Datenschutzerklärung

Circula GmbH

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Erfassung und Verwendung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung sowohl unseres Webangebotes https://www.circula.com/de („Website“) als auch unserer Circula App (“App”) nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Verarbeitungstätigkeiten, die nicht von dieser Datenschutzerklärung umfasst werden, können durch weitere Datenschutzerklärungen ergänzt werden, die gesondert zu beachten sind.

1.1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Circula GmbH ("Circula"/”wir”/“uns“)
Oranienburger Str. 74,
10117
Berlin, Deutschland

1.2 Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten über Simpliant bestellt. Simpliant berät uns darüber hinaus bei der Implementierung und dem Betrieb unseres Datenschutz-Managementsystems. Mehr Informationen über Simpliant finden Sie auf http://www.simpliant.eu.

Unseren bestellten Datenschutzbeauftragten können Sie erreichen:

• postalisch unter:
  Circula GmbH
  - Datenschutzbeauftragter -
  Oranienburger Str. 74,
  10117
  Berlin, Deutschland
• oder per E-Mail unter: [email protected]

1.3 Betroffenenrechte und Aufsichtsbehörde

Sie können die folgenden Rechte ausüben:

• Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Personendaten (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, wenn wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Portabilität der Daten, wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns (Art. 21 DSGVO).

Um Ihre Rechte auszuüben, können Sie sich per E-Mail an [email protected] wenden.

Für die Identifizierung bitten wir Sie um folgende Angaben:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse

In Einzelfällen kann es sein, dass weitere Informationen zur eindeutigen Identifizierung benötigt werden. Die Bearbeitung Ihres Antrags und die Identifizierung Ihrer Person erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Sie können jederzeit gemäß Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 Bundesdatenschutzgesetz (“BDSG”) eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, z.B. bei der zuständigen Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, oder bei der für uns zuständigen Behörde.

1.4 Verarbeitung von Daten, Zweck und Rechtsgrundlagen

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem BDSG.

Die rechtliche Grundlage aller unserer Verarbeitungstätigkeiten beruht auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Personenbezogene Daten werden von uns zunächst zur Erfüllung vertraglicher Pflichten oder vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO verarbeitet. Dies umfasst insbesondere:

• Bereitstellung unserer Software als Cloud-Lösung,
• Kauf von Produkten und Dienstleistungen,
• Zusendung einer Kaufbestätigung,
• Bereitstellung der Produkte von Circula.

Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO zu bestimmten Zwecken, insbesondere:

• zum Newsletter-Versand mit regelmäßigen Angeboten,
• zum Erhalt von speziellen Informationen und Angeboten von Circula,
• zur Unterstützung von Nutzungsvorgängen der Website,
• für die personalisierte Nutzung der Website und personalisierte Angebote,
• zu analytischen Zwecken, um unser Angebot für Sie zu optimieren.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

In einigen Fällen ergibt sich unsere Verpflichtung, Sie um Ihre Einwilligung zu bitten, nicht oder nicht ausschließlich aus der DSGVO, sondern aus dem Gesetz über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (“TDDDG”) oder dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (“UWG”). Die sich aus diesen Gesetzen ergebenden Verpflichtungen haben wir im Folgenden berücksichtigt, ohne sie ausdrücklich zu erwähnen.

Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO,

• zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche einschließlich Inkasso und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
• zu Zwecken der Erstellung von Statistiken zur Verbesserung von Produkten und Services,
• für die Kontaktaufnahme mit Ihnen, soweit eine dauerhafte Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber besteht oder angestrebt ist (Geschäftskontakte).

Außerdem werden wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeiten, sofern wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, um beispielsweise unseren handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

1.5 Speicherdauer

Wir unternehmen alle angemessenen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur für den jeweils nach dem Verarbeitungszweck erforderlichen Zeitraum verarbeitet werden. Wenn die Speicherdauer nicht weiter unten angegeben ist, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck oder die Rechtsgrundlage für die Speicherung wegfällt. Eine Löschung personenbezogener Daten erfolgt nicht, wenn die Speicherung gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. § 257 HGB, 147 AO). Des Weiteren können wir Ihre personenbezogenen Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (im Regelfall 3 Jahre; im Einzelfall aber auch bis zu 10 Jahre oder länger) aufbewahren, sofern dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

1.6 Datensicherheit

Um die Sicherheit Ihrer Daten während der Übertragung zu schützen, setzen wir technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, insbesondere die Verschlüsselung unserer Website, um den unberechtigten Zugriff Dritter zu verhindern. Die Verschlüsselung über HTTPS wird im Rahmen eines HSTS-Headers erzwungen. Die von Ihnen erhobenen Daten werden grundsätzlich auf ISO 27001 zertifizierten Servern gehostet. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert und angepasst.

1.7 Übermittlung an Dienstleister

Für die Bereitstellung unserer Angebote nutzen wir Dienstleister. Diese Dienstleister handeln nur nach unseren Weisungen und sind vertraglich verpflichtet, die Bestimmungen von Art. 28 DSGVO zu beachten. Wenn im Folgenden nicht weiter spezifiziert, werden die Dienstleister für folgende Dienstleistungen beauftragt:

• Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen,
• Wartung von IT-Systemen und zugehörigen Dienstleistungen,
• Abwicklung unseres Kundenservice und Verwaltung von Anfragen,
• Bereitstellung der Plattform/App,
• Messung der Website-Performance,
• Zustellung von Produkten und Abwicklung von Zahlungen.

1.8 Datentransfer in Drittländer

Wenn unten nicht anders angegeben, werden Ihre Daten nicht in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union (“EU”) übermittelt. Ihre personenbezogenen Daten werden nur dann in Drittstaaten übermittelt, wenn die Anforderungen von Art. 44 - 49 DSGVO erfüllt sind, insbesondere Standardvertragsklauseln, verbindliche Unternehmensregeln oder Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission bestehen.

1.9 Keine Verpflichtung zur Datenbereitstellung / Kein Profiling

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, uns Daten zur Verfügung zu stellen. Einige Dienstleistungen können jedoch nur erbracht werden, wenn die erforderlichen Daten von Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte individuelle Entscheidungsfindung einschließlich Profiling verwendet.

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Unsere Website bietet verschiedene Bereiche mit unterschiedlichen Funktionalitäten für den Besucher, die im Folgenden näher beschrieben werden.

2.1 Server Protokolle

Art und Zweck der Datenverarbeitung:

Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Zu diesen Informationen, die als Server-Logdateien bezeichnet werden, gehören:

• IP-Adresse,
• Name des Zuganganbieters,
• Browser-Typ, Version der Browser-Software und Sprache des Browsers,
• Betriebssystem,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Inhalt des Zugangs,
• Menge der übertragenen Daten,
• Zugriffsstatus (erfolgreiche Übertragung/Fehler),
• Websites, auf die der Zugriff weitergeleitet wurde,
• besuchte Webseiten.

Die Verarbeitung erfolgt für folgende Zwecke:

• Gewährleistung einer störungsfreien Verbindung zur Website,
• Gewährleistung einer reibungslosen Nutzung unserer Website,
• Bewertung der Systemsicherheit und -stabilität.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Website zu hosten und die Sicherheit, Stabilität und Funktionalität der Website zu verbessern und zu überwachen.

Empfänger:

Empfänger der Daten ist ein technischer Dienstleister, der für den Betrieb (Hosting) und die Wartung unserer Website verantwortlich ist. Als Auftragsverarbeiter ist der Dienstleister verpflichtet, die Daten nur im Rahmen unserer Weisungen zu verarbeiten.

Übermittlung in Drittländer:

Die Server, über die unsere Website angeboten wird, befinden sich in Frankfurt am Main, Deutschland. Unter Umständen können jedoch vereinzelt Nutzungsdaten in die Vereinigten Staaten von Amerika (“USA”) übermittelt werden. Der Transfer basiert auf einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission auf Grundlage des Data-Privacy-Frameworks. Die Auftragsverarbeitungsverträge mit den Dienstleistern enthalten ferner von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und angemessene Garantien für die Einhaltung der Datenschutzpflichten.

Aufbewahrungsfrist:

Die Server-Protokolldateien werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

2.2 Einwilligungs-Management

Art und Zweck der Verarbeitung:

Unsere Website nutzt Cookies (kleine Textdateien) für diverse Verarbeitungstätigkeiten, für die Ihre Einwilligung erforderlich ist. Um eine solche Einwilligung einzuholen und diese speichern zu können, nutzen wir eine sog. Consent-Management-Plattform von Usercentrics. Im Rahmen dessen wird ein Cookie auf Ihrem Endgerät gesetzt, um Ihre Auswahl/Einwilligung zu registrieren. Hierzu verarbeiten wir unter anderem Ihre IP-Adresse. Auf unserer Website können Sie graduelle Privatsphäre-Einstellungen zu diesen Cookies vornehmen.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund unserer berechtigten Interessen an der Dokumentation der Einhaltung der Vorschriften der DSGVO bezüglich der Einholung von Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Cookie kann nach § 25 TDDDG auch ohne Ihre Einwilligung gesetzt werden, da das Einwilligungsmanagement eine wesentliche Funktion ist.

Weitere Informationen finden Sie unter dem Punkt “Cookies”.

2.3 Newsletter

Art und Zweck der Verarbeitung:

Auf unserer Website bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich für einen E-Mail-Newsletter mit Neuigkeiten und Updates zu unserer Branche, zu Veranstaltungen und aus unserem Blog anzumelden. Für diese Zwecke müssen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse verarbeiten. Diese Daten werden verarbeitet, um Ihnen die oben genannten Informationen zuzusenden.

Abgesehen davon versenden wir regelmäßig E-Mails mit Neuigkeiten und Produkt-Updates an unsere Bestandskunden.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung im Rahmen der Anmeldung zum Newsletter beruht auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Verarbeitung im Rahmen des Newsletter-Versands an unsere Bestandskunden beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 3 UWG. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei in der Pflege bestehender Kundenbeziehungen sowie in der Durchführung zielgerichteter Direktwerbung, um Sie über für Sie potenziell relevante Produkte, Services, Aktionen und Neuigkeiten zu informieren und unser Angebot kundenorientiert weiterzuentwickeln.

Empfänger:

Die Empfänger der Daten sind Auftragsverarbeiter. Als Auftragsverarbeiter sind die Dienstleister verpflichtet, die Daten nur im Rahmen unserer Weisungen zu verarbeiten.

Übermittlung in Drittländer:

Personenbezogene Daten werden in die USA übermittelt. Der Transfer basiert auf einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission auf Grundlage des Data-Privacy-Frameworks. Die Auftragsverarbeitungsverträge mit den Dienstleistern enthalten ferner von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und angemessene Garantien für die Einhaltung der Datenschutzpflichten.

Aufbewahrungsfrist:

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, bis Sie sich von unserem Newsletter abmelden, Ihre Einwilligung widerrufen, oder von uns die Löschung verlangen.

Widerruf der Einwilligung und Widerspruch gegen Direktwerbung durch Bestandskunden:

Wenn Sie in Zukunft keine Newsletter mehr von uns erhalten möchten, nutzen Sie bitte den in jedem Newsletter enthaltenen "Abmelden"-Link oder senden Sie uns eine E-Mail an [email protected].

2.4 Kontaktaufnahme

Art und Zweck der Verarbeitung:

Um Ihnen die bestmögliche Betreuung im Rahmen der Nutzung unserer Angebote zukommen zu lassen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, unseren Kundenservice in Form eines Chats oder Kontaktformulars auf der Website oder per E-Mail zu kontaktieren. Jegliche uns gerichtete Kommunikation wird zu einem Support-Ticket. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir Ihren Namen, ggf. Ihre E-Mail-Adresse sowie Inhalte Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage:

Die Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) verarbeitet. Sie erfolgt darüber hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir wollen Kunden eine Kundenservice zur Verfügung stellen, der überall auf der Seite verfügbar ist (in Form von Chat oder einer kundenseitigen E-Mail).

Empfänger:

Die Empfänger der Daten sind Auftragsverarbeiter. Als Auftragsverarbeiter sind die Dienstleister verpflichtet, die Daten nur im Rahmen unserer Weisungen zu verarbeiten.

Übermittlung in Drittländer:

Es werden Daten in die Vereinigten Staaten von Amerika übermittelt. Der Transfer basiert auf einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission auf Grundlage des Data-Privacy-Frameworks. Die Auftragsverarbeitungsverträge mit den Dienstleistern enthalten ferner von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und angemessene Garantien für die Einhaltung der Datenschutzpflichten.

Aufbewahrungsfrist:

Sollte es zu keiner Zuordnung zu einem Nutzerkonto kommen, werden die Daten innerhalb von 12 Monaten nach Dateneingabe gelöscht.

2.5 Online Lernportal

Art und Zweck der Verarbeitung:

Sie haben die Möglichkeit, sich über die Website bei unserem Online-Lernportal zu registrieren, um Online-Kurse über Circula zu absolvieren. Hierfür benötigen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen die entsprechenden Materialien und den Zugang zum Kurs bereitstellen zu können.

Rechtsgrundlage:

Die Daten werden zur Durchführung vertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) verarbeitet (kostenloses Nutzungsverhältnis des Online-Lernportals). Sie erfolgt darüber hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Bereitstellung von Informationen hinsichtlich der Umsetzung unserer Dienstleistung. Hierfür benötigen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse.

Empfänger:

Empfänger der Daten ist ein Auftragsverarbeiter. Als Auftragsverarbeiter ist der Dienstleister verpflichtet, die Daten nur im Rahmen unserer Weisungen zu verarbeiten.

Übermittlung in Drittländer:

Es werden Daten nach Kanada übermittelt. Für Kanada liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission hinsichtlich eines angemessenen Datenschutzniveaus vor.

Aufbewahrungsfrist:

Ihre Daten werden so lange verarbeitet, bis das Nutzerkonto gelöscht wird.

2.6 Website-Analyse

Art und Zweck der Datenverarbeitung:

Diese Website verwendet auf Cookies basierende Technologien, die uns helfen, besser zu verstehen, wie die Website genutzt wird und wie wir sie weiter zugunsten der Performance und User Experience optimieren können. Dies erfolgt, indem wir Berichte über die Aktivität auf der Website zusammenstellen, die keine bestimmten Personen identifizieren. Analyse-Cookies verarbeiten zu diesem Zweck Ihre IP-Adresse und Daten zum Nutzungsverhalten auf unserer Website (z.B. welche Seiten besucht und welche Buttons geklickt wurden).

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung erfolgt mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie unter dem Punkt “Cookies”.

2.7 Personalisierte Werbung

Art und Zweck der Datenverarbeitung:

Wir verwenden cookie-basierte Technologien, die uns helfen, relevante und personalisierte Werbung zu liefern.

Dies ermöglicht es uns, die Besucher unseres Online-Angebots als Zielgruppe für die Anzeige von Werbung zu bestimmen (sog. "zielgerichtete Werbung"). Darüber hinaus können wir die Wirksamkeit unserer Online-Werbung nachverfolgen, indem wir sehen, ob Nutzer nach dem Anklicken einer solchen Werbung auf unsere Website weitergeleitet wurden (sog. "Conversion Tracking"). Wir können auch Dienstleister nutzen, um Nutzer, die unsere Website besucht haben, als potenzielle Kunden und Empfänger von Werbung zu identifizieren (sog. "Retargeting").

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung erfolgt mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie unter dem Punkt “Cookies”.

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Unsere Website verwendet Cookies. Cookies richten auf Ihrem Gerät keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät und in Ihrem Browser abgelegt werden.

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind sogenannte Session-Cookies. Diese Cookies werden nach Ende der Sitzung automatisch gelöscht. Session-Cookies werden verwendet, um aufeinanderfolgende Seitenaufrufe den einzelnen Nutzern zuzuordnen, die zur gleichen Zeit auf unsere Website zugreifen. Andere Cookies werden auf Ihrem Gerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser bei Ihrem nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, von Fall zu Fall über die Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren.

• Google Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=de
• Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/de/kb/cookies-loeschen-daten-von-websites-entfernen
• Safari: https://support.apple.com/kb/PH17191?locale=de_DE&viewlocale=de_DE
• Opera: http://www.opera.com/de/help

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne den Einsatz von Cookies eingeschränkt sein kann.

Die Cookies werden über ein Consent-Management-Tool dargelegt. Die Einstellungen können hier definiert werden.

Das Recht, Cookies zu setzen, bemisst sich nicht allein nach der DSGVO, sondern in erster Linie nach § 25 TDDDG. Die Norm unterscheidet zwischen Cookies, die für den Betrieb des Online-Angebots unbedingt erforderlich sind (essentiell), und solchen, die es nicht sind. Essentielle Cookies dürfen auch ohne Einwilligung gesetzt werden, nicht wesentliche Cookies bedürfen immer einer Einwilligung - auch wenn diese nach der DSGVO nicht erforderlich ist (z.B. wenn ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage vorliegt oder die Daten nicht personenbezogen sind).

Bevor wir nicht-essentielle Cookies auf Ihrem Endgerät speichern, bitten wir Sie gemäß den Anforderungen des § 25 TDDDG um Ihre Einwilligung.

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Wir unterhalten öffentlich zugängliche Profile in sozialen Netzwerken. Die im Einzelnen von uns genutzten sozialen Netzwerke finden Sie weiter unten.

Durch den Besuch unserer Social-Media-Präsenzen werden zahlreiche datenschutzrelevante Verarbeitungsvorgänge ausgelöst.

Wenn Sie in Ihrem Social-Media-Account eingeloggt sind und unsere Social-Media-Präsenz besuchen, kann der Betreiber des Social-Media-Portals diesen Besuch Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Ihre personenbezogenen Daten können unter Umständen aber auch dann erfasst werden, wenn Sie nicht eingeloggt sind oder keinen Account beim jeweiligen Social-Media-Portal besitzen. Diese Datenerfassung erfolgt in diesem Fall beispielsweise über Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden oder durch Erfassung Ihrer IP-Adresse.

Mit Hilfe der so erfassten Daten können die Betreiber der Social-Media-Portale Nutzerprofile erstellen, in denen Ihre Präferenzen und Interessen hinterlegt sind. Auf diese Weise kann Ihnen interessenbezogene Werbung innerhalb und außerhalb der jeweiligen Social-Media-Präsenz angezeigt werden. Sofern Sie über einen Account beim jeweiligen sozialen Netzwerk verfügen, kann die interessenbezogene Werbung auf allen Geräten angezeigt werden, auf denen Sie eingeloggt sind oder eingeloggt waren.

Bitte beachten Sie außerdem, dass wir nicht alle Verarbeitungsprozesse auf den Social-Media-Portalen nachvollziehen können. Je nach Anbieter können daher ggf. weitere Verarbeitungsvorgänge von den Betreibern der Social-Media-Portale durchgeführt werden. Details hierzu entnehmen Sie den Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Social-Media-Portale.

Rechtsgrundlage:

Unsere Social-Media-Auftritte sollen eine möglichst umfassende Präsenz im Internet gewährleisten. Hierbei handelt es sich um ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die von den sozialen Netzwerken initiierten Analyseprozesse beruhen ggf. auf abweichenden Rechtsgrundlagen, die von den Betreibern der sozialen Netzwerke anzugeben sind (z.B. Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Verantwortlicher und Geltendmachung von Rechten:

Wenn Sie einen unserer Social-Media-Auftritte (z.B. Facebook) besuchen, sind wir gemeinsam mit dem Betreiber der Social-Media-Plattform für die bei diesem Besuch vorgenommenen Verarbeitungstätigkeiten verantwortlich. Sie können Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde) grundsätzlich sowohl gegenüber uns als auch gegenüber dem Betreiber des jeweiligen Social-Media-Portals (z.B. gegenüber Facebook) geltend machen.

Bitte beachten Sie, dass wir trotz der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit den Social-Media-Portal-Betreibern nicht vollumfänglich Einfluss auf die Verarbeitungstätigkeiten der Social-Media-Portale haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters.

Aufbewahrungsfrist:

Die unmittelbar von uns über die Social-Media-Präsenz erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald der Zweck für ihre Speicherung entfällt, Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Bestimmungen (insbesondere Aufbewahrungsfristen) bleiben davon unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der sozialen Netzwerke zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der sozialen Netzwerke.

4.1.1 Facebook

Wir verfügen über ein Unternehmensprofil bei Facebook. Wir haben mit Facebook eine Vereinbarung über eine gemeinsame Verantwortlichkeit bei der Verarbeitung von Daten (“Controller Addendum”) geschlossen. In dieser Vereinbarung wird festgelegt, für welche Verarbeitungstätigkeiten wir bzw. Facebook verantwortlich sind bzw. ist, wenn Sie unsere Facebook- Fanpage besuchen. Diese Vereinbarung können Sie unter folgendem Link einsehen:

https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

4.1.2 LinkedIn

Wir verfügen über ein Unternehmensprofil bei LinkedIn. Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Details zu deren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von LinkedIn:

https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

4.1.3 Instagram

Wir verfügen über ein Business-Profil bei Instagram. Anbieter ist die Instagram Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA, 94025, USA, die wiederum zu Facebook gehört. Details zu deren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Instagram:

https://help.instagram.com/519522125107875

4.1.4 X (ehemals Twitter)

Wir verfügen über ein Unternehmensprofil bei X. Anbieter ist die X Corp., San Francisco, USA. Details zu deren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Twitter:

https://twitter.com/de/privacy

4.1.5 Crunchbase

Wir verfügen über ein Unternehmensprofil bei Crunchbase. Anbieter ist Crunchbase, 564 Market Street, Suite 700, San Francisco, CA 94104, USA. Details zu deren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Crunchbase:

https://about.crunchbase.com/terms-of-service/privacy-policy/

4.1.6 Xing

Wir verfügen über ein Unternehmensprofil bei Xing. Anbieter ist New Work SE, Dammtorstraße 30., 20354 Hamburg, Deutschland. Details zu deren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von LinkedIn:

https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung

4.1.7 YouTube

Wir verfügen über ein Unternehmensprofil bei Youtube. Anbieter ist Google Ireland Limited,Gordon House, Barrow Street, Dublin 4., Irland. Die Datenschutzerklärung von Google für Youtube finden sie unter folgendem Link:

https://policies.google.com/privacy

4.1.8 Google My Business

Wir verfügen über ein Unternehmensprofil bei Google My Business. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4., Irland. Die Datenschutzerklärung von Google für Youtube finden sie unter folgendem Link:

https://policies.google.com/privacy

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Die App von Circula wird ausschließlich an Unternehmen vertrieben. Der Großteil an Datenverarbeitungen findet daher als Auftragsverarbeiter für Unternehmen statt. Diese Auftragsverarbeitungen sind im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen zwischen Circula und seinen Kunden als Verantwortliche geregelt, die wiederum dazu verpflichtet sind, Betroffene ihrerseits über die Verarbeitung als Verantwortlicher zu informieren.

Folgende Verarbeitungen werden indes von Circula als Verantwortlicher ausgeführt.

5.1 Admin Konto

Art und Zweck der Verarbeitung:

Um die Nutzung unserer App und die Leistungsabwicklung zu ermöglichen, ist es notwendig, ein sogenanntes Admin-Konto zur Verfügung zu stellen. Hierüber werden alle Einstellungen für die Organisation unserer Kunden abgebildet. Im Rahmen der Bereitstellung dieses Kontos werden Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Nutzungsdaten sowie Server-Logdateien verarbeitet.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Abwicklung des Nutzungsvertrages der App (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger:

Empfänger der Daten ist ein Auftragsverarbeiter, der ein Hochsicherheits-Rechenzentrum in Frankfurt am Main betreibt. Als Auftragsverarbeiter ist der Dienstleister verpflichtet, die Daten nur im Rahmen unserer Weisungen zu verarbeiten.

Weitere Empfänger sind Omni Analytics Inc. (“Omni”) sowie Metabase, Inc. (“Metabase”).

Übermittlung in Drittländer:

Die Daten werden an Omni und Metabase in die USA übermittelt. In Bezug auf Omni basiert der Datentransfer auf einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission auf Grundlage des Data-Privacy-Frameworks. Omni ist unter dem Data-Privacy-Framework zertifiziert. Darüber hinaus enthalten die Auftragsverarbeitungsverträge mit Omni und Metabase von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und angemessene Garantien für die Einhaltung der Datenschutzpflichten.

Aufbewahrungsfrist:

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie Ihr Nutzerkonto besteht. Gegebenenfalls sind wir dazu verpflichtet, einzelne Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen länger zu verarbeiten (insbesondere aufgrund steuerrechtlicher Pflichten).

5.2 Leistungsabrechnung und Lizenzmanagement

Art und Zweck der Verarbeitung:

Zur Abwicklung Ihrer Bestellung und Zahlung werden Ihre im Rahmen des Bestellvorgangs mitgeteilten Daten (Name, Anschrift, Kontonummer, Bankleitzahl, evtl. Kreditkartennummer, Rechnungsbetrag, Währung und Transaktionsnummer) verarbeitet. Darüber hinaus verwenden wir eine einmalige Identifikationsnummer (“UUID”), um nachvollziehen zu können, ob die Nutzung unserer Software durch eine gültige Lizenz erfolgt.

Ihre Zahlungsdaten geben wir im Rahmen der Zahlungsabwicklung an das beauftragte Kreditinstitut weiter, sofern dies für die Zahlungsabwicklung erforderlich ist. Sofern Zahlungsdienstleister eingesetzt werden, informieren wir Sie hierüber nachstehend explizit.

Rechtsgrundlage:

Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger:

Wir geben Ihre Zahlungsdaten im Rahmen der Zahlungsabwicklung an das beauftragte Kreditinstitut weiter, soweit dies für die Zahlungsabwicklung erforderlich ist. Weitere Empfänger der Daten sind Zahlungs- und Rechnungsdienstleister, wie Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“) und Chargebee, Inc., 909 Rose Avenue, Suite 610, North Bethesda, MD 20852, USA („Chargebee“). Als Auftragsverarbeiter sind Stripe und Chargebee verpflichtet, die Daten nur im Rahmen unserer Weisungen zu verarbeiten.

Übermittlung in Drittländer:

Die Daten werden an Chargebee in die USA übermittelt. Der Transfer basiert auf einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission auf Grundlage des Data-Privacy-Frameworks. Chargebee ist unter dem Data-Privacy-Framework zertifiziert. Darüber hinaus enthält der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Chargebee von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und angemessene Garantien für die Einhaltung der Datenschutzpflichten.

Aufbewahrungsfrist:

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie Ihr Nutzerkonto besteht bzw. so lange, wie es für die Geltendmachung bestehender Ansprüche notwendig ist. Gegebenenfalls sind wir dazu verpflichtet, einzelne Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen länger zu verarbeiten (insbesondere aufgrund steuerrechtlicher Pflichten).

5.3 Web App Fehlerbehebung (Error Tracking)

Zweck und Umfang der Datenverarbeitung:

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die technische Stabilität unseres Dienstes zu gewährleisten, sowie um die Überwachung der Systemstabilität und Ermittlung von Codefehlern zu verbessern. Die Verarbeitung dient alleine diesen Zielen und wertet keine Daten zu Werbezwecken aus.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der technischen Stabilität unseres Dienstes.

Empfänger:

Empfänger der Daten ist Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA (“Sentry”).

Übermittlung in Drittländer:

Daten werden in die USA übermittelt. Der Transfer basiert auf einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission auf Grundlage des Data-Privacy-Frameworks. Sentry ist unter dem Data-Privacy-Framework zertifiziert. Darüber hinaus enthält der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Sentry von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und angemessene Garantien für die Einhaltung der Datenschutzpflichten.

Aufbewahrungsfrist:

Die Daten werden nach 90 Tagen gelöscht.

5.4 App Analyse

Art und Zweck der Datenverarbeitung:

Unsere App nutzt auf Cookies basierende Technologien, die uns helfen, besser zu verstehen, wie unsere App genutzt wird. Wir tun dies, indem wir Berichte über die Aktivität in der App zusammenstellen, die keine bestimmten Personen identifizieren. Analyse-Cookies übertragen zu diesem Zweck Ihre IP-Adresse und Daten zum Nutzungsverhalten an einen Dienstanbieter.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung erfolgt mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie unter dem Punkt “Cookies”.

5.5 Kundenservice

Art und Zweck der Verarbeitung:

Um Ihnen die bestmögliche Betreuung im Rahmen der Nutzung unserer Angebote zukommen zu lassen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, unseren Kundenservice in Form eines Chats auf der Website oder per E-Mail zu kontaktieren. Jegliche an uns gerichtete Kommunikation wird zu einem Support-Ticket. In diesem Zusammenhang bearbeiten wir Ihren Namen, ggf. Ihre E-Mail-Adresse, sowie Inhalte Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage:

Die Daten werden zur Erfüllung vertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) verarbeitet. Sie erfolgt darüber hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir wollen unseren Kunden einen unkomplizierten und effizienten Kundenservice zur Verfügung stellen.

Empfänger:

Der Empfänger der Daten ist Intercom R&D Unlimited Company, 2nd Floor, Stephen Court, 18-21 St. Stephen's Green, Dublin 2, Irland ("Intercom"). Als Auftragsverarbeiter ist Intercom verpflichtet, die Daten nur im Rahmen unserer Weisungen zu verarbeiten.

Aufbewahrungsfrist:

Um Ihnen die bestmögliche Unterstützung zu bieten, verarbeiten wir Ihre Daten für die Dauer unserer bestehenden Rechtsbeziehung.

5.6 Produkt Updates

Art und Zweck der Verarbeitung:

Abhängig von der Nutzung der Funktionen und der Nutzeraktivität unserer registrierten Kunden bieten wir regelmäßige Produktaktualisierungen an, um das Nutzererlebnis zu verbessern. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Benutzerrolle, Ihr Gebietsschema, die Sprache der App, die verwendeten Produkte und Ihre E-Mail-Adresse, um relevante, spezifische und lokalisierte Inhalte zusammenstellen zu können.

Rechtsgrundlage:

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, bestimmte Gruppen unserer Bestandskunden mit relevanten Produktneuheiten zu versorgen.

Empfänger:

Wir nutzen die Dienste von Intercom und HubSpot, Inc., Two Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA ("HubSpot"). Als Auftragsverarbeiter sind Intercom und HubSpot verpflichtet, die Daten nur nach unseren Weisungen zu verarbeiten.

Übermittlung in Drittländer:

Daten werden in die USA übermittelt. Der Transfer basiert auf einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission auf Grundlage des Data-Privacy-Frameworks. Hubspot ist unter dem Data-Privacy-Framework zertifiziert. Darüber hinaus enthält der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Hubspot von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und angemessene Garantien für die Einhaltung der Datenschutzpflichten.

Aufbewahrungsfrist:

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie Sie bei uns als Nutzer registriert sind, es sei denn, Sie melden sich vorher von der Produktupdate-Mailingliste ab.

5.7 Kreditkarten

Art und Zweck der Verarbeitung:

Circula stellt seinen Kunden eine Software für das Kreditkartenmanagement zur Verfügung. Pliant GmbH, Saarbrücker Str. 36, 10405 Berlin, Deutschland (nachfolgend "Pliant") ist ein Kooperationspartner von Circula, der eine Online-Plattform zur Verbindung von physischen und virtuellen Kreditkarten anbietet, die verschiedene Funktionen umfasst. In Zusammenarbeit mit Pliant bietet Circula seinen Kunden eine Circula-Pliant-Kreditkarte an. Pliant und Circula verarbeiten Daten unter gemeinsamer Kontrolle im Sinne von Art. 26 DSGVO und haben in diesem Zusammenhang Vereinbarungen zur Einhaltung der Datenschutzpflichten getroffen, deren wesentlichen Inhalt wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung stellen. Weitere Informationen zu den über die Partneranwendung verarbeiteten Daten finden Sie in den Datenschutzbestimmungen des Partners. Wenn Sie Fragen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen haben, können Sie sich sowohl an uns (auch per E-Mail an [email protected]) als auch an den jeweiligen Partner wenden.

Herausgeber der Kreditkarte ist die Pliant Oy, die im Rahmen einer Lizenz von VISA Europe Limited Firmenkreditkarten ausgibt. Die Datenschutzerklärung finden Sie hier, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen hier und den Anhang hier. Pliant Oy, Kaisaniemenkatu 4, c/o Spacent, 8. kerros, 00100 Helsinki, Finnland, ist als zugelassenes E-Geld-Zahlungsinstitut anerkannt und unterliegt der Aufsicht durch die finnische Finanzaufsichtsbehörde (FIN-FSA) unter der Geschäfts-ID 3266913-9.

Rechtsgrundlage:

Die Daten werden zur Erfüllung von vertraglichen Maßnahmen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger:

Die personenbezogenen Daten werden an Pliant übermittelt. Pliant ist als gemeinsam Verantwortlicher gesetzlich und vertraglich dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten angemessen zu schützen. Informationen zu weiteren Datenempfängern und zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Pliant-Plattform finden Sie hier.

Aufbewahrungsfrist:

Wir löschen personenbezogene Daten, wenn sie für die vorgenannten Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

5.8 Sitzungsaufzeichnungen und Verhaltensanalysen

Art und Zweck der Datenverarbeitung:

Zur Optimierung der App-Funktionalität und der Benutzererfahrung verwenden wir Sitzungsaufzeichnungstools. Diese Tools erstellen anonymisierte Rekonstruktionen von Benutzerinteraktionen (z. B. Klicks, Bildläufe, Navigationspfade), um Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit zu identifizieren. Sensible Daten (z. B. Passwörter, Zahlungsdetails) werden an der Quelle maskiert und niemals übertragen.

Kategorien der verarbeiteten Daten:

• Anonymisierte Interaktionssequenzen (z. B. Bildschirmübergänge, Klicks auf Schaltflächen),
• Technische Metadaten (z. B. Gerätetyp, Betriebssystem, Browserversion),
• Bildschirmaufzeichnungssitzungen (anonymisierte Aufzeichnung der Benutzerinteraktionen bei der Nutzung des Dienstes).

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung kann jederzeit über die App-Einstellungen erteilt und widerrufen werden.

Empfänger:

Die Daten werden von PostHog, Inc., 2261 Market Street, Suite 4008, San Francisco, CA 94114, USA (“PostHog”) im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO verarbeitet.

Übermittlung in Drittländer:

Obwohl PostHog ein US-amerikanisches Unternehmen ist, werden alle Daten für EU-Nutzer in Deutschland auf AWS-Servern gehostet.

Für den Fall, dass dennoch Daten in die USA übermittelt werden, hat PostHog sich unter dem Data-Privacy-Framework zertifiziert. Darüber hinaus enthält der Auftragsverarbeitungsvertrag mit PostHog von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und angemessene Garantien für die Einhaltung der Datenschutzpflichten.

Aufbewahrungsfrist:

Aufzeichnungen werden 3 Monate lang aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Eine längere Aufbewahrung gilt nur für irreversibel anonymisierte Daten, die für aggregierte statistische Analysen verwendet werden.

Widerruf der Einwilligung:

Sie können die Aufzeichnung von Sitzungen rückwirkend in den App-Einstellungen deaktivieren. Der Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf. Um die Löschung bestehender Daten zu beantragen, kontaktieren Sie uns bitte.

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Circula bietet die Möglichkeit für Kunden, die App von Circula mit weiteren Diensten zu integrieren. Es handelt sich hierbei nicht um eine Verarbeitung als Verantwortlicher von Circula, sondern um eine Übertragung von einem Auftragsverarbeiter (Circula) an einen anderen Auftragsverarbeiter (Integrierter Dienst) auf Weisung des verantwortlichen Kunden.

Eine Übersicht an Integrationen finden Sie hier: https://www.circula.com/product/integrations

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Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sodass sie stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen sowie den aktuellen Angeboten von Circula entspricht.

Stand: März 2026

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