ABOUT YOU setzt beim Expense Management auf Circula

Eine neue Dimension des Online-Shoppings

Das Unternehmen

Kleidung, Schuhe, Accessoires – beim Online-Shopping führt insbesondere für modebegeisterte Menschen kaum ein Weg an ABOUT YOU vorbei. 2014 als Tochtergesellschaft von Otto gegründet, ist ABOUT YOU eines der am schnellsten wachsenden E-Commerce-Unternehmen Europas. Die beeindruckende Erfolgsgeschichte: 2018 wurde es zu Hamburgs ersten Unicorn, 2021 erfolgte der Gang an die Börse. Im Geschäftsjahr 2021/22 erwirtschaftete ABOUT YOU einen Umsatz von 1,73 Mrd. Euro. Heute engagiert sich ein Team von 1.500 Mitarbeitenden aus 77 Nationen dafür, Kund:innen ein personalisiertes Einkaufserlebnis auf dem Smartphone zu bieten. 

Die Finance-Abteilung des Unternehmens setzt sich aus den Bereichen Controlling, Tax, Treasury und Accounting zusammen. Im Accounting von ABOUT YOU sind 35 Mitarbeitende in den Abteilungen Sales-Accounting, Merchandise- und Non-Merchandise-Accounting tätig.

Höchstleistungen brauchen State-of-the-Art-Technologien

Die Motivation

Für ABOUT YOU ist der Einsatz von zeitgemäßen Technologien ein zentraler Aspekt, wenn es um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden geht. Im Rahmen der digitalen Transformation im Unternehmen war der Onlinehändler auf der Suche nach einer Lösung, die die Abrechnung von Reisekosten und Auslagen vereinfacht. Und zwar sowohl für die Nutzenden als auch für die Mitarbeitenden in Accounting und HR. Gefragt war ein modernes Tool, das sich perfekt in die Systemlandschaft einfügt, kontinuierlich durch den Anbieter optimiert wird und Anpassungen ermöglicht.

State-of-the-Art auch im Expense-Management

Die Ausgangslage

Um dem schnellen Wachstum des Unternehmens Rechnung zu tragen, entschied sich ABOUT YOU, die Systemlandschaft im HR-Bereich auf die nächste Stufe zu heben. Zunächst wurde das Stammdatensystem unter der Regie von Marcel Ziebold, der bei ABOUT YOU die Bereiche HR Controlling, Data & Systems verantwortet, komplett ausgetauscht.

Um Prozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten und so weit wie möglich zu automatisieren, nahmen Marcel Ziebold und seine Kolleg:innen in einem nächsten Schritt die Harmonisierung der angeschlossenen Systemlandschaften in den Fokus. Hierbei stellte sich schnell heraus, dass die bisherige Expense-Management-Lösung die Ansprüche in Sachen Benutzerfreundlichkeit nicht erfüllte und bei allen Beteiligten für Frustration sorgte: Der gesamte Prozess war extrem umständlich und zeitraubend. So mussten Mitarbeitende, die Reisekosten abrechnen wollten, zunächst eine Mail an das Payroll-Team schreiben, das dann die Person anlegte und aktivierte – bei 1.500 Mitarbeitenden ein enorm hoher Aufwand für das Team. Auch für die Mitarbeitenden selbst – vor allem für diejenigen, die häufig reisen – war der Prozess alles andere als komfortabel. Hinzu kam, dass ABOUT YOU den Support des Dienstleisters als unzureichend wahrnahm.

Deutlichen Optimierungsbedarf gab es auch aus der Sicht von Katharina Baldus, die bei ABOUT YOU als Senior Accountant die Bereiche Group Accounting und Löhne und Gehälter verantwortet und als Schnittstelle zwischen HR und Accounting fungiert. Denn auch im Accounting verursachte der Prozess einen hohen manuellen Aufwand, da es keine Möglichkeiten gab, Schnittstellen zu nutzen. So war keine Anbindung an SAP oder das firmeninterne Auszahlungs-Tool gegeben. Zudem kostete das manuelle Einreichen und insbesondere das komplizierte Splitten der Belege viel Zeit und belastete die Mitarbeitenden.

Es musste also eine neue Lösung gefunden werden, um die Prozesse zu automatisieren und so zum einen das Payroll-Team und das Accounting zu entlasten. Zum anderen sollte das Tool den Mitarbeitenden beim Einreichen ihrer Belege durch eine möglichst einfache Handhabung eine positive User-Experience bieten.

Gefragt: Individuell konfigurierte Schnittstellen für reibungslose Integration

Die Herausforderungen

Auf der Suche nach der Best-in-Class-Lösung für das Expense Management fiel die Entscheidung klar zugunsten des Expenses-Tools aus dem Circula-Portfolio. Ausschlaggebend waren zum einen die bereits vorhandenen Schnittstellen, wodurch sich die Circula-Lösung hervorragend in die Systemlandschaft von ABOUT YOU einfügt. Zum anderen überzeugte die Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeitenden. Die Belege lassen sich einfach unterwegs mit der Smartphone-App einscannen oder mit einem Klick per E-Mail einreichen.

Die Einführung der Expense-Management-Lösung mit Circula war Teil einer größeren Transformation der Systemlandschaft bei ABOUT YOU. Vor diesem Hintergrund war eine reibungslose Integration von enormer Wichtigkeit. Für das Accounting zählte hier vor allem die Schnittstellen-Anbindung an SAP und das Auszahlungs-Tool, um manuelle Prozesse zu eliminieren. Die Verbuchung sollte sowohl steuerlich als auch in SAP einwandfrei funktionieren. Für Tool-Owner Marcel Ziebold war die Anbindung an das Lohnbuchhaltungssystem DATEV und das Stammdatensystem Personio essenziell – unter Erfüllung der rechtlichen Anforderungen. Sowohl im Accounting als auch im HR-Bereich sollte die Circula-Lösung das Personal durch automatisierte Prozesse entlasten. Eine besondere Herausforderung stellte die enge Bindung von ABOUT YOU an den Mutterkonzern Otto dar. Zum einen waren mehrere Stakeholder an den Abstimmungsprozessen beteiligt, zum anderen bestimmte Strukturen und Prozesse vorgegeben.

Eine zentrale Anforderung von ABOUT YOU war es, die Abrechnung von Auslagen und Reisekosten mit dem neuen Expense-Management-Tool von Circula so komfortabel wie möglich zu gestalten. Die Lösung sollte sich in die Reihe weiterer moderner Tools einreihen, die das Unternehmen seinen Mitarbeitenden bereits zur Verfügung stellt, um ein motivierendes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Individuelle Lösung schnell und unkompliziert umgesetzt

Die Implementierung

Ideen effizient realisieren, anpacken statt lange reden, smarte, unkomplizierte Lösungen bieten – das ist fester Bestandteil der Unternehmenskultur sowohl bei ABOUT YOU als auch bei Circula. Entsprechend lief auch die Einführung des Reisekosten- und Auslagenmanagements ab. Katharina Baldus empfand die Zusammenarbeit im Rahmen der Implementierung als ausgesprochen zielführend und unkompliziert: Die Abstimmung konnte sie unproblematisch neben ihrem Tagesgeschäft abwickeln.

Nach dem gemeinsamen Kick-off legten die Partner die notwendigen Schritte und die aktuellen sowie zukünftigen Anforderungen fest. Zudem vereinbarten sie Anpassungen der Schnittstellen SAP oder Personio an die speziellen Bedürfnisse von ABOUT YOU, die über die Standardeinstellungen hinausgehen. Da die Implementierung durch Circula selbst erfolgt, konnten diese individuellen Anpassungen zügig vorgenommen werden. Schon wenige Wochen nach dem Kick-off führten Circula und ABOUT YOU ein umfangreiches Testing durch. Vor dem Go-Live spielte man unterschiedliche Szenarien durch und prüfte ausführlich, ob alle Schnittstellen funktionieren. Seit September 2022 ist das Expense-Management-Tool bei ABOUT YOU im Einsatz.

Schlanke Prozesse und zufriedene Mitarbeitende

Die Ergebnisse

Die Entscheidung, bei der Einführung eines neuen Tools für das Expense Management auf Circula als Partner zu setzen, wertet ABOUT YOU als großen Erfolg. Die Anforderungen erfüllt die Circula-Lösung in vollem Umfang: Sie fügt sich nicht nur ideal in die Systemlandschaft ein und kommuniziert reibungslos mit allen, zum Teil individuell konfigurierten Schnittstellen. Das Tool kommt auch bei den Mitarbeitenden ausgezeichnet an. Inzwischen nutzen 639 der 1.500 ABOUT YOU-Mitarbeitenden die neue Lösung. Ihr Feedback ist durchweg positiv, denn die Einreichung von Belegen per App ist jetzt denkbar einfach. Bestimmte Faktoren wie die Kostenstelle sind bereits voreingestellt und die Belege werden mithilfe eines smarten OCR-Scans gescannt und vervollständigen so automatisiert die angelegte Ausgabe. Die hervorragende User Experience, die für ABOUT YOU ein zentrales Kriterium für die Auswahl der Circula-Lösung war, wurde damit hundertprozentig umgesetzt.

Auch aus Perspektive der verantwortlichen Mitarbeitenden in den Bereichen HR und Accounting hat die Einführung des neuen Tools zahlreiche Verbesserungen gebracht. Zum einen richten sich die Mitarbeitenden aufgrund der einfachen Handhabung des Tools mit deutlich weniger Fragen an sie. Zum anderen entfällt das komplette User-Management, denn User werden nun automatisch über die Personio-Integration erstellt. So entsteht keinerlei manueller Aufwand mehr und niemand muss sich melden, wenn er einen Account benötigt. Auch das Splitten der Belege ist deutlich einfacher geworden. Der gesamte Prozess von der Einreichung bis zur Auszahlung konnte deutlich verschlankt und so weit wie möglich automatisiert werden.

Die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Circula und ABOUT YOU setzt sich auch nach der erfolgreichen Einführung des Reisekosten- und Auslagenmanagements fort. In enger Kooperation setzen sie sich für die digitale Transformation ein, arbeiten an der sukzessiven Optimierung des Tools und wachsen damit gemeinsam.