Partnerschaft mit Futurice für die digitale Transformation

Innovations- und Digitalisierungsprojekte möglich machen

Das Unternehmen

Das Beratungsunternehmen Futurice steht für ergebnisorientierte digitale Transformation und unterstützt Organisationen dabei, ihre digitale Zukunft selbst in die Hand zu nehmen. Für seine Kund:innen schafft Futurice die notwendigen Voraussetzungen, um durch das Zusammenspiel von Strategie, Design, Technologie und Daten drängende Probleme zu lösen und einen messbaren und nachhaltigen Einfluss auf die Gesellschaft zu nehmen. Dazu entwickelt das Team für seine Kund:innen neue digitale Geschäftsmodelle und begleitet sie bei Innovations- und Digitalisierungsprojekten.

Das Unternehmen mit nordischen Wurzeln – Futurice wurde im Jahr 2000 in Finnland gegründet – hat heute Büros an den drei deutschen Standorten Berlin, München und Stuttgart sowie weitere in Helsinki, Tampere und Stockholm. Das Team setzt sich aus über 800 diversen Design-, Technologie- und Strategie-Expert:innen zusammen, die mehr als 60 verschiedene Nationalitäten repräsentieren. Globales Denken ist für Futurice damit selbstverständlich.

Futurice und Circula verbindet eine langjährige, vertrauensvolle Partnerschaft. Ebenso wie Futurice seine Kund:innen, begleitet Circula Futurice bei der digitalen Transformation von Unternehmensprozessen. Die Zusammenarbeit zeichnet ein enger Schulterschluss aus: Circula kooperiert bei der Weiterentwicklung der Lösungen eng mit Futurice und berücksichtigt die Anforderungen und Wünsche des Unternehmens.

Prozesse erleichtern, Unternehmenskultur fördern

Die Motivation

Futurice arbeitet gemeinsam mit seinen Kund:innen daran, innovative nachhaltige Geschäftsmodelle, digitale Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln und Customer Experience neu zu denken. Als Expert:innen für die digitale Transformation unterstützen sie die Unternehmen dabei mit den Technologie- und Datenplattformen, die diese benötigen, um ihr Geschäft bestmöglich aufzustellen. Auch in der eigenen Organisation legt Futurice Wert darauf, Prozesse so effizient und nutzungsfreundlich wie möglich zu gestalten und arbeitet kontinuierlich daran, diesen Anspruch umzusetzen.

Der Auftakt für die Zusammenarbeit mit Circula im Jahr 2019 war der Bedarf von Futurice eine neue, zeitgemäße Lösung für die Reisekostenabrechnung zu finden und die digitale Transformation voranzutreiben. Hier hatten Christian Ehrling, Director Operations bei Futurice, und seine Kolleg:innen hohes Optimierungspotenzial identifiziert, denn es gab keine einheitliche Plattform für die Abrechnung. Stattdessen arbeitete Futurice mit Excel-Sheets und selbst entwickelten Wizards, die Benutzer:innen durch einen festen Ablauf von Bearbeitungsschritten führten. Dieses Vorgehen empfanden die Mitarbeitenden als Belastung, denn es war zeitaufwendig und gespickt mit Prozess- sowie Medienbrüchen. So ging wertvolle Zeit verloren, die das Team nicht in die Arbeit für seine Kund:innen investieren konnte. Darüber hinaus erfolgte die Abrechnung noch auf Papier. Eine Anbindung an das Lohnabrechnungstool fehlte. Der gesamte Prozess entsprach nicht dem Standard, den Futurice selbst seinen Kund:innen empfohlen hätte und musste daher dringend abgelöst werden.

Weg von Papierbelegen – hin zur schnellen, einfachen Abrechnung – das wollte Futurice im Jahr 2022 auch für die Kreditkartenabrechnungen erreichen. Ausschlaggebend für die Suche nach einer neuen Lösung war die hohe Unzufriedenheit der Mitarbeitenden an den drei deutschen Standorten mit diesem Prozess. Die Abrechnung war umständlich und nahm, wie zuvor die Reisekostenabrechnung, deutlich zu viel Zeit in Anspruch – sowohl bei denjenigen, die ihre Belege einreichen mussten, als auch bei den Mitarbeitenden, die die Abrechnungen bearbeiteten.

Die komfortable Abrechnung von Reisekosten und Auslagen sind Bausteine, um ein optimales Arbeitsumfeld für die Mitarbeitenden zu schaffen und tragen zu deren Zufriedenheit bei. Und die hat bei Futurice einen hohen Stellenwert: Die Mitarbeitenden sollen gerne zur Arbeit kommen, sich willkommen und zu Hause fühlen und eine Gemeinschaft bilden. Das alles ist elementarer Bestandteil der Unternehmensphilosophie. Entsprechend geht Futurice bei der Entwicklung von Benefits auf die Wünsche des Teams ein. Sowohl Mitarbeitende als auch Bewerber:innen signalisierten ein hohes Interesse an Mobilitätsangeboten. Für Jeanette Matheis, die als HR-Specialist bei Futurice das Thema Benefits verantwortet, gab das den Ausschlag, nach einer Lösung zu suchen, die sowohl zu den Nutzenden als auch dem Unternehmen passt und Anreize schafft, im Büro präsent zu sein.

Einfach zu handhabende Tools und Integration in bestehende Systeme

Die Herausforderung

Um den Mitarbeitenden ihre Arbeit so weit wie möglich zu erleichtern, wollte Futurice für den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung eine passende digitale End-to-End-Lösung implementieren. Christian Ehrling hatte klare Vorstellung davon, was ein neues Tool leisten sollte: Ziel war es, die bis dahin zeitintensive und als belastend empfundene Reisekostenabrechnungen in weniger als fünf Minuten zu erledigen. Damit das Tool optimal zur Arbeitsweise der Mitarbeitenden mit ihrer hohen Affinität für digitale Lösungen passt, sollte es als App auf dem Smartphone installiert werden können. Eine weitere Anforderung war zudem die Gewährleistung eines End-to-End-Workflows und dabei insbesondere eine Integration in das Lohnbuchhaltungssystem DATEV sowie die Abbildung der steuerlichen Anforderungen in Deutschland.

Aber nicht nur die Lösung selbst, sondern auch das Unternehmen, das sie zur Verfügung stellt, musste für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zu Futurice passen. Es sollte einen Start-up-Charakter haben, ähnlich agil und lean aufgestellt sein und eine lokale Nähe zum Futurice-Standort in Berlin bieten, um Futurice bestmöglich bei der digitalen Transformation der Prozesse unterstützen zu können.

Im Wettbewerb mit den großen etablierten Anbietern fiel die Entscheidung zugunsten von Circula aus. Das Tool für das Reisekosten- und Auslagenmanagement bot das überzeugendste Konzept, um die im Auswahlprozess festgelegten Anforderungen an eine Lösung für die deutschen Standorte abzubilden. Besonders die bereits vorhandene Schnittstelle zu DATEV, die intuitive Bedienung sowie die Verfügbarkeit der Lösung als App für Android- und iOS-Geräte sowie im Web sprachen für Circula. Genauso wie der engagierte Einsatz des Circula-Teams, um zusammen mit den Kund:innen in partnerschaftlicher Zusammenarbeit die bestmögliche Lösung zu finden und weiterzuentwickeln – ein Ansatz, den auch Futurice verfolgt. Die gewünschte räumliche Nähe ist ebenfalls gegeben: Weniger als zehn Kilometer trennen die beiden Standorte in Berlin. Beste Voraussetzungen also für eine tragfähige Partnerschaft, die bis heute von beiden Seiten als wertvolle Bereicherung empfunden wird.

Als im Jahr 2022 die Entscheidung für eine neue Kreditkartenlösung anstand, bezogen Christian Ehrling und sein Team eine Lösung von Circula daher bei der Auswahl mit ein. Als Anforderungen hatten sie folgende Kriterien definiert: Das Einreichen von Papierbelegen sollte abgeschafft werden, um eine spürbare Zeitersparnis zu erreichen und den Prozess deutlich zu vereinfachen. Zudem war es wichtig, dass die Verwaltung der mitarbeiterbezogenen Ausgaben vollständig in den Workflow von Futurice integriert werden konnte. Als einziger Anbieter konnte das Partnerunternehmen Circula eine Lösung bieten, die in allen Punkten den Anforderungen von Futurice entsprach: Die intelligente Kreditkarte, die Circula zusammen mit dem Firmenkreditkartenspezialist Pliant entwickelt hat, ermöglicht die Kreditkartenabrechnung in kürzester Zeit. Durch die Integration zu DATEV wird die manuelle Arbeit signifikant reduziert.

Auch bei der Suche nach einem passenden Mobilitätsangebot für die Mitarbeitenden an den Standorten in Berlin, München und Stuttgart bezog HR-Specialist Jeanette Matheis Circula aufgrund der bestehenden engen Zusammenarbeit in ihre Auswahl mit ein. Gefragt war ein Angebot, das den Weg ins Büro attraktiv macht und so einen Beitrag zur Unternehmenskultur leistet, die auf Austausch und Gemeinschaft setzt. Der Benefit sollte für Mitarbeitende steuerlich vorteilhaft sein und eine hohe Flexibilität im Hinblick auf die zu nutzenden Verkehrsmittel bieten. Für Futurice war es zudem wichtig, dass die Lösung für die verantwortlichen Mitarbeitenden in der HR-Abteilung mit einem möglichst geringen administrativen Aufwand verbunden ist.

Das häufig genutzte Jobticket erwies sich als ungeeignet. Die Notwendigkeit an allen drei deutschen Standorten eigene Rahmenverträge abzuschließen, feste Laufzeiten und die Beschränkung auf öffentliche Verkehrsmittel sprachen gegen das Jobticket. Stattdessen konnte das Mobilitätsangebot von Circula überzeugen und wird seit Mai 2022 als Benefit angeboten. Es ist ohne fixe Laufzeit für jeden verfügbar, der in den Büros in Berlin, München und Stuttgart beschäftigt ist. Die Mitarbeitenden können es bequem über die bereits vorhandene Circula-App nutzen und sich vom Rad bis zu U-Bahn für das Verkehrsmittel entscheiden, das am besten zu ihren Bedürfnissen passt – und das sowohl beruflich als auch privat. Durch den Steuervorteil, den das Mobilitätsangebot bietet, ist es eine attraktive Leistung zusätzlich zum Gehalt. Die Schnittstelle zur HR-Management-Software Personio, die bei Futurice im Einsatz ist und den administrativen Aufwand für das HR-Team deutlich reduziert, ist ein weiterer entscheidender Pluspunkt. Ebenso wie die Kosten der Lösung, die geringer waren als bei vergleichbaren Angeboten.

Mit gemeinsamem Engagement zur erfolgreichen Umsetzung

Die Implementierung

Bei der Suche nach einem Tool für das Reisekostenmanagement war für Futurice klar: Nicht nur die Lösung sollte passen, sondern auch das Partnerunternehmen selbst, mit dem man die Umsetzung angehen wollte – ebenso agil in der Arbeitsweise und in Sachen Kommunikation auf Augenhöhe. Das Futurice mit Circula auf den richtigen Partner gesetzt hat, zeigte sich bereits in der Implementierungsphase im Jahr 2019. Durch einen engen persönlichen Austausch ging diese reibungslos vonstatten. Die Futurice-Mitarbeitenden nutzten sehr aktiv die Möglichkeit, ihre Anforderungen an die Lösung zu adressieren und gemeinsam mit Circula umzusetzen. Das Onboarding verlief aus Sicht von Christian Ehrling nicht zuletzt deswegen so erfolgreich, weil Größe, Dynamik und Arbeitsstil der beiden Partnerunternehmen gut zusammenpassen und Futurice sich mit seinen Anliegen stets ernst genommen fühlt.

Die durchweg positiven Erfahrungen in Bezug auf die Implementierung und die überzeugende Performance der Circula-Plattform setzten sich fort, als Futurice 2022 die Zusammenarbeit ausbaute und sowohl die Kreditkartenlösung als auch das Mobilitätsangebot von Circula einführte. Wie auch Christian Ehrling bewertet Jeannette Matheis als Verantwortliche für Benefits die Zusammenarbeit mit Circula als sehr angenehm und zielführend. Bei auftretenden Fragen der Mitarbeitenden bei der Einführung des Benefits konnte sie jederzeit auf ihre Ansprechpartner:innen bei Circula setzen. Zudem werden Optimierungswünsche auch nach der Implementierungsphase aufgegriffen und zügig umgesetzt.

Prozesse automatisiert, Zeit gespart, Mitarbeitende begeistert

Die Ergebnisse

„Reisekostenabrechnung soll wieder Spaß machen“ – der Anspruch von Christian Ehrling als Tool-Owner, der 2019 den Ausschlag für die Einführung einer neuen Lösung gab, hat sich mit Circula in vollem Umfang erfüllt. Die Bearbeitung der Reisekostenbelege mit Papier und Excel-Listen ist Geschichte und der Zeitaufwand für die Mitarbeitenden hat sich deutlich reduziert. Mit dem alten, papierbasierten System dauerte die Erstellung der Reisekostenabrechnung mitunter mehr als 30 Minuten pro Reise. Heute nimmt dies nur noch fünf Minuten in Anspruch und die eingesparte Zeit kann nun für die Arbeit mit den Kund:innen genutzt werden. Das größte Kompliment der Mitarbeitenden besteht für Christian Ehrling darin, dass die Reisekostenabrechnung nach der erfolgreichen Implementierung heute kein Gesprächsthema mehr ist. Dies ist der beste Beweis, dass die angestrebte Arbeitserleichterung geglückt ist und sich die App einfach und intuitiv nutzen lässt. Zwischen 100 und 150 Belege reichen die Mitarbeitenden insgesamt pro Monat ein. Der automatisierte Prozess, die Anbindung an DATEV und die Möglichkeit, die steuerlichen Anforderungen in Deutschland abzubilden, reduzieren den Aufwand für die Office-Manager:innen, die für die Abrechnung und Auszahlung verantwortlich sind, deutlich. Sie müssen die Belege nur noch einer Vorprüfung unterziehen.

Einfach und zeitsparend gestaltet sich auch das Handling der Circula-Kreditkarte, die jeder der 130 Mitarbeitenden an den deutschen Standorten besitzt. Beschwerden über umständliche Prozesse gehören der Vergangenheit an. Circula erstellt automatisch die Ausgaben aller getätigten Zahlungen und weist diesen, ebenfalls automatisch, den korrekten Beleg aus der Ablage zu. Seit Einführung der Kreditkarten hat Futurice eine Zeit-, Kosten- und Arbeitsersparnis von 80 % festgestellt. Auch die dritte Lösung aus dem Circula-Portfolio, das Mobilitätsbudget, kommt bei den Mitarbeitenden ausgezeichnet an. Nach Bekanntgabe der Einführung kamen sie mit vielen Fragen auf die Personalabteilung zu – ein Zeichen dafür, dass ein Bedarf erfüllt wurde.

Futurice hat mit Circula den passenden Partner gefunden, um den eigenen Digitalisierungsprozess voranzutreiben. Und mehr noch: Die beiden Unternehmen sehen sich inzwischen weniger als Anbieter und Kunde, sondern vielmehr als Team, das nicht nur gemeinsam agiert, sondern auch gemeinsam wächst. Futurice betrachtet Circula als Teil einer größeren digitalen Transformation im eigenen Unternehmen und hat daher auch weiterhin maßgeblich Anteil an der Weiterentwicklung der Technologie von Circula. Davon profitiert Futurice durch die stete Optimierung der genutzten Lösungen entsprechend der jeweils aktuellen Bedürfnisse. Gleichzeitig erhält Circula durch den engen Kontakt der beiden Organisationen tiefe Einblicke in Kundenwünsche und -bedürfnisse und kann die Plattform entsprechend ausbauen – eine Win-win-Situation für beide Seiten.