Laia Jo
El proceso burocrático asociado con la gestión de gastos de viaje puede ser agotador. Las directrices complejas, la falta de transparencia en los recibos y el desorden en el proceso de reembolso son fuentes constantes de frustración para el departamento financiero de muchas empresas.
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Eva Espinoza
Eva EspinozaAquí están diez señales que sugieren que es hora de implementar una solución digital para la gestión de gastos de viaje.
Los informes de gastos de viaje son notoriamente complejos. No solo implica recopilar recibos, sino también considerar diversas tarifas fijas, tasas impositivas y asegurar un reembolso oportuno. Las aprobaciones manuales entre departamentos y la intensa comunicación requieren un esfuerzo considerable y son propensas a errores.
Sin embargo, estos desafíos pueden mitigarse significativamente mediante el uso de plataformas integrales de gestión de gastos. Estas plataformas ofrecen una gama de funciones empresariales, centralizan todos los gastos relevantes y garantizan el cumplimiento de los procesos. Esto no solo alivia la carga del equipo financiero, sino que también optimiza todo el proceso antes, durante y después del viaje de negocios.
¿Su equipo de finanzas todavía se ve obligado a recopilar todos los documentos en papel y recibos de los empleados para luego ingresarlos uno por uno en una hoja de cálculo de Excel? Este proceso manual aumenta significativamente el riesgo de errores tipográficos y ambigüedades, especialmente al calcular tarifas planas. Como resultado, la facturación se retrasa considerablemente, dejando otras tareas pendientes sobre la mesa por un período prolongado.
Un software de gestión de gastos de viaje como , automatiza el registro de todos los recibos, lo que reduce considerablemente la posibilidad de errores y acelera todo el proceso para su departamento de finanzas.
Como director financiero, ¿le resulta desafiante realizar un seguimiento de todos los gastos de los empleados durante los viajes de negocios? Sin una visibilidad clara de estos gastos, puede ser difícil mantener el control sobre el presupuesto asignado para viajes y tomar decisiones financieras informadas.
Circula ofrece datos y análisis en tiempo real durante los viajes de negocios, lo que permite a usted y a su equipo de finanzas realizar un seguimiento completo de los gastos. Esta transparencia les permite comprender, verificar y optimizar todos los costos incurridos de manera más efectiva.
Los empleados han regresado del viaje y han enviado todos los recibos en papel a su departamento de contabilidad. Sin embargo, algunos recibos están incompletos; por ejemplo, falta el recibo del viaje en taxi. Sin este documento, el viajero no puede recibir ningún reembolso, lo que puede resultar frustrante.
En caso de que los costos se reembolsen de todas formas, tendrían que ser declarados como gastos comerciales no deducibles. Las soluciones de software permiten cargar recibos directamente desde la aplicación móvil, simplificando el cumplimiento y reduciendo significativamente el papeleo. Esto ayuda a garantizar que todos los recibos necesarios estén disponibles y que los reembolsos se realicen de manera adecuada.
Existen normas internas que los empleados deben seguir durante los viajes, como el presupuesto global definido, los requisitos para reservar alojamiento y la información sobre los fondos de viaje reembolsados. Si estas pautas no existen o no se siguen adecuadamente debido a una redacción complicada, usted terminará teniendo que corregir errores y encontrar soluciones. En última instancia, comunicar y hacer cumplir las políticas de gastos de viaje recae en su responsabilidad.
Las directrices de viaje se pueden almacenar fácilmente en un software de gestión de gastos de viaje y asignarse de manera transparente a cada viajero mediante procesos automatizados. Por ejemplo, su departamento de finanzas puede establecer un presupuesto máximo para alojamiento. El software indicará automáticamente si se ha superado dicho presupuesto al enviar los gastos. Esto simplifica el cumplimiento de las políticas y ayuda a mantener los gastos dentro de los límites establecidos.
La asignación y contabilización manual de cuentas está consumiendo mucho tiempo en su equipo de finanzas, lo que provoca la frustración de los empleados debido a largos tiempos de espera para recibir reembolsos.
Este retraso en el reembolso de los gastos de viaje no solo afecta la satisfacción de los empleados, sino que también puede generar una carga financiera adicional para aquellos que deben adelantar fondos personales para viajes de negocios. Con procesos manuales en su departamento de finanzas, el reembolso de gastos puede tardar semanas, lo que hace que los empleados sientan, con razón, que están otorgando a su empleador un préstamo sin intereses.
Una herramienta de gestión de gastos de viaje agiliza el procesamiento, lo que no solo aumenta la satisfacción de los empleados, sino que también minimiza posibles cuellos de botella financieros. Esto mejora la eficiencia del proceso y garantiza un reembolso más rápido y preciso para los empleados, lo que a su vez contribuye a un entorno de trabajo más positivo y productivo.
La transferencia de detalles del viaje de un documento a otro, el envío de facturas a contables de diferentes maneras para su revisión y el manejo de pautas de gastos de viaje en hojas de papel separadas, representa una falta de eficiencia. Esta desconexión no solo consume tiempo, sino que también genera costos adicionales para la empresa.
Gracias a , Circula puede integrarse fácilmente en el panorama de sistemas existente en su departamento de finanzas. Esto incluye sistemas como la herramienta de reserva de viajes TravelPerk, el software de recursos humanos Personio, y sistemas ERP como Sage y Microsoft Business Central. Esta integración significa que los contables pueden acceder fácilmente a todos los datos necesarios, y los empleados pueden ingresar de inmediato las fechas y costos de su viaje en el lugar correcto, lo que mejora la eficiencia y reduce la probabilidad de errores.
¿Su departamento de finanzas a menudo enfrenta problemas con gastos impredecibles de los viajeros al informar los gastos de viaje? Si es así, es probable que la causa sea un presupuesto poco claro.
Los procesos de facturación manual a menudo carecen de un seguimiento y control claros de los gastos de viaje. Sin la capacidad de monitorear los presupuestos en tiempo real, existe el riesgo de que se generen costos impredecibles que pueden exceder rápidamente el presupuesto general.
El software de gestión de gastos de viaje Circula ofrece la posibilidad de emitir tarjetas de crédito de empresa a sus empleados. Esto le permite establecer un presupuesto de viaje fijo, permitiendo que su departamento de finanzas administre los gastos de manera eficiente y . Esto proporciona una mayor claridad y control sobre los gastos, lo que ayuda a prevenir sorpresas desagradables en el presupuesto de viaje.
Si los empleados muestran reluctancia a planificar viajes de negocios o expresan preocupación por el papeleo involucrado durante el viaje, esto puede ser una señal clara de que es necesario optimizar el proceso de gastos de viaje.
Si los viajeros se quejan de la molestia de informar gastos o de la falta de opciones de reserva automática, sería prudente considerar el uso de un software especializado. Esto facilita que los empleados presenten los gastos de manera más rápida y sencilla, reduciendo la carga administrativa y mejorando la experiencia general del viaje de negocios.
Cuando viajas, es común acumular facturas, recibos y recibos. Posteriormente, todos estos documentos deben ser recopilados, clasificados, verificados manualmente y archivados.
Este proceso manual no solo genera mayores costos administrativos, sino que también implica un esfuerzo adicional tanto para los viajeros como para el departamento de finanzas. Sin embargo, con Circula, ya no es necesaria la gestión en papel, lo que puede reducir enormemente estos costos.
Las empresas que buscan , tanto nacional como internacionalmente, a menudo enfrentan un gran desafío burocrático. Aunque el IVA es generalmente recuperable en más de 40 países en todo el mundo, las tasas impositivas, los plazos, los procesos y las políticas varían ampliamente. Esto resulta en un proceso largo y laborioso para que el departamento financiero informe los gastos de viaje, y a menudo las empresas no logran recuperar todo el IVA incurrido en los viajes de negocios, lo que les obliga a asumir los costos.
Con una herramienta moderna para la presentación de informes de gastos de viaje, se pueden evitar estos procesos complejos y procedimientos administrativos que consumen mucho tiempo. Circula está integrada con soluciones de recuperación de IVA como 60días o Devoluiva, lo que proporciona a las empresas una solución eficiente para la devolución automatizada del IVA, tanto a nivel nacional como internacional. Los recibos escaneados de gastos comerciales globales se transfieren de Circula a la plataforma de recuperación del IVA a través de la interfaz, y después de una verificación automatizada, se envían a las autoridades fiscales extranjeras junto con una solicitud de reembolso. Esto significa menos trabajo para su departamento financiero y más devolución de dinero para la empresa.
El ofrece una serie de ventajas significativas. La automatización de la gestión de estos gastos contribuye de manera decisiva a mejorar la eficiencia de los procesos financieros. Eliminar la entrada manual de datos no solo reduce considerablemente la carga administrativa, sino que también disminuye el riesgo de errores humanos.
Su departamento de finanzas se beneficia de una mayor visibilidad en tiempo real, lo que permite una elaboración de presupuestos y un control de gastos más precisos. Con esta herramienta, se evita el caos asociado con el papeleo y se garantiza el cumplimiento de todas las normativas legales pertinentes.
Para los empleados, el software de gestión de gastos de viaje simplifica enormemente la gestión de sus gastos. Desde la carga inmediata de recibos hasta el proceso de reembolso, todo el sistema está diseñado para ser transparente, intuitivo y ahorrar tiempo. Además, el uso de una tarjeta de crédito corporativa elimina la necesidad de adelantar fondos personales para los gastos de viaje.
El valor agregado que proporciona este software es considerablemente mayor que el esfuerzo requerido para su implementación. De hecho, su uso puede generar un ahorro de tiempo sostenible del 80 por ciento.
Por tanto, la implementación de un software de gestión de gastos de viaje no solo representa una inversión en la eficiencia y precisión de los procesos financieros, sino también en la satisfacción y productividad de los empleados. La transformación digital en la elaboración de informes de gastos de viaje ayuda a optimizar los recursos de la empresa y a establecer un enfoque moderno, transparente y fácil de usar para la gestión de gastos.
1. ¿Qué aplicación para informar los gastos de viaje? Hay varias aplicaciones disponibles para la presentación de informes de gastos de viaje, y la elección depende de las necesidades y preferencias específicas de cada empresa. La aplicación ideal debe ofrecer una variedad de funciones clave, como captura de recibos digitales, procesos de transferencia automatizados, integración de transacciones con tarjetas de crédito, reservas en línea, compatibilidad con las políticas de viaje de la empresa, conversión automática de moneda, seguridad de cumplimiento y flujos de trabajo de aprobación.
2. ¿Cómo creo un informe de gastos de viaje? Crear un informe de gastos de viaje es fácil con estos siete simples pasos:
3. ¿Qué recibos del informe de gastos de viaje? Para completar un informe de gastos de viaje, se necesitan los siguientes documentos:
Estos documentos son esenciales para garantizar un registro preciso de todos los gastos incurridos durante el viaje y para facilitar el proceso de reembolso correspondiente.
4. ¿Cómo se pagan los gastos de viaje? Los gastos de viaje generalmente son cubiertos por el empleador y se reembolsan al empleado a través de una transferencia a su cuenta bancaria. Como alternativa, el empleado puede utilizar una tarjeta de crédito corporativa para cubrir los gastos durante el viaje, o el empleador puede otorgar un anticipo para cubrir los gastos de viaje antes del viaje en sí.
Índice
Christian Ehrling, director de operaciones
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