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Al seleccionar de forma acertada un software para gastos de viaje, es importante tener en cuenta la integración, el coste, la escalabilidad, y una interfaz intuitiva para el usuario. 

Elegir el software adecuado puede significar navegar por un laberinto de opciones y características.


En este artículo que hemos preparado en 

, exploramos los mejores software de control de gastos de viaje para empresas en este 2024, 

detallando cómo una implementación estratégica puede transformar la administración de recursos económicos de tu empresa.

Beneficios de utilizar un software de control de gastos de viaje para empresas

¿Cómo seleccionar un software de control de gastos de viaje adecuado?

Comparativa de los principales software de control de gastos de viaje

Caso de éxito: MaibornWolff implementa Circula como su software de gestión de gastos de viaje

Implementar un software de control de gastos de viaje tiene sus beneficios en las empresas

Preguntas frecuentes sobre software de gastos

empresas que buscan mejorar la gestión de sus gastos y simplificar el proceso de reembolso

 optan por utilizar software especializado en la administración de gastos de viaje.


Estos sistemas automatizan la implementación de las políticas de viaje, 

previniendo incumplimientos y simplificando la aprobación de gastos 

al verificar automáticamente cada declaración.

los trabajadores disfrutan de poder adjuntar tickets y clasificar gastos

 cómodamente desde sus dispositivos móviles, lo cual acelera la conformidad y transparencia del reembolso.


La inclusión de datos de kilometraje y destinos con facilidad también es una característica destacable, ya que 

contribuye a una evolución de reintegro más sencillo y menos burocrático.

posibilidad de exportar datos en diversos formatos compatibles con otros sistemas contables permite que la generación de informes de gastos 

y la integración de información se realicen de manera fluida y sin problemas. Esta característica asegura que el proceso sea eficiente y sin dificultades.

 intuitividad de algunas aplicaciones significa que el tiempo empleado en la 

 lo que permite a los empleados concentrarse en tareas de mayor importancia.

En Circula te ofrecemos la solución para gestionar y controlar todos los gastos corporativos y de viaje de la manera más simple e intuitiva.

¿Buscas una herramienta para controlar tus gastos de viaje? 

Un sistema todo en uno que automatice los procesos 

no sólo asegurará el cumplimiento de las normativas, sino que también facilitará el monitoreo de los gastos, 

haciendo que tanto la conformidad legal como el seguimiento de los costos se vuelvan más simples y eficientes.

Los usuarios deben poder adjuntar justificantes de gastos y categorizarlos de manera intuitiva,

 lo cual  muchas veces se logra a través de las interfaces de aplicaciones móviles.


Incluso, las soluciones más innovadoras posibilitan la realización de reservas de viajes acordes con las directrices de la empresa, 

disminuyendo la dependencia de los procedimientos tradicionales de reembolso. 

Esto implica una mayor integración entre las políticas corporativas y la gestión de viajes, y reduciendo la carga administrativa asociada con los reembolsos convencionales.

aplicación móvil sólida e intuitiva que permita a los usuarios capturar y cargar tickets o facturas de manera sencilla desde cualquier ubicación y en cualquier momento es elementa

l. Asimismo, el software debe estar en conformidad con las 

 para evitar posibles implicaciones legales.


Otras características fundamentales incluyen la automatización y la usabilidad, las cuales deben ser examinadas meticulosamente a través de un

 periodo de prueba sin costo para comprender completamente la eficacia y la claridad del sistema.


Al comparar distintos proveedores, es importante analizar tanto los puntos 

fuertes como las limitaciones de cada aplicación para elegir la más adecuada.


Compatibilidad con sistemas empresariales adicionales

Una adhesión fluida con sistemas ya existentes, como el ERP o el software de contabilidad, 

es indispensable para asegurar la precisión en los registros financieros.


Soluciones como SAP Concur y la plataforma de Circula destacan por su 

 con otros sistemas como los de recursos humanos y viajes

, promoviendo una mejor colaboración y eficiencia.

 la asociación de Circula con TravelPerk facilita la transferencia automática de datos de reservas de viajes,

 lo que automatiza el proceso de gestión.

Es importante elegir un software que proporcione un equilibrio adecuado entre costes y beneficios, 

que facilite la automatización del seguimiento de recibos y que pueda integrarse sin problemas con los sistemas bancarios actuales.


Aunque existen alternativas de software de costos y presupuestos gratis como GnuCash, Wave y ZipBooks, es criterioso 

analizar cómo estas opciones podrían escalar conforme la organización crezca

Un adecuado software de contabilidad de gastos de viaje puede eliminar papeleo redundante

, reducir costos y promover una gestión transparente.


Experiencia del usuario y la simplicidad de uso

Una solución seleccionada con una interfaz fácil de usar e intuitiva 

fomenta la adopción y el uso eficaz por parte de los usuarios.


Los software para control de viáticos con flujos de autorización flexibles 

mejorarán la experiencia al permitir identificar con claridad los gastos que son reembolsables.

Sobre todo es importante elegir una plataforma con la aprobación de la AEAT, 

y que proporcione un soporte de calidad a través de diferentes canales.


Una orientación hacia la movilidad en la experiencia del usuario facilitará la incorporación del sistema en la vida diaria de los empleados, 

sobre todo para aquellos que viajan con regularidad por motivos laborales.


Examinación de ventajas y desventajas de cada herramienta

facilidad de uso para los empleados y en la flexibilidad de la plataforma. La capacidad de adaptación de Circula a los procesos empresariales de sus clientes permite personalizar las funcionalidades y optimizar los costes.


Tanto para empresas más pequeñas como para aquellas de mayor tamaño, Circula 

simplifica los procesos de gestión de gastos de viaje y otros gastos de los empleados.

Destaca por su eficaz y meticuloso monitoreo de los gastos de viaje de la empresa, al proporcionar una 

solución completa para planificar los viajes de empresa y realizar las reservas directamente desde la plataforma.

complementar herramientas como TravelPerk con aplicaciones especializadas en gestión de gastos como Circula

, para ofrecer una experiencia completamente digitalizada y automatizada.

digitalización de todos los flujos de autorización de gastos en una única herramienta 

y por su integración con SAP. Su implementación e inversión 

están diseñadas para grandes multinacionales.

Se enfoca en la simplificación de tareas administrativas, lo que 

puede ser de gran beneficio para viajeros y mandos autorizadores.


No obstante, podría carecer de características avanzadas necesarias para 

satisfacer las demandas de empresas que requieren una gestión de gastos más completa y customizada.

Es reconocido por su aplicación precisa de políticas de gastos. Sin embargo, puede no ofrecer la misma profundidad de personalización que 

soluciones diseñadas específicamente para grandes empresas internacionales.

Como pudimos apreciar, en un ámbito empresarial donde los desplazamientos por motivos laborales son frecuentes, se debe 

priorizar la adopción de un software confiable para la gestión de gastos de viaje.

 de Circula marca su liderazgo en este campo gracias a su capacidad para adaptarse eficientemente a empresas de tamaño mediano y grande, y por 

ofrecer una interfaz de usuario extremadamente fácil de usar para todas las partes interesadas.


Circula permite ajustar cada detalle según las particularidades de cada compañía,

 asegurando una gestión de gastos eficiente incluso en los contextos más complejos.


Este grado de especialización y adaptabilidad lo convierte en una respuesta tecnológica avanzada ante 

el menester de una plataforma conformada que simplifique la gestión global de viajes de negocios.

la calidad de Circula se evidencia en sus colaboraciones con grandes empresas, estableciendo relaciones destacadas en el mercado.

Calcula el tiempo y los beneficios financieros que puedes obtener al implementar Circula como tu software de gestión de gastos. Nuestros clientes han experimentado un ahorro promedio del 80%.

¿Cuánto tiempo y dinero puedes ahorrar con Circula?

La implementación de un software de gestión de gastos de viaje se ha convertido en una solución efectiva para

 compañías que buscan reducir las tareas administrativas y la falta de control asociadas a la gestión de gastos manual.


Un claro ejemplo es MaibornWolff, que logró

 eliminar el uso de papel y Excel en la gestión de gastos de viaje.

exploramos cómo han utilizado Circula desde 2023 para digitalizar sus notas de gastos.



Desde entonces, la empresa de servicios y consultoría TIC ha

 logrado ahorrar tiempo, automatizar procesos y mejorar la satisfacción y productividad de sus empleados

alcanzando eficiencias notables al adoptar el software de Circula.

“Los empleados dedican literalmente cinco minutos para subir sus gastos en Circula”

, mención de Aleksandra Labidi perteneciente al sector de Gestión de Recursos Humanos y Oficina de MaibornWolff.


Descripción del proceso de implementación

El proceso de implementación comenzó con la selección de un 

programa adecuado que se alineara con las necesidades y estructura de MaibornWolff.

 es una empresa líder en consultoría tecnológica que tiene el objetivo de ofrecer la tecnología del mañana hoy, priorizando a las personas

. Con 900 empleados en varias ciudades, incluyendo Munich, Berlín, Alicante y Valencia, se enfocan en proyectos tecnológicos exigentes para clientes como BMW, Daimler y Deutsche Bahn.


Fundada en 1989 por Holger Wolff y Volker Maiborn, MaibornWolff se ha consolidado en el mercado alemán de TI durante más de 30 años.

 Crecen alrededor del 25% anual, ampliando constantemente sus servicios mientras mantienen su cultura y valores

que cuenta con 50 empleados solo en España, gestionaba inicialmente sus notas de gastos de forma manual. Sin embargo, 

 de Circula, reconocido por sus flujos de trabajo automatizados

, fue seleccionado debido a su intuitiva experiencia de usuario, su capacidad para aplicar y aprobar políticas de viajes y gastos, así como su integración con tarjetas de crédito corporativas. Otras funcionalidades de Circula que cumplieron con los requisitos de MaibornWolff fueron 

la asignación y categorización de gastos, además de la conversión automática multidivisa.

los empleados recibieron formación sobre cómo utilizar la nueva interfaz intuitiva de Circula

, aprendiendo a registrar gastos de manera más automatizada.

 de Circula, MaibornWolff observó un impacto positivo inmediato en el proceso de gestión de gastos.

La implementación del sistema automatizó una parte significativa del proceso de reembolso, abarcando desde la presentación de recibos hasta la validación de gastos, lo cual generó una excelente 

reducción en el tiempo empleado tanto por los trabajadores como por el departamento financiero en esta labor.

El software implementado aseguró el cumplimiento de las políticas de viaje y gastos de MaibornWolff. 

Esto garantizó la conformidad con las regulaciones internas y señaló cualquier discrepancia

 cuando fuera pertinente, previniendo así gastos no autorizados o fraudulentos.


Adaptabilidad, facilidad y productividad

Los empleados empezaron a usar la nueva solución de gestión de gastos sin ningún problema. La 

capacidad de utilizar el software mediante su smartphone les facilitó registrar sus gastos al instante, al descubrir que era una tarea muy sencilla

. Esto condujo a un aumento en la exactitud de los informes y en la velocidad de los procesos de reembolso.

“Nuestros empleados describen a Circula como una solución conveniente y eficiente”,

 dijo Marta Pomer, Gestora de Oficina de MaibornWolff. Con Circula, los empleados pueden concentrarse 

más en su trabajo diario y menos en tareas administrativas

, aumentando la productividad del equipo.

MaibornWolff logró mejorar su capacidad de análisis de datos por liquidación, empleado y proveedor. 

Esto les permitió optimizar la supervisión de gastos y efectuar cambios estratégicos en sus políticas de viaje.


Disminución del uso de recursos impresos

El equipo de MaibornWolff logró una excelente disminución en la utilización de papel, lo cual 

resultó en beneficios tanto para el medio ambiente como para la optimización de recursos y espacios en la oficina.

Todos los departamentos, desde ingenieros de software hasta servicios corporativos, utilizan Circula. El 

proceso de incorporación fue claro y bien organizado, llevando entre 30 minutos y 1 hora adaptarse al nuevo sistema. 

Además, se dedicaron 2 horas para aprendizaje, sesiones de preguntas y respuestas, y prueba y error.

“El proceso de incorporación de Circula fue muy claro y bien organizado”, 

expresó Aleksandra Labidi, Gestión de Recursos Humanos y Oficina. 

“La incorporación de Circula fue fácil y fluida, genial” 

 marcó un hito en la eficiencia y el control de Maibornwolff, 

sentando un ejemplo en su industria y evidenciando el impacto positivo de la digitalización 

en la administración de los gastos empresariales.

A través de Circula, las empresas y sus empleados pueden digitalizar la gestión de los tickets y facturas simplificadas en segundos con la aplicación móvil y web más intuitiva.

¿Te gustaría poder experimentar los beneficios de una gestión de gastos sin complicaciones?

incorporación de programas informáticos de gestión de gastos de viaje dentro de una organización 

 Simplifica la aplicación y validación de políticas relacionadas con viajes y gastos al automatizar los procedimientos, lo que garantiza una conformidad precisa y reduce posibles errores.

Facilita a los usuarios el proceso de adjuntar recibos y categorizar gastos mediante una interfaz amigable, simplificando así la introducción de información y las solicitudes de reembolso.

 Garantiza el cumplimiento de las normativas de gastos de la empresa al resaltar de manera visual cualquier discrepancia o violación de políticas.

 Algunos programas ofrecen funcionalidades como rastreo de kilómetros e integración con GPS, lo que mejora la precisión de los informes y registros.


Al seguir estas recomendaciones, cada empresa podrá seleccionar la herramienta que mejor se ajuste a su modelo operativo y estratégico, 

asegurando un control de gastos de viaje efectivo y alineado con sus objetivos a largo plazo.

¿Son fáciles de usar los software para gastos de viaje? 

Los software para gastos de viaje suelen diseñarse para ser intuitivos y fáciles de usar, con interfaces amigables y funciones automatizadas que simplifican el proceso de registro y seguimiento de gastos. Sin embargo, la facilidad de uso puede variar según el software específico y la familiaridad del usuario con la tecnología. En general, con un poco de capacitación inicial, la mayoría de los usuarios pueden aprender a utilizar estos programas con facilidad.

¿Un software de gastos para qué sirve? 

Un software de gastos sirve para automatizar y gestionar el proceso de registro, seguimiento y control de los gastos de una empresa o individuo, facilitando la gestión de informes de gastos, reembolsos, cumplimiento normativo y análisis de costos.

¿Los software de control de gastos tienen recordatorios?

 Sí, muchos software de control de gastos tienen funciones de recordatorio integradas para alertar a los usuarios sobre fechas límite de presentación de informes, vencimientos de pagos o cualquier otra tarea relacionada con la gestión de gastos.

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