Circula x Peak: Ondanks groei toch minder administratieve lasten
In een groeiende organisatie bleek het handmatige declaratieproces en de bonnetjesjacht voor creditcarduitgaven niet langer houdbaar. De zoektocht naar een goede oplossing leidde Peak naar Circula, waarmee ondanks de groei van het bedrijf de administratieve lasten toch stevig werden gereduceerd.
Branche
Capital
Motivatie
Efficiëntie en gemak voor medewerkers
Product
Circula Creditcards
Integraties
Twinfield
Team
Vast & freelancers
Klant sinds 2022
Impact op miljoenen mensen
Het bedrijf
Peak is een venture capital investeerder met een focus op innovatieve early-stage start-ups in de Benelux, de DACH-regio (Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland) en de Nordics. Het bedrijf is de afgelopen jaren sterk gegroeid, heeft momenteel 12 medewerkers en werkt met veel experts op freelance-basis op specifieke deelgebieden.
Administratie als groeipijn
De uitgangssituatie
Met een groeiend team bleek de oude manier van werken niet meer houdbaar voor Peak. Kasper de Kock, Finance & Compliance Manager bij Peak, is sinds oktober 2021 verantwoordelijk voor de gehele back-office en administratie. “Ik ben eigenlijk de enige medewerker bij Peak die zich niet bezighoudt met het zoeken naar en investeren in nieuwe en interessante start-ups. Mijn collega’s zijn vaak onderweg, gaan op bezoek bij een groot aantal verschillende bedrijven en reizen veel”, geeft Kasper aan. “Dat betekent ook een groot aantal declaraties en creditcard betalingen die moeten worden verwerkt in de administratie en in het boekhoudsysteem, in ons geval Twinfield.”
In een situatie zonder goede oplossing bleek dit onhoudbaar, zo viel ook te concluderen door Floris van Kolfschoten, Director & Owner bij FundFinancials. “We zijn een financieel-administratief dienstverlener en verzorgen de gehele financiële huishouding voor onze klanten. Zo voeren we voor Peak ook de financiële administratie, waarbij we in het verleden onnodig veel tijd moesten besteden aan de verwerking van de facturen en bonnen”, stelt Floris. “We zien geldstromen voorbij komen en moeten die verwerken, met de bijbehorende bon of factuur. Periodiek stuurden wij Kasper een lijst met zogeheten vraagposten: betalingen waar een bon of factuur mistte, of juist bonnen en facturen waar geen betaling bij te vinden was. Het ging vaak om grote volumes voor relatief kleine bedragen, waar zowel wij als ook Kasper veel tijd aan kwijt waren.”
Uren kwijt aan verwerken
Het vraagstuk
“In oude situatie verwerkte ik periodiek alle declaraties”, zegt Kasper. “Medewerkers dienden eens per maand of eens per kwartaal hun declaraties in, waarna ik vervolgens vaak enkele uren bezig was om die allemaal op de juiste manier te verwerken. Daarnaast hadden we een aantal creditcards in gebruik en kwam het veel voor dat de bijbehorende bonnetjes niet werden ingediend, waardoor ik ook daar achteraan moest.”
Hoewel het aantal declaraties en transacties alleen maar verder zou groeien, was het doel om de administratie juist te vereenvoudigen. Kasper: “Het doel was om de processen te vereenvoudigen en waar mogelijk te automatiseren. Dit zou een tijdsbesparing moeten opleveren voor mijzelf, voor de collega’s die de declaraties indienen en voor FundFinancials. Met dat in het achterhoofd zijn we naar de verschillende opties gaan kijken.”
Circula als logische keuze
De oplossing
Peak kwam al snel bij Circula uit. “De oplossing van Circula biedt alles wat we nodig hebben”, geeft Kasper aan. “We gebruiken momenteel de Circula creditcards en we maken gebruik van de declaratiemodule. Vooral de app was van grote toegevoegde waarde voor de medewerkers: ze kunnen nu eenvoudig declareren via hun telefoon, betalen gaat moeiteloos en na iedere creditcard betaling worden ze automatisch gevraagd om een bon toe te voegen. Dit kost hen veel minder tijd en scheelt een hoop frustratie.”
“Tegelijkertijd kan ik zelf veel sneller alle declaraties en transacties controleren en verwerken. Wat voor mij vooral fijn is, is dat ik de bonnetjes en de transacties direct naast elkaar zie en dat ik een melding krijg bij mogelijke dubbelingen, waardoor het controleren erg snel gaat en minder foutgevoelig is. Het is een stuk efficiënter dan ons oude proces en ik ben zeker de helft minder tijd kwijt.”
Ook vanuit FundFinancials is duidelijk geworden dat er een enorme optimalisatieslag is gemaakt met de implementatie van Circula. Floris: “We hebben veel minder vraagposten dan voorheen, maar liefst 80%. Het scheelt enorm veel tijd, veel werk en ook frustratie. Niemand vindt het leuk om bonnetjes in te dienen en het is nog minder leuk om achter bonnetjes aan te moeten. Met Circula is dit zoveel minder geworden, waardoor dit echt de ideale optie is voor Peak en natuurlijk ook voor ons. Daarnaast zorgt de geautomatiseerde interface tussen Circula en Twinfield, ons boekhoudsysteem, ervoor dat boekingen nu automatisch in de boekhouding terecht komen. Ook dit komt de efficiëntie en kwaliteit ten goede.”
Een blik vooruit
De toekomst
Vanuit Circula is er een aangewezen Customer Success Manager die Peak heeft ondersteund bij de implementatie en continu beschikbaar is wanneer nodig. “De samenwerking met Circula’s CSM maar ook met de Product Manager, waar we nauw mee hebben samengewerkt voor de integratie met Twinfield, is heel fijn”, bevestigt Kasper. “We blijven met elkaar in gesprek en het is heel fijn om gehoord te worden in wat voor optimalisaties wij nog zien voor Circula, om zo bij te dragen aan innovatie.”
“We werken natuurlijk met veel verschillende bedrijven, waar Peak er een van is. Er was een duidelijke uitdaging en die hebben we kunnen oplossen met de implementatie van Circula. Als we nu bedrijven tegenkomen met de vraag hoe ze de uitgavenstromen van medewerkers kunnen verbeteren, dan zal ik er altijd op pushen om Circula te introduceren”, besluit Floris.