Was sind Reisekosten?

Dienstreisen gehören für viele zum Arbeitsalltag. Doch wenn es um Reisekosten geht, gibt es viele Fragen: Was kann ich abrechnen, wie reiche ich Belege ein, welche Pauschalen gibt es? Viele der Regulierungen rund um Dienstreisen sind komplex und kompliziert.

Im Folgenden wollen wir in alle Fragen rund um Reisekosten und Reisekostenabrechnung einführen. Unser Ansatz dabei: Reisekosten müssen nicht kompliziert sein, wenn Sie einige Grundsätze beachten. Mit den richtigen (digitalen) Tools wird die Planung und Abrechnung von Dienstreisen für Reisende und Buchhaltung sogar noch einfacher.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind Ausgaben, die mit einer Dienstreise zusammenhängen. Um Reisekosten zu definieren, müssen wir also erst verstehen, was als Dienstreise gilt. Eine Dienstreise oder Geschäftsreise findet im Auftrag des Arbeitgebers außerhalb der regulären Tätigkeitsstätte statt und kann beispielsweise für eine Messe oder Tagung, eine Weiterbildung, einen Kundentermin oder den Besuch einer Niederlassung des eigenen Unternehmens unternommen werden.

Das sind nur einige Beispiele, denn eine offizielle Definition gibt es so nicht. Es obliegt daher dem Arbeitgeber, Regelungen aufzustellen und Reiseanträge der Mitarbeitenden zu prüfen. Arbeitszeitregelungen für Dienstreisen sind oft im Arbeitsvertrag festgehalten, insbesondere wenn diese zum Arbeitsalltag der Position gehören. Gut zu wissen: Dienstreisen fallen auch unter das Arbeitszeitgesetz.

Lesen Sie mehr zu den detaillierten Regelungen von Dienstreisen.

Welche Kosten können geltend gemacht werden?

Dienstreisen finden im Auftrag des Arbeitgebers statt. Das heißt, auf der Dienstreise entstehende Kosten werden in der Regel vom Arbeitgeber getragen. Auf der Dienstreise werden die Fahrtkosten, eventuelle Übernachtungskosten sowie Verpflegungskosten abgerechnet. Zusätzlich können Reisenebenkosten abgerechnet werden, dazu zählen beispielsweise Trinkgelder, Parkgebühren oder Telefonkosten. Die Aufwände auf der Dienstreise werden meistens vom Arbeitgeber lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet. Falls Arbeitgeber allerdings höhere Pauschalbeträge als gesetzlich festgelegte ansetzt, gelten diese als zu versteuernder Arbeitslohn.

Damit entsteht keine zusätzliche Belastung für die Arbeitnehmenden, allerdings ist die entsprechende Dokumentation und Abrechnung wichtig, um sich im Falle einer Prüfung durch des Finanzamts zu schützen. Über alle Kosten müssen Reisende also mit Belegen gegenüber ihrem Arbeitgeber nachweisen, welche Ausgaben getätigt wurden. Der Arbeitgeber wiederum braucht diese Belege für die Buchhaltung, als Nachweis für die lohnsteuerfreie Erstattung und den Vorsteuerabzug. Das heißt für Reisende einerseits Belege sammeln, einreichen und erstatten lassen; für die Buchhaltung andererseits Belege prüfen, Erstattungen durchführen und Belege ordnungsgemäß archivieren – ein bürokratischer Aufwand für beide Parteien.

Hinzu kommen verschiedene Verpflegungsmehraufwände auf Dienstreisen und Regelungen für längere Dienstreisen. Geht die Dienstreise ins Ausland, gelten wiederum andere Spesensätze, die sich je nach Land und teilweise auch je nach Region unterscheiden. Achtung: Hält sich der Reisende über Monate einen langen Zeitraum am Ort der Dienstreise auf, kann die Dreimonatsfrist zur Geltung kommen. Mit der Frist zieht die Gesetzgebung eine Grenze zwischen einer Dienstreise und Wechsel zu einer neuen Arbeitsstätte.

Wie plane ich eine Geschäftsreise?

Viele Unternehmen haben interne Reiserichtlinien, die dabei helfen, die Dienstreise zu planen und Ausgabenlimits setzen. Eine Reisekostenrichtlinie fasst alle wichtigen Informationen zusammen und gibt vor, welche Dienstreisen vom Unternehmen genehmigt werden. Dabei muss eine Reisekostenrichtlinie nicht mit Informationen erschlagen, sie soll sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden Transparenz und Sicherheit geben. Sie kann die unternehmensinternen Prozesse abbilden sowie Informationen über verschiedene Abrechnungswege mit an die Hand geben.

Travel Management vereinfacht Prozesse

Unter dem Begriff Travel Management lassen sich Tools und Prozesse zusammenfassen, die es erleichtern, Dienstreisen zu buchen und abzurechnen. Travel Management erlaubt es Unternehmen jeder Größe, Dienstreisen zu vereinfachen. Konkret kann der Travel Manager als Rolle im Unternehmen definiert sein, was besonders in größeren Firmen der Fall ist. Diese Rolle (Travel Manager) übernimmt dann alle Prozesse rund um die Dienstreise, von der Buchung der Reisemittel, Übernachtung bis hin zur Pflege der Reiserichtlinien. Gerade in Unternehmen, in denen Dienstreisen einen wichtigen Teil des Arbeitsalltags ausmachen, ist Travel Management sinnvoll. Oft liegt diese Aufgabe bei HR oder in der Assistenz.

Das Travel Management ist oft auch für die Erstellung der Reiserichtlinien zuständig. Wenn die Reiserichtlinien aktuell und verständlich sind, kann das für alle, die am Prozess beteiligt sind, eine große Entlastung bringen und offene Fragen klären. Oft nutzt das Travel Management dazu eine Reisekosten-Software.

Sind Reisende selbst für die Planung zuständig, sollten folgende Punkte bedacht werden:

• Warum?
  Was ist der Anlass der Dienstreise: Kundenbesuch, Messe etc.
• Wohin?
  Sind die Voraussetzungen für eine Dienstreise gegeben? Bleibt der Reisende in Deutschland oder geht es ins Ausland?
• Wie lang?
  Wie lange dauert die Dienstreise? Wird der Reisende übernachten?
• Mit welchem Transportmittel?
  Flug, Zug, Mietwagen oder Privatauto – was wird genutzt?
• Wie wird gezahlt?
  Wird dem Reisenden eine Kreditkarte gestellt oder fallen Auslagen an?
• Wie wird verbucht?
  Was ist die Kostenstelle der Reise?

Welches Zahlungsmittel soll auf der Dienstreise genutzt werden?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Zahlungen auf einer Dienstreise zu tätigen.

1. Mitarbeitende legen aus

Mitarbeitende gehen entweder durch Barzahlung oder durch ihre eigenen Zahlungsmittel in den Vorschuss.

2. Unternehmenskarte

Eine Kredit- oder Debitkarte, die nur für Unternehmensausgaben genutzt wird. Da die Akzeptanz für Kreditkarten wesentlich höher ist, sollten Reisende eher mit einer Firmenkreditkarte ausgestattet werden.

Der Vorteil einer Unternehmenskarte liegt darin, dass die Mitarbeitenden hier nicht in den Vorschuss gehen müssen, da alle Ausgaben über ein Firmenkonto abgerechnet werden. Besonders bei höheren Kostenpunkten wie Transport oder Hotel ist dies ratsam, um Mitarbeitende zu entlasten. Denn: Je nach Digitalisierungsgrad des Reisekostenprozesses im Unternehmen müssen Reisende lang auf ihre Erstattung warten. Über eine Firmenkarte lässt sich dies vermeiden und gleichzeitig Transparenz über die Ausgaben schaffen. Die Buchhaltung benötigt weiterhin in jedem Fall eine zugehörige Rechnung.

Was gehört zur Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung dient als Grundlage für die Erstattung der vom Mitarbeitenden getätigten Ausgaben auf einer Dienstreise. Dazu werden alle Kosten aufgelistet und mit Belegen nachgewiesen. Die Reisekostenabrechnung selbst beinhaltet zudem weitere Informationen:

• Teilnehmer der Dienstreise (Name, Mitarbeiternummer)
• Dauer der Dienstreise
• Beginn und Ende der Dienstreise
• Reiseziel
• Zweck der Reise
• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten
• Reisenebenkosten

Zwar gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen für die Aufstellung einer Reisekostenabrechnung, aber die oben genannten Angaben sind als Standard üblich. Ein Reisekostenformular kann dabei helfen, die notwendigen Angaben zu bündeln.

Transport

Grundsätzlich können auf Dienstreisen alle gängigen Reisemittel genutzt werden: Flugzeug, ÖPNV, Bahn, Taxi oder Mietwagen. Hier reichen Ticket, Quittung oder Rechnung als Beleg und werden voll erstattet. Wenn Sie mit Ihrem privaten Fahrzeug anreisen, dann gelten bestimmte Kilometerpauschalen für die Fahrt. Für den PKW gelten 30 Cent pro Kilometer. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, über den sogenannten fahrzeugindividuellen Kilometersatz abzurechnen. Der ist komplizierter, aber lohnt sich für hochwertige PKWs. Wichtig ist, dass Sie ein Fahrtenbuch führen, wenn Sie ein privates Fahrzeug für Dienstreisen nutzen.

Verpflegungspauschalen

Die Verpflegungspauschalen gelten pro Tag und unterscheiden zwischen Dienstreisen im In- und Ausland. Grund dafür ist, dass der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Dienstreisen einen Mehraufwand bedeuten und die Verpflegung teurer ist als im Arbeitsalltag. Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten 14 Euro Verpflegungsmehraufwand pro Anreise- und Abreisetag oder wenn die Dienstreise zwischen 8 und 24 Stunden andauert. Volle Tage auf der Dienstreise werden mit 28 Euro abgegolten.

Die genauen Regelungen haben wir in unserem Beitrag zum Verpflegungsmehraufwand zusammengefasst.

Dreimonatsfrist

In manchen Berufen ist ein längerer Aufenthalt außerhalb der üblichen Dienststätte nötig, der nur bis zu einem gewissen Grad als Dienstreise gilt. Ab drei Monaten sieht das Finanzamt die Grenze zwischen Dienstreise und üblicher Arbeitsstätte. Die Frist gilt nur unter bestimmten Bedingungen und kann durch Unterbrechungen verlängert werden.

Mehr dazu in unserem Beitrag zur Dreimonatsfrist.

Reisekosten oder Werbekosten?

Grundsätzlich sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, Reisekosten zu erstatten. Mitarbeitende können die Kosten, die auf Reisen entstehen, theoretisch auch als Werbekosten von der Einkommenssteuer absetzen. Achtung: Reisekosten zugleich vom Arbeitgeber erstatten zu lassen und als Werbekosten abzusetzen, ist nicht möglich. Damit sich die Erstattung der Reisekosten über die Werbekosten lohnt, muss der Betrag von 1.000€ (die Werbekostenpauschale) allerdings überschritten werden. Liegt der Betrag darunter, ist er bereits durch die Pauschale abgedeckt und bringt keine steuerlichen Vorteile.

Mehr in unserem Whitepaper Auslagenerstattung.

Ausgaben außerhalb der Reisekosten

Ein Abend in der Sauna nach dem Kundentermin oder ein Getränk aus der Minibar? Nicht alle Kosten, die auf der Dienstreise entstehen, lassen sich pauschal als Dienstreisekosten absetzen. Hier kann die Reisekostenrichtlinie wieder Klarheit für die Mitarbeitenden schaffen, die auf Dienstreise sind.

Der Zeitaufwand, der aufgrund des bürokratischen Umfangs von Reisekosten entsteht, lässt sich durch digitale Lösungen rechtssicher reduzieren. Der Gesetzgeber erlaubt mittlerweile die Dokumentation von Belegen in digitaler Form, Details regelt die sogenannte GoBD. Das ermöglicht einen komplett digitalisierten Prozess, der nicht nur den Mitarbeitenden, sondern auch der Buchhaltung viel Arbeit abnimmt.

Belege und Quittungen können über das Smartphone noch vor Ort eingescannt werden, eine App wie Circula erlaubt das Teilen und Zuordnen der entsprechenden Dokumentation. Zusätzlich lassen sich Freigabe- und Prüfprozesse transparent in einer Plattform vereinen. Dreimonatsfrist, Duplikate erkennen, Auszahlungen veranlassen: Alles geschieht in einer Oberfläche. Damit ist das lästige Belegesammeln und Nachhaken der Buchhaltung bei den Dienstreisenden nicht mehr nötig.

Was eine digitale Lösung bieten muss

Eine digitale Lösung für die Reisekostenabrechnung muss sich an bestimmte Regulierungen halten und bringt alle Informationen an einem Ort zusammen. Durch Integrationen (wie bspw. mit DATEV) kann sie zudem an die weitere Buchhaltung angeschlossen werden.

Anforderungen an eine Reisekosten-Software:

• Aktuellster Stand der Regelungen (Pauschalsätze etc.)
• Rechtliche Anforderungen sind erfüllt (DSGVO und GoBD)
• Kompatibel mit Ihrer Finanz- und Lohnbuchhaltung (bspw. DATEV)
• Schnittstellen zur Reisebuchung oder das HRIS
• Lokalisierung bei internationalen Standorten
• Nutzerfreundlichkeit, insbesondere mobile Nutzung für Reisende
• Unterstützung im Implementierungsprozess
• Weitere Anwendungsbereiche beispielsweise Ausgabenmanagement und Kreditkarten-Management

Welche Vorteile bringt eine digitale Lösung?

Eine digitale Lösung für die Reisekostenabrechnung soll vor allem viele der bestehenden Prozesse weg vom Papier und hinein ins Digitale bringen. Quittungen, Rechnungen und andere Unterlagen sind aufwändig zu bearbeiten, die Reisekostenabrechnung selbst passiert oft in Excel und ist damit nicht nur aufwändig, sondern auch fehleranfällig. Eine digitale Lösung wie die Reisekostenabrechnung mit Circula vereinfacht diese Prozesse. Hier reicht es aus, den Beleg aus dem Restaurant oder das U-Bahn-Ticket zu scannen und entsprechend im System einzureichen. Die Buchhaltung hat sofort Zugriff auf die Belege und kann alles entsprechend einordnen.

Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung:

• Rechtssicherheit
• Reisekostenrichtlinien
• schnellere Freigabeprozesse
• unterwegs mit App nutzbar
• Scans erlauben papierlosen Prozess
• dadurch weniger manuelle Arbeit
• erlaubt schnellere Erstattung für Mitarbeitende
• mit der App verbundene Firmenkarte
• spart Zeit und Aufwand in der Buchhaltung
• kann Excel-Tabellen ersetzen

Auslage oder Kreditkarte?

Mittlerweile kann an vielen Orten kontaktlos bezahlt werden: Der Kaffee am Nachmittag, der Einkauf im Supermarkt oder auch das Sandwich am Flughafen. Damit eignet sich eine Firmenkreditkarte gut für Geschäftsreisen, denn sie ist vielseitig einsetzbar und lässt sich lückenlos nachvollziehen. Zudem müssen Mitarbeitenden durch die Auslage nicht in den Vorschuss gehen. Ein weiterer Vorteil einer Firmenkarte, ist die digitale Integration der Buchungen. Mit der digitalen Reisekostenabrechnung landet jede Buchung mit der Karte sofort im System, ein Beleg muss nur noch ergänzt werden. Die Automatisierung erleichtert den Prozess, denn das mühsame Vergleichen der Papierabrechnung und der Belege erübrigt sich. Damit entsteht zum einen mehr Transparenz für alle am Prozess beteiligten Personen, gleichzeitig lässt sich auch hier wieder manuelle Arbeit sparen. Die Kostenkontrolle wird ebenfalls effizienter.

Was lohnt sich also mehr? Auslage oder Kreditkarte? Grundsätzlich ist die Kreditkarte nutzerfreundlicher und durch die digitale Integration automatisiert ihre Nutzung viele Prozesse bei der Abrechnung. Sollte aber aus technischen oder anderen Gründen eine Barauslage notwendig sein, lässt sich auch die einfach in der digitalen Reisekostenabrechnung abbilden.