Informe de gastos de viaje – España 2024

Informe de gastos de viaje: plantilla para descargar y alternativas

Si deseas registrar los gastos de viaje correctamente, debes prestar atención a algunos detalles. Esto asegurará que los costos se contabilicen adecuadamente en la empresa y que la Agencia Tributaria acepte la declaración. Utilizar una plantilla de informe de gastos de viaje puede facilitar parte del trabajo. A continuación, te mostraremos qué aspectos debes tener en cuenta y qué otras opciones están disponibles.

¿Qué información debe contener el informe de gastos de viaje?

No existen pautas formales establecidas para los informes de gastos de viaje. Teóricamente, podrías escribir tus gastos de viaje a mano en una hoja de papel, aunque no es lo más práctico ni escalable. Lo importante es que el listado incluya la siguiente información:

• Nombre de la persona que participó en el viaje de empresa
• Número de empleado
• Fechas de duración del viaje de empresa
• Listado de todos los gastos
• Destinación del viaje
• Propósito del viaje

Dado que los reembolsos de gastos dentro de la empresa, así como la deducción de impuestos a través de los gastos de publicidad, solo son posibles con los recibos correspondientes, la plantilla del informe de gastos de viaje idealmente debería incluir también una columna para el número de factura o el número de recibo. Además, los recibos se adjuntarían directamente al informe de gastos de viaje para facilitar el proceso.

Para simplificar la asignación al contabilizar los gastos, los formularios de gastos de viaje individuales se pueden numerar. También es posible archivarlos según la fecha de recepción para una mejor organización.

¿Cuáles son las ventajas del documento de Excel informe de gastos de viaje?

Si utilizas una plantilla para el informe de gastos de viaje, obtendrás varias ventajas:

• Gestión sencilla con programas comunes de Office
• Procesamiento rápido en PC o portátil
• Posibilidad de envío por correo electrónico
• Archivo digital simplificado
• La disposición uniforme de los datos centrales facilita la contabilidad
• Simplificación del trámite por parte de la oficina de impuestos
  

Los informes de gastos de viaje se implementan como archivos PDF, Word o Excel. Las plantillas PDF generalmente se usan como impresiones, en las que los datos se ingresan manualmente. Las plantillas de Word, por otro lado, pueden ser fácilmente personalizadas por el usuario agregando filas o columnas adicionales a las tablas. Las plantillas de Excel para informes de gastos de viaje tienen la ventaja de que los datos se pueden procesar más fácilmente desde el ordenador. Por ejemplo, los gastos de viaje de las hojas de cálculo de Excel se pueden transferir a programas de contabilidad o se pueden usar para generar informes para analizar los gastos.

CONSEJO: Informe de gastos de viaje: cuando utilices plantillas de Internet, busca proveedores de confianza.

Internet ofrece numerosas plantillas gratuitas para la contabilidad y los informes de gastos de viaje. Sin embargo, es importante tener precaución al elegirlas. Algunas de estas plantillas podrían contener malware o estar diseñadas para espiar datos. Si decides descargar una plantilla de informe de gastos de viaje de Circula, puedes confiar en su alta calidad y en la seguridad de tus datos.

Desventajas de los informes de gastos de viaje manuales

Los informes de gastos de viaje ofrecen una ventaja significativa al permitir que los empleados los completen fácilmente. Sin embargo, esta aparente facilidad de uso se ve contrarrestada por varios inconvenientes cuando se gestionan manualmente.

• Claridad reducida: Con el aumento del número de informes de gastos de viaje, el departamento de contabilidad puede perder rápidamente el control si se envían en papel o en diferentes formatos de documentos.
• Mayor carga administrativa: Revisar, imprimir y archivar cada informe de gastos de viaje consume mucho tiempo, recursos que el departamento de contabilidad podría utilizar de manera más eficiente en tareas prioritarias.
• Cumplimiento insuficiente de la legislación: Debido a la falta de una descripción general, las plantillas de gastos de viaje creadas manualmente pueden comprometer fácilmente los principios de contabilidad adecuada. Esto puede dar lugar a contabilizaciones incorrectas que, además de posibles problemas con la Agencia Tributaria, también pueden dar lugar a errores de cálculo internos. Como resultado, la planificación del presupuesto se vuelve más difícil o se calculan costos "incorrectos" para viajes de negocios.
• Almacenamiento digital más complicado: si se imprimen los informes de gastos de viaje, el almacenamiento digital de los documentos requiere mucho tiempo porque primero deben escanearse nuevamente después de la publicación y luego guardarse. Pero incluso las plantillas de gastos de viaje de Word o las hojas de Excel enviadas digitalmente no siempre cumplen todos los requisitos para el archivo a prueba de auditorías.
  

En resumen, aunque los informes de gastos de viaje ofrecen flexibilidad, la gestión manual enfrenta desafíos en términos de claridad, carga administrativa, cumplimiento legal y almacenamiento digital. Una solución digital proporciona una alternativa simple y segura para abordar estos problemas.

Optimiza tus informes de gastos de viaje fácilmente a través de una aplicación

Con Circula, puedes prescindir de los formularios de gastos de viaje en papel. Con la aplicación, todos los datos relevantes se pueden registrar digitalmente durante el viaje de negocios, simplificando en gran medida el proceso de liquidación de gastos para los empleados.

Otras ventajas: Se cumplen con todos los requisitos de la Agencia Tributaria Española. Los gastos de viaje también se pueden evaluar y analizar fácilmente. Además, los empleados del departamento de contabilidad, así como sus empleados, ahorran mucho tiempo. Los informes de gastos de viaje digitales también pueden reducir los costos de personal.