Auslagenerstattung: Darauf sollten Unternehmen achten

Bei der Auslagenerstattung an Mitarbeiter gibt es viele Sonderfälle und Fallstricke: Auslagen im Ausland, internationale Firmenevents, Kleinbeträge u.v.m. In unserem White Paper haben wir für Sie die Sonderfälle aufgelistet und geben Ihnen praktische Tipps für die rechtskonforme Verarbeitung in Ihrer Buchhaltung.

Auslagenerstattung: Darauf sollten Unternehmen achten

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Das Mittagessen beim Kundentermin, die Kosten für den neuen Erste-Hilfe-Kasten oder das Kabel für den Projektor – eine Reihe von Kosten können Arbeitnehmer als Auslagen von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen. Doch damit Unternehmen die Ausgaben steuerlich geltend machen können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, denn vor allem bei Auslagen im Ausland und auf Dienstreisen lauern Tücken.

Nicht jede Ausgabe, die ein Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit tätigt, gilt rechtlich als Auslage, die steuer- und beitragsfrei vom Unternehmen erstattet werden muss (§ 3 Nr. 50 EstG). Die Auslagen müssen betrieblich veranlasst oder aber zumindest notwendig sein und der Mitarbeiter darf kein oder nur ein geringes Interesse am Kauf gehabt haben. Dass das Eigentum am Produkt beim Kauf an den Arbeitgeber übergeht und der Mitarbeiter das Produkt nicht in seinen Privatbesitz nehmen darf, sei der Vollständigkeit halber auch erwähnt. Schließlich soll der Mitarbeiter nicht beschenkt werden, sondern nur getätigte Auslagen zurückerhalten.

Legt ein Mitarbeiter also die Kosten für ein spezielles Projektor-Kabel aus, weil er es dringend für eine Präsentation benötigt, und verbleibt es im Unternehmen, kann er die Kosten als Auslage geltend machen. Es war eine notwendige Ausgabe, die nicht aus privatem Interesse entstanden ist. Noch klarer wird es beim Ersatzkauf eines Erste-Hilfe-Kastens: Die Ausgabe war betrieblich notwendig und ist damit steuerfrei zu erstatten.

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