Eva Espinoza
Para poder reembolsar a sus empleados los gastos incurridos durante un viaje de negocios, libres de impuestos y deducirlos como gastos comerciales, es crucial contabilizar adecuadamente los gastos de viaje. Para lograrlo, es fundamental enumerar y documentar claramente todos los gastos.
Eva Espinoza
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Eva EspinozaEn este artículo, te guiaremos a través de los siete pasos más importantes para llevar a cabo informes completos de gastos de viaje.
Antes de contabilizar los gastos de viaje, ya sean propios o de los empleados, es crucial plantearse una pregunta central: ¿Se trata verdaderamente de un viaje de negocios? En términos fiscales, se denomina como "trabajo en el extranjero por motivos profesionales".
Para que todos los gastos de un viaje de negocios sean deducibles de impuestos, deben cumplir principalmente dos criterios:
Para poder reclamar el subsidio de alimentación, los viajes de negocios deben durar al menos ocho horas seguidas. En la cuarta sección de nuestra guía, profundizaremos en los importes a tanto alzado.
Algunos ejemplos de viajes de negocios son:
Cuando se viaja por motivos laborales, surgen diversos costes, que incluyen los de viaje, alojamiento, alimentación y otros como el acceso a Internet o visitas a ferias.
Existen cuatro tipos de gastos de viaje:
Estos incluyen todos los gastos incurridos en el desplazamiento hacia el destino y de regreso. También se pueden incluir los viajes dentro del destino como parte de los costos de viaje. Esto se aplica a viajes en tren, avión, taxi, coche de alquiler o vehículo privado, pero no a los viajes en un vehículo de la empresa.
Al facturar los gastos de viaje, se puede reclamar el importe total, como el precio del billete de avión. En el caso de viajar con vehículo privado, se aplican tarifas planas.
Si los empleados pasan la noche fuera de casa durante un viaje de negocios, ya sea en un hotel, una habitación de huéspedes o un apartamento alquilado, también pueden incluir los costos en el informe de gastos de viaje.
Se pueden ingresar nuevamente los gastos reales incurridos o utilizar el subsidio nocturno, que será analizado con más detalle en la cuarta sección de esta guía.
Es importante tener en cuenta que, aunque el subsidio nocturno está libre de impuestos para los empleados, como empresa no se puede reclamar este gasto comercial a efectos fiscales.
Durante un viaje de negocios, es probable que no pueda acceder a alimentos o bebidas de la misma manera que lo haría normalmente. Esto puede resultar en costos adicionales, conocidos como gastos adicionales de alimentación. Estos incluyen el desayuno en una cafetería, el almuerzo en un supermercado y la cena en un restaurante, por ejemplo.
Una forma común de contabilizar estos costos es establecer una tarifa fija diaria para cubrir los gastos de las comidas.
Además de los tres centros de costos más importantes que hemos mencionado anteriormente, pueden surgir otros gastos adicionales durante un viaje de negocios, conocidos como costos de viaje incidentales.
Estos incluyen, por ejemplo:
Es importante tener en cuenta que no todos los gastos incurridos durante un viaje de negocios pueden ser facturados. Por ejemplo, los viajeros deben cubrir personalmente los gastos como tratamientos de spa, bebidas del minibar o multas por estacionamiento ilegal. Estos son costos personales y no relacionados con la actividad comercial, por lo que no pueden ser reembolsados por la empresa.
Para poder solicitar el reembolso total de los gastos de viaje, es imprescindible que los viajeros presenten pruebas de sus gastos mediante los recibos y facturas correspondientes.
Para obtener el reembolso de los gastos de viaje, los viajeros deben asegurarse, por ejemplo, de conservar los billetes de tren, avión y autobús, así como las facturas del taxi o del alquiler de coches. Además, si utilizan sus propios vehículos, deben llevar un registro detallado de los viajes en un cuaderno de bitácora.
Los gastos de alojamiento deben ser documentados con las facturas correspondientes de los establecimientos donde se hospeden. Cuando se trata de acreditar gastos de viaje adicionales, cada recibo es importante, desde el billete de feria hasta el ticket de aparcamiento.
En principio, tanto usted como sus empleados deben contar con un recibo emitido por todos los gastos incurridos durante el viaje de negocios y conservarlo cuidadosamente para la declaración de gastos de viaje. Sin embargo, puede darse el caso de que se pierda un recibo o que los costos no puedan ser respaldados por una factura. Este último es el caso, por ejemplo, de las propinas.
En tales situaciones, es posible crear su propio recibo. Es importante presentar sus gastos de manera clara y transmitir de manera creíble que se trata de un gasto operativo.
No importa si guarda los recibos en formato físico (en papel) o digitalmente ; lo importante es que siempre sean claros, comprensibles, verificables, correctos y completos.
A los recibos de gastos de viaje se les aplica un período de retención de cuatro años.
Consejo: Con el puede digitalizar todos sus recibos y archivarlos de manera a prueba de auditorías y compatible con la AEAT, y simplemente desechar sus recibos en papel.
Puede reclamar muchos gastos de viaje en su totalidad y también establecer importes a tanto alzado. La ventaja de esto es que no tienes que cubrir todos los gastos y tienes menos trabajo administrativo. Sin embargo, la desventaja es que los costos reales pueden ser mayores.
Es importante tener en cuenta que la Agencia Tributaria Española recalcula periódicamente los importes a tanto alzado. Por lo tanto, siempre debe utilizar las tarifas vigentes actualmente para sus informes de gastos de viaje. A continuación, proporcionamos una descripción general de los números a los que debe prestar atención en 2024.
Nota: Es crucial tener en cuenta que si no hay importes a tanto alzado disponibles, especialmente para gastos de viaje adicionales, es aún más importante que recoja todos los recibos para demostrar los costes exactos.
Los empleados pueden recibir una bonificación de kilometraje libre de impuestos tanto para viajes de negocios como para desplazamientos.
La empresa reembolsará a los empleados los kilómetros realizados libres de impuestos, siguiendo el precio del kilometraje de 2024 fijado por la
La en España es de 0,26 € por kilómetro libre de impuestos.
Este importe es aplicable siempre que se justifique adecuadamente la razón del desplazamiento y los gastos asociados, como peajes y parking. Solo los kilómetros recorridos por desplazamientos y viajes de negocios califican para la franquicia de kilómetros libres de impuestos. No existe una distancia máxima de viaje establecida.
Los empleados tienen derecho a recibir subsidios de comida solo cuando así lo estipula el Convenio Colectivo de la empresa o cuando está contemplado en la normativa interna de la misma. Es importante destacar que, aunque un empleado haya realizado su trabajo fuera de su lugar habitual, no siempre se garantiza automáticamente el derecho a recibir este beneficio.
Es fundamental que los empleados revisen detenidamente el Convenio Colectivo de su empresa y la normativa interna para determinar si tienen derecho a recibir subsidios de comida en situaciones específicas, como el trabajo fuera del centro habitual. En caso de duda, es recomendable consultar con el departamento de recursos humanos o con representantes sindicales para obtener información precisa sobre sus derechos en relación con los subsidios de comida.
Por lo general, los viajeros son responsables de preparar sus propios informes de gastos de viaje, idealmente poco después de haber concluido el viaje de negocios. Estos informes deben contener al menos la siguiente información:
Es importante señalar que no existen especificaciones estrictas sobre el formato exacto que debe tener un informe de gastos de viaje. Se puede optar por elaborar listas escritas a mano o utilizar disponibles en Internet, así como completar tablas de Excel. Sin embargo, desaconsejamos la contabilidad manual debido al riesgo de pérdida de datos, errores tipográficos, cálculos incorrectos de tarifas fijas, omisión de costos o extravío de recibos. Por lo tanto, se recomienda el uso de software de gastos de viaje digitalizado para una gestión más eficiente y precisa.
Si optas por facturar tus gastos de viaje de manera digital utilizando un moderno software de contabilidad como , disfrutarás de numerosas ventajas:
Importante saber: La ley no exige la presentación de informes de gastos de viaje. Por lo tanto, los empresarios tienen la libertad de decidir si desean reembolsar o no los gastos de viaje de sus empleados.
En este sentido, es crucial establecer directrices claras de viaje para su empresa. Por ejemplo, debe definir:
Esto te ayudará a evitar errores de facturación y gastos no reembolsables desde el principio. Las Pautas de viaje son la base sobre la cual usted aprueba o rechaza los informes de gastos de viaje presentados.
Consejo: Con Circula, tienes la capacidad de ajustar tus directrices y presupuestos de manera sencilla y directa dentro del software, ya sea para empleados individuales o para departamentos específicos. Por ejemplo, la plataforma te notifica directamente cuando se ha superado un presupuesto, permitiéndote revisar detenidamente el informe de gastos de viaje enviado para tomar las medidas necesarias.
Los gastos de viaje solo son deducibles en el IVA y el IRPF si se cumplen los siguientes requisitos (según se enumeran en el punto 2):
Al contabilizar tus gastos de viaje, es crucial seguir una serie de pasos importantes. Solo al preparar un informe de gastos de viaje adecuado y completo podrás aprovechar las ventajas fiscales y reembolsar rápidamente los gastos a tus empleados.
Por lo tanto, es recomendable confiar en un software digital de informes de gastos de viaje. Este software te guiará claramente a través de los pasos individuales, automatizará muchos procesos y te ofrecerá una visión transparente y completa de tus gastos. ¡Con esto, la facturación de tus gastos de viaje será pan comido!
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