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La digitalización es particularmente difícil para las empresas del sector de las pymes españolas, pero incluso las corporaciones con actividad internacional tienen problemas para adaptarse a los tiempos cambiantes debido a su tamaño y al volumen de procesos obsoletos. Las empresas conocen la importancia de la transformación digital de los procesos comerciales, sobre todo desde la Crisis de la Covid-19, porque es la clave para la competitividad a largo plazo de una empresa. La digitalización acelera, optimiza y simplifica los procesos en todo lo posible y, sin embargo, hay empresas que dudan en implementar herramientas digitales. Incluso en las empresas que están abiertas a la digitalización y que ya han digitalizado muchos de sus procesos, sigue habiendo un departamento que va por detrás de la digitalización - el departamento de contabilidad. Salas llenas de carpetas y un rastro de papel impenetrable siguen siendo la realidad dentro de los departamentos de contabilidad de muchas oficinas, mientras que otros departamentos cuentan con numerosas herramientas digitales. Sin embargo, esto es un error y no debería ser el caso.


Este artículo analiza más en detalle algunos de los beneficios de la contabilidad digital y cómo agrega valor a las empresas.

La cantidad de tiempo que se ahorra es probablemente el mayor y más importante beneficio de la contabilidad digital. Nadie quiere perder el tiempo y es frustrante hacer tareas repetitivas o administrativas que la tecnología puede hacer mejor. Una vez que el software de una herramienta de contabilidad digital se personaliza para la empresa y se adapta a sus necesidades, los procesos contables se vuelven más fáciles en unos pocos días. Con la ayuda de las herramientas de contabilidad digital, se puede reducir al mínimo la verificación manual de los gastos de los empleados. Como resultado, los informes de gastos ya están preparados de manera óptima y los empleados ya no tienen que dedicar tiempo innecesario a recopilar, registrar y catalogar recibos. Y de esta forma, las empresas aumentan la productividad y la satisfacción de sus empleados.

¿Quién no ha visto oficinas llenas de carpetas y papeles? Esta imagen obsoleta de la contabilidad ya no tiene que ser el estándar. La implementación de procesos de contabilidad totalmente digitales para los gastos de sus empleados es otra meta hacia una oficina sin papel. Usar una aplicación móvil para escanear recibos y hacer que se archiven automáticamente. Ya no hay razón para guardar esos recibos físicos en innumerables carpetas durante años.

Otra ventaja es el orden y la visión general que ofrece la contabilidad digital. Si estás buscando una factura, viaje o gasto específico de un empleado en particular, simplemente ingresa un nombre, viaje o número de factura en el cuadro de búsqueda de tu herramienta de contabilidad y todo lo que estás buscando estará al alcance de tu mano. Si hay algo que está desactualizado, son montones de carpetas que deben revisarse en busca de ese formulario, seguidos de cerca por montañas de papel y montones de archivos en tu escritorio. Las herramientas de contabilidad digital te permiten almacenar y clasificar digitalmente los gastos en carpetas en tu ordenador o móvil.

Los errores son humanos, pero pueden volverse rápidamente muy costosos e inoportunos para la contabilidad. Muchas empresas que confían en la contabilidad tradicional solo tienen una descripción general de sus cifras mensualmente o incluso solo trimestralmente para cuentas grandes. Los cambios de gran alcance se pueden notar generalmente cuando ya es demasiado tarde. En el peor de los casos, es difícil detener los desarrollos que podrían poner en peligro a la empresa. Herramientas de contabilidad como Circula, por ejemplo, reconocen duplicados de gastos presentados más de una vez y los reportan al empleado responsable. Además, no se pierden aprobaciones gracias a la notificación por correo electrónico de las aprobaciones pendientes.

Circula ofrece a las empresas un almacenamiento de datos a prueba de auditorías, alojamiento en centros de datos seguros, y almacenamiento de datos por hasta 10 años en servidores europeos. Por lo tanto, tus datos confidenciales se mantienen absolutamente seguros y sólo tú y tu equipo podéis acceder a ellos fácilmente.

Los últimos años han demostrado lo importante que es tener los datos y procesos de una oficina digitalizados. Si toda la plantilla trabaja desde casa, era complicado tener que acceder a las carpetas almacenadas en la oficina. Pero incluso el proceso de presentación se simplifica enormemente con la ayuda de una aplicación en el móvil. Los trabajadores que viajan por negocios no solo pueden escanear y cargar sus facturas de taxi sobre la marcha, sino que el contable a cargo también tiene acceso móvil a todos los envíos. Al aprovechar las nuevas tecnologías, el aprendizaje automático y un gran enfoque en las interfaces de usuario intuitivas, el problema de la facturación manual se resuelve para siempre. Así, además de eliminar montones de papel innecesarios, la contabilidad digital también ofrece una gran flexibilidad, ya que las aprobaciones también se pueden realizar desde cualquier lugar. Puede aprobar o rechazar los gastos enviados tanto en la aplicación web como en la aplicación móvil.

Por supuesto, las herramientas de contabilidad cuestan dinero, pero si se tienen en cuenta todos los costos obvios y ocultos que una empresa gasta cada año en sistemas de contabilidad obsoletos, ahorrarás mucho dinero a largo plazo. Los costes de alquiler de locales que podrían usarse mejor que el simple espacio de almacenamiento de archivos, cartuchos de impresora, sin mencionar las horas de los empleados que podrían usarse para cosas más importantes que catalogar, escanear y clasificar facturas.

Las integraciones prácticas de muchos programas de contabilidad digital son interfaces conectadas a otros sistemas. De esta manera, los pagos entrantes se pueden anotar directamente, la información se transporta y los datos del cliente se mantienen. Esto no solo simplifica la contabilidad, sino también el flujo de trabajo diario de la empresa a largo plazo. Con Circula ya tienes interfaces estándar y una integración perfecta con los principales sistemas de contabilidad, plataformas de reserva de viajes y sistemas de recursos humanos, incluidos los principales programas de contabilidad como SAGE 200, TravelPerk, Workday y Personio, entre otros.





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