Was sind Reisekosten?

Dienstreisen gehören für viele zum Arbeitsalltag. Doch wenn es um Reisekosten geht, gibt es viele Fragen: “Was kann ich abrechnen?”, “Wie reiche ich Belege ein?” und “Welche Pauschalen gibt es?” sind nur einige davon. Ein Großteil der Regulierungen rund um Dienstreisen ist auch in unseren modernen Zeiten noch ziemlich komplex.

Im Folgenden wollen wir einige der wichtigsten Fragen rund um Reisekosten und Reisekostenabrechnung klären. Unser Ansatz dabei: Reisekostenabrechnungen müssen nicht kompliziert sein – wenn Sie dabei einige Grundsätze beachten. Mit den richtigen (digitalen) Tools wird die Planung und Abrechnung von Dienstreisen für Reisende und Buchhaltung sogar noch einfacher.

Was sind Reisekosten?

Um Reisekosten zu verstehen, ruft man sich am besten eine Dienstreise vor Augen: Sie findet im Auftrag des Arbeitgebenden statt. Mitarbeitende unternehmen sie beispielsweise zum Besuch von Messen, Tagungen, Weiterbildungen, Kundenterminen oder Niederlassungen des eigenen Unternehmens.  Den Rahmen für die Dienstreise sprechen Mitarbeitende in der Regel mit dem Arbeitgeber ab. Arbeitszeitregelungen für Dienstreisen sind oft im Arbeitsvertrag festgehalten. Gut zu wissen: Dienstreisen fallen auch unter das Arbeitszeitgesetz.

Lesen Sie mehr zu den detaillierten Regelungen von Dienstreisen.

Welche Kosten können geltend gemacht werden?

Arbeitgebende müssen in der Regel die auf der Dienstreise entstehenden Kosten tragen. Schließlich haben sie die Reise beauftragt. Abgerechnet werden Fahrtkosten, eventuelle Übernachtungskosten sowie Verpflegungskosten. Zusätzlich können Mitarbeitende Reisenebenkosten einreichen. Dazu zählen etwa Trinkgelder, Parkgebühren oder Telefonkosten. Arbeitgebende erstatten Aufwände auf Dienstreisen meistens lohnsteuerfrei.


Damit entsteht keine zusätzliche Belastung für die Arbeitnehmenden. Allerdings müssen sie sich um die entsprechende Dokumentation kümmern und alle während einer Dienstreise entstandenen Kosten gegenüber ihrem Unternehmen nachweisen.  Arbeitgebende wiederum benötigen diese Belege in der Buchhaltung als Nachweis für die lohnsteuerfreie Erstattung und den Vorsteuerabzug.

Das bedeutet: Belege sammeln, einreichen und erstatten lassen. Eine Dienstreise ist also ein bürokratischer Mehraufwand. Hinzu kommen verschiedene Verpflegungsmehraufwendungen und Regelungen für längere Dienstreisen. Geht die Dienstreise ins Ausland, gelten wiederum andere Pauschalen, die sich je nach Land und teilweise auch je nach Region unterscheiden. Dauert die Dienstreise länger als nur ein paar Tage und geht über mehrere Monate, findet die sogenannte Dreimonatsfrist Anwendung.

Wie plane ich eine Geschäftsreise?

Viele Unternehmen haben interne Reiserichtlinien, die dabei helfen, eine Dienstreise entsprechend zu planen. Diese fassen alle wichtigen Informationen zusammen und geben vor, welche Dienstreisen vom Unternehmen genehmigt werden. Dabei gilt: Eine Reisekostenrichtlinie sollte den Mitarbeitenden einen Überblick über die wichtigsten Informationen und damit Transparenz und Sicherheit bieten – und nicht mit Informationen erschlagen. Sie bildet zum Beispiel die unternehmensinternen Prozesse ab und gibt den Mitarbeitenden Tipps zu den unterschiedlichen Abrechnungswegen an die Hand.

Travel Management vereinfacht Prozesse

Unter dem Begriff Travel Management lassen sich Tools und Prozesse zusammenfassen, die Mitarbeitenden die Buchung und Abrechnung von Dienstreisen erleichtern. Travel Management erlaubt es Unternehmen jeder Größe, Dienstreisen zu vereinfachen. Konkret kann der Travel Manager als Rolle im Unternehmen definiert sein. Diese Rolle übernimmt dann alle Prozesse rund um die Dienstreise, von der Buchung der Reisemittel und Übernachtungen bis hin zur Pflege der Reiserichtlinien. Gerade in Unternehmen, in denen Dienstreisen einen wichtigen Teil des Arbeitsalltags ausmachen, ist Travel Management sinnvoll. Oft liegt diese Aufgabe bei HR oder in der Assistenz.

Das Travel Management ist oft auch für die Erstellung der Reiserichtlinien zuständig. Wenn die Reiserichtlinien aktuell und verständlich sind, kann das für alle, die am Prozess beteiligt sind, eine große Entlastung bringen und offene Fragen klären. Oft nutzt das Travel Management dazu eine Reisekosten-Software.

Sind Reisende selbst für die Planung zuständig, sollten folgende Punkte bedacht werden:

• Warum?
  Was ist der Anlass der Dienstreise: Kundenbesuch, Messe etc.
• Wohin?
  Sind die Voraussetzungen für eine Dienstreise gegeben? Bleibt der Reisende in Deutschland oder geht es ins Ausland?
• Wie lang?
  Wie lange dauert die Dienstreise? Wird der Reisende übernachten?
• Mit welchem Transportmittel?
  Flug, Zug, Mietwagen oder Privatauto – was wird genutzt?
• Wie wird gezahlt?
  Wird dem Reisenden eine Kreditkarte gestellt oder fallen Auslagen an?
• Wie wird verbucht?
  Was ist die Kostenstelle der Reise?

Welches Zahlungsmittel soll auf der Dienstreise genutzt werden?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Zahlungen auf einer Dienstreise zu tätigen.

1. Mitarbeitende legen aus

Mitarbeitende gehen entweder durch Barzahlung oder eigene Zahlungsmittel in Vorkasse.

2. Unternehmenskarte

Mitarbeitende haben eine Kredit- oder Debitkarte, die nur für Unternehmensausgaben genutzt wird. Da die Akzeptanz für Kreditkarten wesentlich höher ist, sollten Reisende eher mit einer Firmenkreditkarte ausgestattet werden.

Der Vorteil einer Unternehmenskarte liegt darin, dass die Mitarbeitenden hier nicht in den Vorschuss gehen müssen, da alle Ausgaben über ein Firmenkonto abgerechnet werden. Zudem lassen sich die Ausgaben einfacher über die Abrechnung der Karte prüfen und der Aufwand für die Mitarbeitenden ist geringer. Es gibt inzwischen zahlreiche Angebote für unterschiedliche Zahlungsmittel auf dem Markt. Diese reichen von Debitkarten, über klassische Kreditkarten bis hin zu digitalen Kreditkarten, die ausschließlich für Online-Zahlungen genutzt werden können.

Was gehört zur Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung dient als Grundlage für die Erstattung der vom Mitarbeitenden getätigten Ausgaben auf einer Dienstreise. Dazu werden alle Kosten aufgelistet und mit Rechnungen, Belegungen und Quittungen nachgewiesen. Die Reisekostenabrechnung selbst beinhaltet zudem weitere Informationen:

• Teilnehmer der Dienstreise (Name, Mitarbeiternummer)
• Dauer der Dienstreise
• Beginn und Ende der Dienstreise
• Reiseziel
• Zweck der Reise
• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten
• Reisenebenkosten

Zwar gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen für die Aufstellung einer Reisekostenabrechnung, die oben genannten Angaben sind jedoch erfahrungsgemäß der Standard. Ein Reisekostenformular kann dabei helfen, die notwendigen Angaben zu bündeln.

Transport

Grundsätzlich können auf Dienstreisen alle gängigen Reisemittel genutzt werden: Flugzeug, ÖPNV, Bahn, Taxi oder Mietwagen. Hier reichen Ticket, Quittung oder Rechnung als Beleg für eine vollständige Erstattung.  Wenn Mitarbeitende mit ihrem privaten Fahrzeug anreisen, gelten bestimmte Kilometerpauschalen für die Fahrt. Für den PKW gelten 30 Cent pro Kilometer. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, über den sogenannten “fahrzeugindividuellen Kilometersatz” abzurechnen. Dieser ist zwar komplizierter, lohnt sich aber für hochwertige PKWs. Wichtig ist, dass Mitarbeitende ein Fahrtenbuch führen, wenn sie ein privates Fahrzeug für ihre Dienstreisen nutzen.

Verpflegungspauschalen

Die Verpflegungspauschalen gelten pro Tag und unterscheiden zwischen Dienstreisen im In- und Ausland. Grund dafür ist, dass der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Dienstreisen einen Mehraufwand bedeuten und die Verpflegung teurer ist als im Arbeitsalltag. Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten 14 Euro Verpflegungsmehraufwand pro Anreise- und Abreisetag oder wenn die Dienstreise zwischen 8 und 24 Stunden andauert. Volle Tage auf der Dienstreise werden mit 28 Euro abgegolten.

Die genauen Regelungen haben wir in unserem Beitrag zum Verpflegungsmehraufwand zusammengefasst.

Dreimonatsfrist

In manchen Berufen ist ein längerer Aufenthalt außerhalb der üblichen Dienststätte nötig. Auch hier lassen sich Reisekosten und Mehraufwände abrechnen. Ab drei Monaten sieht das Finanzamt allerdings die Grenze zwischen Dienstreise und üblicher Arbeitsstätte. Die Frist gilt nur unter bestimmten Bedingungen und kann durch Unterbrechungen verlängert werden.

Mehr dazu in unserem Beitrag zur Dreimonatsfrist.

Reisekosten oder Werbekosten?

Grundsätzlich sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, Reisekosten zu erstatten. Mitarbeitende können die Kosten, die auf Reisen entstehen, theoretisch auch als Werbekosten von der Einkommenssteuer absetzen. Achtung: Reisekosten gleichzeitig vom Unternehmen erstatten zu lassen und als Werbekosten abzusetzen, ist nicht möglich. Damit sich die Erstattung der Reisekosten über die Werbekosten lohnt, muss ein Betrag von 1.000 Euro (die Werbungskostenpauschale) überschritten werden. Liegen die Reisekosten darunter, sind sie bereits durch die Pauschale abgedeckt und bringen keine steuerlichen Vorteile.

Mehr in unserem Whitepaper Auslagenerstattung.

Ausgaben außerhalb der Reisekosten

Ein Abend in der Sauna nach dem Kundentermin oder ein Getränk aus der Minibar? Nicht alle Kosten, die auf der Dienstreise entstehen, lassen sich pauschal als Dienstreisekosten absetzen. Hier kann die Reisekostenrichtlinie wieder Klarheit für die Mitarbeitenden schaffen.

Bisher haben wir sehr viel über Regelungen und Belege gesprochen, aber wie sieht es mit digitalen Lösungen aus? Die Gesetzgebung erlaubt mittlerweile die Dokumentation von Belegen in digitaler Form, Details regelt die sogenannte GoBD. Das ermöglicht einen komplett digitalisierten Prozess, der nicht nur den Mitarbeitenden, sondern auch der Buchhaltung viel Arbeit abnimmt.


Belege und Quittungen können über das Smartphone noch vor Ort eingescannt werden, eine App erlaubt das Teilen und Zuordnen der entsprechenden Dokumentation. Zusätzlich liest die App alle Informationen aus, die wichtig sind und kann steuerliche Regeln anwenden. Dreimonatsfrist, Duplikate erkennen, Auszahlungen veranlassen: Alles geschieht in einer Oberfläche. Damit ist kein lästiges Sammeln von Belegen und Nachhaken der Buchhaltung mehr nötig.

Was eine digitale Lösung bieten muss

Eine digitale Lösung für die Reisekostenabrechnung muss sich an bestimmte Regulierungen halten und bringt alle Informationen an einem Ort zusammen. Durch Integrationen (wie bspw. mit DATEV) kann sie zudem an die weitere Buchhaltung angeschlossen werden.

Anforderungen an eine Reisekosten-Software:

• Aktuellster Stand der Regelungen (Pauschalsätze etc.)
• Rechtliche Anforderungen sind erfüllt (DSGVO und GoBD)
• Kompatibel mit Ihrer Finanz- und Lohnbuchhaltung (bspw. DATEV)
• Schnittstellen zur Reisebuchung oder das HRIS
• Lokalisierung bei internationalen Standorten
• Nutzerfreundlichkeit, insbesondere mobile Nutzung für Reisende
• Unterstützung im Implementierungsprozess
• Weitere Anwendungsbereiche beispielsweise Ausgabenmanagement und Kreditkarten-Management

Welche Vorteile bringt eine digitale Lösung?

Die meisten erhoffen sich von einer digitalen Lösung für die Reisekostenabrechnung vor allem eine Eindämmung der Papierflut. Quittungen, Rechnungen und andere Unterlagen zu bearbeiten, gestaltet sich häufig aufwendig. Zusätzlich greifen bei der Reisekostenabrechnung viele Unternehmen zu Tools, wie Excel. Das macht den Prozess fehleranfällig. Eine digitale Lösung wie Circula vereinfacht das Ganze: Die Mitarbeitenden brauchen Restaurant-Belege und U-Bahn-Tickets nur noch mit dem Smartphone einzuscannen, um sie ins System einzugeben. Die Buchhaltung erhält sofort Zugriff auf die Belege und kann alles entsprechend einordnen.

Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung:

• Rechtssicherheit
• Reisekostenrichtlinien
• schnellere Freigabeprozesse
• unterwegs mit App nutzbar
• Scans erlauben papierlosen Prozess
• dadurch weniger manuelle Arbeit
• erlaubt schnellere Erstattung für Mitarbeitende
• mit der App verbundene Firmenkarte
• spart Zeit und Aufwand in der Buchhaltung
• kann Excel-Tabellen ersetzen

Auslage oder Kreditkarte?

Mittlerweile kann vieles kontaktlos bezahlt werden: der Kaffee am Nachmittag, der Einkauf im Supermarkt oder auch das Sandwich am Flughafen. Damit eignet sich eine Firmenkreditkarte gut für Geschäftsreisen, denn sie ist vielseitig einsetzbar und lässt sich lückenlos nachvollziehen. Zudem müssen Mitarbeitenden durch die Auslage nicht in den Vorschuss gehen. Ein weiterer Vorteil einer Firmenkarte ist die digitale Integration der Buchungen. Mit der digitalen Reisekostenabrechnung landet jede Buchung mit der Karte sofort im System, ein Beleg muss nur noch ergänzt werden. Die Automatisierung erleichtert den Prozess, denn das mühsame Vergleichen der Papierabrechnung und der Belege erübrigt sich. Damit entsteht zum einen mehr Transparenz für alle am Prozess beteiligten Personen, gleichzeitig lässt sich auch hier wieder manuelle Arbeit sparen. Die Kostenkontrolle wird ebenfalls effizienter.

Was lohnt sich also mehr? Auslage oder Kreditkarte? Grundsätzlich ist die Kreditkarte nutzerfreundlicher und durch die digitale Integration automatisiert ihre Nutzung viele Prozesse bei der Abrechnung. Sollte aber aus technischen oder anderen Gründen eine Barauslage notwendig sein, lässt sich auch diese einfach in der digitalen Reisekostenabrechnung abbilden.

Unser Kunde SportScheck hat die Reisekostenprozesse bereits erfolgreich digitalisiert und beschleunigt. Als einer der größten Anbieter für alles Rund um das Erlebnis Sport im DACH-Raum hat SportScheck sowohl einen Online-Shop als auch viele Filialen. Entsprechend wichtig und häufig sind Dienstreisen im Unternehmen.

Marcin Kronkowski, der für SportScheck als Regional Manager häufig unterwegs ist, beschreibt den Prozess für die Reisekostenabrechnung vor der Integration von Circula als ziemlich aufwendig. Belege sammeln, abgeben und das alles in Papierform hat ihn viel Zeit gekostet. Die Struktur im Unternehmen machte es notwendig, dass es immer eine zwischengeschaltete Instanz gab, die die Belege freigeben musste. Für ihn ist der digitale Prozess eine große Erleichterung, denn der Aufwand ist wesentlich geringer und mit weniger manueller Arbeit verbunden. Das Einscannen der Belege funktioniert noch auf der Reise, ist sofort hinterlegt und falls der Papierbeleg im schlimmsten Fall mal verloren geht, ist der digitale Beleg vorhanden.

Ramona Rasche, die als Assistentin der Geschäftsführung von SportScheck arbeitet, berichtet von ihrer Erfahrung mit der digitalen Reisekostenabrechnung. Durch die Assistenzfunktion in Circula kann sie für Kollegen Unterlagen den Vorgesetzten einreichen und spart allen Beteiligten damit Zeit und Aufwand. Rasche findet praktisch, dass sie nicht mehr den Belegen in Papierform hinterherlaufen muss, sondern alles in der App vorfindet. Sie kann sich so ihr eigenes Ablagesystem einrichten und muss sich weniger mit Papierchaos herumschlagen. Sie kann zwischen Usern wechseln und behält so mehr Struktur als mit Excel-Dateien.