de cálculo de Excel se pueden transferir a programas de contabilidad o se pueden usar para generar informes para analizar los gastos.

CONSEJO: Informe de gastos de viaje: cuando utilices plantillas de Internet, busca proveedores de confianza.

Internet está lleno de numerosas plantillas gratuitas para contabilidad y también para informes de gastos de viaje. Sin embargo, muchas de estas ofertas deben tratarse con cautela. Pueden contener malware o espiar datos. Si decides descargar un formulario de gastos de viaje de Circula, confía en la alta calidad y la seguridad de los datos.

Desventajas de los informes de gastos de viaje manuales

Los informes de gastos de viaje tienen la gran ventaja de que los empleados pueden completarlos fácilmente. Sin embargo, esta supuesta facilidad de uso se ve contrarrestada por muchos inconvenientes si estos se gestionan manualmente.

Claridad reducida: con un número cada vez mayor de informes de gastos de viaje, el departamento de contabilidad de una empresa puede perder rápidamente el rastro de los formularios si se envían en papel o en documentos con diferentes formatos.

Mayor carga administrativa: cada informe de gastos de viaje debe revisarse, generalmente imprimirse y luego archivarse en carpetas de archivos. Esto cuesta mucho tiempo, que el departamento de contabilidad puede utilizar mejor para tareas más importantes.

Cumplimiento insuficiente de la legislación: debido a la falta de una descripción general, las plantillas de gastos de viaje creadas manualmente pueden comprometer fácilmente los principios de contabilidad adecuada. Esto puede dar lugar a contabilizaciones incorrectas que, además de posibles problemas con la oficina de impuestos, también pueden dar lugar a errores de cálculo internos. Como resultado, la planificación del presupuesto se vuelve más difícil o se calculan costos "incorrectos" para viajes de negocios.

Almacenamiento digital más complicado: si se imprimen los informes de gastos de viaje, el almacenamiento digital de los documentos requiere mucho tiempo porque primero deben escanearse nuevamente después de la publicación y luego guardarse. Pero incluso las plantillas de gastos de viaje de Word o las hojas de Excel enviadas digitalmente no siempre cumplen todos los requisitos para el archivo a prueba de auditorías.

Como puedes ver, el manejo simple y flexible de los informes de gastos de viaje se enfrenta principalmente con objeciones de contabilidad correcta. Una solución igualmente simple y al mismo tiempo segura y clara para la contabilidad de gastos de viaje es digital.

Optimiza tus informes de gastos de viaje fácilmente a través de una aplicación

Con Circula, puedes prescindir de los formularios de gastos de viaje en papel. Con la aplicación, todos los datos relevantes se pueden registrar digitalmente durante el viaje de negocios. Así, la liquidación de los gastos de los empleados puede simplificarse de gran manera.

Otras ventajas: Se cumplen con todos los requisitos de la Agencia Tributaria Española. Los gastos de viaje también se pueden evaluar y analizar fácilmente. Además, los empleados del departamento de contabilidad, así como sus empleados, ahorran mucho tiempo. Los informes de gastos de viaje digitales también pueden reducir los costos de personal.