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significado y la importancia de este proceso dentro de la gestión financiera.

Importancia de la repercusión de gastos en empresas y organizaciones

Requisitos y obligaciones al emitir facturas

Relación de la factura rectificativa en la refacturación de gastos

¿Qué es una factura de abono y cuándo se utiliza en la refacturación de gastos?

Preguntas frecuentes sobre refacturación

En el ámbito empresarial, "repercutir" se refiere a la refacturación de gastos, 

un proceso esencial que permite a las empresas trasladar ciertos costos a sus clientes.


Este sistema es empleado cuando una empresa proveedora incurre en gastos en nombre propio, pero que, de hecho, corresponden a un cliente o a su actividad económica. 

Posteriormente, estos gastos son recuperados mediante una factura emitida al cliente,

 incluyendo los datos correctos de los gastos relacionados.


Es importante diferenciar estos gastos de los desembolsos, que son pagos 

realizados directamente por el proveedor en nombre del cliente y no necesariamente se recuperan.


La refacturación es común en varios sectores, especialmente en aquellos donde se realiza una prestación de servicios y se incurre en gastos complementarios, 


A la hora de repercutir estos costos es crucial que las facturas rectificativas especifiquen detalladamente el concepto y justificación del gasto, 

así como cumplir con los requisitos formales y sustanciales relacionados con los impuestos aplicables.

En Circula, te ofrecemos una plataforma sencilla e intuitiva para gestionar los gastos de tus empleados, que cumple con las normativas de la AEAT.

Experimenta una gestión de gastos sin complicaciones.

La correcta refacturación de gastos en empresas y organizaciones tiene una 

incidencia directa en su rentabilidad y liquidez.


Gestionar adecuadamente la recuperación de los gastos incurridos reduce la necesidad de obtener financiación externa y disminuye los gastos financieros. 

Así mismo, asegura la adecuada fluidez en las operaciones al garantizar que se cuenta con los recursos necesarios 

para atender pagos pendientes como nóminas, impuestos o los propios gastos operativos.


Además, una gestión eficaz de la refacturación conlleva beneficios fiscales como la posibilidad de deducir el IVA en los gastos incurridos, 

algo fundamental para la planificación fiscal de cualquier actividad profesional.


Por otro lado, la conservación de facturas, tanto emitidas como recibidas, se convierte en un componente clave para el cumplimiento de las 

obligaciones fiscales y posibles revisiones por parte de la 


Para mejorar esta gestión y reducir el tiempo y error humano en la labor, se pueden 

utilizar herramientas adecuadas como software de contabilidad o 


Estas soluciones digitales facilitan la asignación de gastos a proyectos específicos y permiten la refacturación a clientes de manera automática y eficiente, 

simplificando así todo el ciclo de la gestión de cobros y pagos en una empresa.

La gestión empresarial implica tener claro el concepto

 de "gastos incurridos" y diferenciarlos adecuadamente de los "desembolsos".


En el ámbito financiero, los gastos incurridos son aquellos costos que una empresa asume en su propio nombre durante el desarrollo de su actividad económica. 

Dichos gastos forman la base de la refacturación, permitiendo que luego sean recuperados 

al reclamarlos al cliente mediante la emisión de una factura específica.


Por otro lado, los desembolsos son gastos que efectúa la empresa proveedora, pero realizados en nombre y por cuenta de su cliente. 

Estos vienen acompañados de una factura a nombre del cliente y, en general, se realizan con intención de ser reembolsados

 directamente sin implicar un acuerdo previo de refacturación.


La refacturación de gastos surge cuando 

existen acuerdos claros entre el cliente y el proveedor de servicios, en los que se estipula que ciertos costos serán asumidos

 por el proveedor, pero luego se recuperarán del cliente.


Además, cuando se refacturan gastos que incluyen IVA, el monto de este impuesto se calcula sobre la cifra exacta del gasto sin impuestos, siempre que este IVA sea recuperable, 

presentando el importe antes de la inclusión de impuestos en la factura enviada al cliente.

Para que un gasto incurrido sea susceptible de refacturación, 

debe estar intrínsecamente vinculado a la actividad económica de la empresa.


Todos los gastos que se deseen refacturar 

deben ser documentados con el justificante apropiado, sea un recibo o una factura. 

Esto da fe de la legitimidad del gasto y asegura su aceptación tanto por la empresa cliente como por las autoridades fiscales.

comúnmente efectuados por empleados de la empresa prestadora del servicio en nombre del negocio


Tipos de gastos que pueden ser objeto de refacturación

Existe una gama de gastos profesionales que 

comúnmente se refacturan a los clientes. 

Alojamiento: Gastos en hoteles o alojamientos temporales durante viajes de trabajo.

Alimentación: Costos de comidas mientras se está en labores fuera de la sede principal de trabajo.

: Boletos de avión, tren o tarifas de alquiler de vehículos asociados a la movilidad requerida por el servicio prestado.


Aparte, la empresa puede optar por refacturar costos incurridos en nombre de la empresa cliente, garantizando así la devolución de los 

desembolsos hechos por actividades específicas.


Es imprescindible conservar los recibos y facturas como prueba de dichos gastos, 

asegurando que puedan ser debidamente justificados.

También son refacturables los gastos que se prevean dentro de la planificación de un proyecto,

 como pueden ser servicios externos contratados específicamente para el mismo y los desplazamientos relacionados con las actividades del proyecto.

Recordar que mantener una trazabilidad clara y conservar debidamente toda la documentación 

será esencial para una gestión efectiva de la refacturación de gastos.

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a emisión de facturas no es una tarea a tomar a la ligera

, pues existen requisitos y obligaciones específicas que deben cumplirse para que las facturas sean válidas.

Es imperativo describir correctamente cada concepto facturado

, acorde a la normativa fiscal vigente, para garantizar su integridad y cumplimiento legal.

Con la implementación de la 

, se ha establecido la obligatoriedad de la facturación electrónica, lo que 

refuerza la importancia de contar con sistemas que faciliten la correcta y eficiente emisión de las mismas.



Software especializado en facturación puede convertirse en un aliado invaluable en este sentido, ayudando a simplificar el proceso y asegurando el 

seguimiento de los datos necesarios y la conservación de facturas de manera sistemática y accesible.

Cuando hablamos de la refacturación de gastos, la factura

 rectificativa entra en escena para enmendar los posibles errores surgidos durante dicho proceso.


Existen varios escenarios que pueden dar lugar a la 

emisión de una factura rectificativa en este contexto:

Si se identifica que en una factura emitida por gastos relacionados se han incluido datos incorrectos como la denominación social del cliente o los detalles de los servicios prestados.

Cuando el monto facturado difiere del gasto real incurrido, ya sea por sobrecarga o por defecto.

Si la descripción de los gastos no refleja fielmente los bienes o servicios que se han adquirido.

En caso de que se haya acordado una modificación en las condiciones de la venta o prestación del servicio post-facturación.


Es vital entender que la factura rectificativa no solo funciona como un medio de corrección, 

sino que también se establece como el procedimiento adecuado y legítimo para rectificar.


La gestión de dichas facturas debe ser meticulosa, 

asegurando que las modificaciones estén respaldadas por los justificantes pertinentes y los cálculos correctos,

 para así mantener el orden y transparencia requeridos por las entidades reguladoras y fiscales.

Una factura de abono es una herramienta contable específica que 

se emite con el propósito de realizar correcciones en las facturas originales.


Esta forma de factura rectificativa es de suma importancia en la refacturación de gastos, pues permite 

ajustar errores que se hayan podido presentar durante el proceso de facturación inicial.


Habitualmente, se recurre a ella cuando es necesario subsanar equivocaciones en las cantidades facturadas, ya sea por excesos o por defectos, corregir datos incorrectos, o bien, 

cuando hay variaciones en las condiciones comerciales pactadas después de haber emitido la factura original.


En el contexto de la refacturación de gastos, una factura de abono entra en juego cuando se detecta que los importes repercutidos a los clientes por 

concepto de gastos relacionados con la prestación de servicios no son correctos.



Por ejemplo, si una empresa incurre en gastos de viaje que luego repercutirá a su cliente y, por error, los importes son sobreestimados al 

se deberá emitir una factura de abono para rectificar estos montos.



Se debe de detallar con precisión los aspectos que se están corrigiendo,

 identificando con completa claridad la referencia de la factura original afectada.


Proceso de emisión y contabilización de una factura de abono

El proceso de emisión de una factura de abono es similar al de cualquier factura convencional, con la diferencia de que se deben incluir 

datos concretos que hacen referencia a la factura original que se está rectificando.


Para ello, es obligatorio que se mencione el número, la serie y la fecha de la factura a rectificar y se debe seguir una numeración que 

permita una fácil identificación de estas facturas de abono dentro del sistema de contabilidad de la empresa.


Aquí te proporcionamos una lista para guiar el 

proceso de emisión de una factura de abono:

Identificar la factura original que presenta el error.

Determinar los cambios necesarios para la corrección.

Redactar la factura de abono con los datos correctos, incluyendo una numeración única y una serie distinta.

Especificar claramente en la factura de abono los detalles de la factura original (número, serie y fecha).

En caso de que se rectifiquen varias facturas, mencionar e identificar cada una de ellas.


Las facturas de abono deben registrarse en los libros contables 

especificando que son rectificativas y detallar las modificaciones realizadas.


La correcta emisión y contabilización de facturas de abono contribuye a la buena 

gestión de gastos y al profesionalismo en la actividad económica y financiera de cualquier empresa.

herramientas adecuadas y un equipo capacitado en su manejo es esencial 

para asegurar la precisión y eficiencia en estos procesos.

En el contexto contable, "incurre" significa incurrir en gastos o costos, es decir, incurrir en una obligación financiera o económica que afecta el estado financiero de una empresa.

¿Se puede contabilizar gasto sin factura? 

Es preferible contar con una factura para respaldar un gasto. Sin embargo, en ciertas circunstancias y bajo ciertas condiciones, es posible contabilizar gastos sin factura, siempre y cuando se cuente con documentación que justifique y respalde la operación, como tickets de compra, recibos, contratos, u otros documentos válidos que demuestren la transacción.

¿Cuáles son los conceptos para poner en una factura?

 En contabilidad, "repercutir" se refiere al acto de trasladar o cargar un costo o gasto a otra parte, como un cliente o un proveedor. Por ejemplo, en el caso del IVA, una empresa puede "repercutir" este impuesto al cliente, añadiéndolo al precio de venta de un producto o servicio.

La importancia de la refacturación de gastos en la gestión financiera

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