Nutzerfreundliche Lösung für anspruchsvolle Anwender

Heute Technologie von morgen entwickeln

Das Unternehmen

1989 gründeten die Studenten Holger Wolff, Volker Maiborn und zwei weitere Kommilitonen ein Unternehmen. Die Vision: Eine Organisation schaffen, die heute die Technologie von morgen anbietet und dabei stets den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Mit Erfolg: Das Unternehmen hat Standorte u. a in Hamburg, Berlin, Frankfurt, München, Tunis und Valencia, an denen insgesamt 900 Tech-Professionals arbeiten. Sie forschen, spüren Tech-Trends auf, arbeiten an visionären IT-Themen und entwickeln Software, die so individuell ist, wie die Menschen, die sie verwenden – das Spektrum reicht von der ausgefeilten Reise-App für einen Touristikkonzern bis zur Weboberfläche für das neue HMI (Human Machine Interface) eines namhaften Roboterherstellers.

Alle Personalangelegenheiten – und damit auch die Themen Reisekostenabrechnung und Benefits – werden vom Employee Service Center verantwortet. Insgesamt zehn Mitarbeitende umfasst das Team, das von Nicola Wiencke und Sabine Maiborn geleitet wird.

MaibornWolff und Circula arbeiten seit 2021 zusammen. Beide Unternehmen verbinden eine ausgeprägte Serviceorientierung und ein hohes Engagement bei der Entwicklung und Umsetzung der besten Lösung im Sinne der Kundinnen und Kunden.

Zeitgemäßer Prozess für die Reisekostenabrechnung gesucht

Die Motivation und Ausganglage

MaibornWolff steht für die Entwicklung exzellenter, anspruchsvoller und individueller Software, die die bestmöglichen Lösungen für die Auftraggeber:innen bietet und für eine Unternehmenskultur, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Ob Kund:innen, Partner:innen, oder Mitarbeitende – eine Kommunikation auf Augenhöhe ist ein zentraler Wert im Unternehmen. Den hohen Anspruch an Software lebt MaibornWolff auch im eigenen Unternehmen: Sie soll den Mitarbeitenden das Arbeitsleben so einfach wie möglich machen.

Den Auftakt für die Zusammenarbeit mit Circula bildete die Suche nach einem neuen Tool für die Reisekostenabrechnung. Diese war notwendig geworden, als DATEV ankündigte, die bisher bei MaibornWolff verwendete Lösung „Reisekosten classic“ zum Jahresende 2021 einzustellen. Der gewohnte Prozess lief zuvor wie folgt ab: Die Mitarbeitenden nutzten ein selbst entwickeltes Tool, um ihre Belege digital über das Dokumentenmanagementsystem DocuWare einzureichen, das Schnittstellen zu DATEV bietet. Die Mitarbeitenden des Employee Service Centers bei MaibornWolff griffen auf die Beleginformationen zu und erstellten die Reisekostenabrechnung für ihre Kolleg:innen.

Grundsätzlich waren sowohl die Mitarbeitenden, die Belege einreichten, als auch Nicola Wiencke mit dem bestehenden Prozess zufrieden. Doch bei der Suche nach einer Lösung, die „Reisekosten classic“ ersetzen sollte, zeigte sich schnell, dass der zweistufige Prozess, bei dem Belege eingereicht und später noch einmal erfasst wurden, nicht länger zeitgemäß war. Vor diesem Hintergrund schaute sich Nicola Wiencke eine Reihe möglicher Tools an und testete einige – sowohl aus Sicht der Sachbearbeiter:innen als auch aus der der Mitarbeitenden. Darunter war auch die Circula-Lösung, die DATEV für die Ablösung von „Reisekosten classic“ empfohlen hatte.

Nutzerfreundliches Tool zur Abbildung spezieller Anforderungen gesucht

Die Herausforderung

Der bestehende, zweistufige Prozess der Reisekostenabrechnung sollte durch eine digitale End-to-End-Lösung ersetzt werden. Eine zentrale Anforderung an das zu implementierende Tool war die Usability. Sie musste den hohen Ansprüchen der Mitarbeitenden genügen, die selbst Apps entwickeln und deswegen großen Wert auf eine einfache Handhabung legen.

Darüber hinaus musste die neue Lösung die buchhalterischen Vorgaben erfüllen können. Da MaibornWolff in der Finanz- und Lohnbuchhaltung mit DATEV arbeitet, war eine Lösung gefordert, die bereits über die entsprechende Schnittstelle verfügte. Zudem sollte sie die internen Prozesse bei dem IT-Dienstleister so gut wie möglich abbilden. Denn bei MaibornWolff wird bei der Buchung nicht zwischen Hotel-, Flug oder Taxibelegen zu differenziert. Stattdessen betrachten die Verantwortlichen im Employee Service Center, wie in der Branche üblich, die komplette Reise. Konkret bedeutet das, sie ordnen sie Kategorien wie „interne Reise“, „Weiterbildungsreise“ oder „Projekt-Reise“ zu und unterscheiden bei letzterer, ob diese an die Kund:innen weiterberechnet wird. Die Möglichkeit, diese Vorgehensweise auch in der neuen Lösung abbilden zu können, war daher ein entscheidendes Auswahlkriterium.

Bei MaibornWolff zählte jedoch nicht nur ein technisch überzeugendes Tool, sondern auch die Zusammenarbeit mit dem Anbieter der Lösung. Schließlich stellt das Unternehmen den Menschen in den Mittelpunkt seiner Unternehmenskultur und legt besonderen Wert auf eine Kommunikation auf Augenhöhe.

Nach einer ausführlichen Sichtung und Prüfung unterschiedlicher Lösungen fiel die Entscheidung zugunsten von Circula: Das Tool für das Reisekosten- und Auslagenmanagement konnte alle geforderten Kriterien erfüllen. Die Nutzerfreundlichkeit der Lösung, die als App für Android- und iOS-Geräte sowie im Web verfügbar ist, überzeugte die anspruchsvollen Tech-Spezialist:innen. Die besonderen Anforderungen an die internen Abrechnungsprozesse ließen sich abbilden und die benötigten Schnittstellen zu DATEV waren bereits vorhanden.

Technisch und menschlich ein voller Erfolg

Implementierung und Ergebnisse

Ein Jahr vor der endgültigen Abschaltung hatte DATEV die Einstellung von „Reisekosten classic“ für Ende 2021 angekündigt. Nach einem sorgfältigen Auswahlprozess stand Circula im Sommer 2021 als MaibornWolffs Partner für die neue Reisekosten- und Auslagenmanagementlösung fest und wurde im Oktober 2021 ausgerollt. Den Implementierungsprozess hat das gesamte Team des Emloyee Service Centers ausgesprochen positiv erlebt, berichtet Nicola Wiencke: „Wir alle schätzen die freundliche, hilfsbereite Art der Circula-Mitarbeitenden, deren Kompetenz und Kundenorientierung sehr. Diese hohe Serviceorientierung ist wirklich außergewöhnlich.“

Ebenso wie die menschliche Komponente hat auch die technische Realisierung überzeugt. In kurzen, effizienten Meetings wurde der Status quo der Implementierung überprüft und das weitere Vorgehen besprochen. Durch die engmaschige Abstimmung konnten alle notwendigen Schritte pünktlich umgesetzt werden.

Die neue übersichtliche und stringente Lösung erfüllt die Erwartungen der Verantwortlichen im Employee Service Center ebenso wie die der Nutzer:innen: Die geschätzte Zeitersparnis durch die Automatisierung beläuft sich auf mehrere hundert Stunden seit Einführung der Lösung. 93 Prozent der Mitarbeitenden haben die Circula-Lösung bisher verwendet, pro Monat sind es rund 350, die Circula aktiv nutzen. Diese überzeugt besonders, dass sie jetzt einen Überblick über den Bearbeitungsstatus sowie die Historie ihrer Einreichungen haben und Rückmeldung zu ihren Erstattungen bekommen. Die Zufriedenheit spiegelt sich auch der hohen Weiterempfehlungsrate wider – Circula erreicht bei den befragen MaibornWolff-Mitarbeitenden einen exzellenten Net Promoter Score von 63 Prozent.

Aufgrund der sehr positiven Erfahrungen in Bezug auf die Implementierung und die überzeugende Nutzerfreundlichkeit und Kompatibilität der Circula-Plattform hat sich MaibornWolff für einen Ausbau der Zusammenarbeit entschieden. Die Lösung für das Reisekosten- und Auslagenmanagement setzt MaibornWolff zukünftig auch an den spanischen Standorten ein – selbstverständlich unter Berücksichtigung der dort geltenden Regeln und Anforderungen.

Erfolgsgeschichte in Serie

Mobilitätsbudget

Im Herbst 2022 hat sich MaibornWolff zudem für das Mobilitätsbudget aus dem Circula-Portfolio entschieden. Es wurde mit weiteren Benefits im Rahmen einer Überarbeitung der Gehaltsstruktur und Gesamtstrategie eingeführt. Damit kam das Unternehmen den Anfragen seiner Mitarbeitenden nach, ein entsprechendes Benefit anzubieten. Das Circula-Angebot war eine attraktive Alternative zum herkömmlichen Jobticket. Dieses konnte aus verschiedenen Gründen nicht überzeugen: Es war zum einen auf den öffentlichen Nahverkehr beschränkt, zum anderen hat jeder Verkehrsverbund an den deutschen Standorten des Unternehmens unterschiedliche Regelungen, was einen hohen administrativen Aufwand bedeutet. Anders bei Circula: Die Mitarbeitenden können das Mobilitätsbudget bequem über die bereits vorhandene App nutzen und sich, passend zu ihren Bedürfnissen, vom Rad über das Auto oder Taxis bis zur U-Bahn für jedes beliebige Verkehrsmittel entscheiden – und das sowohl beruflich als auch privat. Durch den Steuervorteil, den das Mobilitätsbudget bietet, ist es eine attraktive Leistung zusätzlich zum Gehalt. Rund 500 der in Deutschland angestellten 800 Mitarbeitenden nutzen das Angebot monatlich.