Travel Management

Geschäftsreisen sind für Unternehmen elementar, um wichtige Kundenbeziehungen zu pflegen, neue Geschäfte anzubahnen oder Aufträge abzustimmen. Um diese Reisen nicht nur sinnvoll zu planen, sondern auch um die Reisekosten und Budgets zu kontrollieren und steuern, ist ein Travel Management erforderlich. Vor allem in großen Unternehmen gibt es dafür spezielle Travel Manager.

Was ist Reisemanagement bzw. Travel Management?

Unter dem Begriff „Travel Management“ werden in einem Unternehmen alle Aufgaben zusammengefasst, die rund um Geschäftsreisen erledigt werden müssen. Diese Aufgaben reichen von der Information über passende Reiseangebote über die Planung der Geschäftsreise bis hin zur Reisekostenabrechnung.

Darüber hinaus kann das Travel Management auch Teil des Controllings sein und Reisebudgets festlegen oder Verträge mit Anbietern für Mobilitätslösungen aushandeln. Das Geschäftsreise-Management hat zum Ziel, die Kosten und die Verwaltung von Dienst- und Geschäftsreisen so effizient wie möglich zu gestalten. Zu diesem Zweck werden Prozesse permanent analysiert und optimiert und von Travel oder Office Managern Reiserichtlinien erstellt.

Ein modernes Travel Management wird mit Hilfe von Software erleichtert. Viele Unternehmen sourcen das Reisemanagement aus und übergeben diese Aufgabe an externe Travel Manager.

Was beinhalten Reiserichtlinien?

Wenn Unternehmen Reiserichtlinien aufstellen, wird dort festgehalten, wer welche Fortbewegungsmittel nutzen darf. So kann die Reiserichtlinie vorgeben, dass nur Bahnfahrten der zweiten Klasse gebucht werden dürfen oder eine Übernachtung in einem Hotel auf der Dienstreise den Betrag x nicht überschreiten darf.

Häufig werden diese Richtlinien in Buchungssoftware für Geschäftsreisen integriert, sodass Beschäftigte diese über ein bestimmtes Portal buchen können und sich automatisch an die Vorgaben halten.

Aufgaben des Travel Managements

Travel Manager organisieren Geschäftsreisen und sorgen für deren reibungslose Abwicklung. Je nach Unternehmensgröße oder -art können auch Office Manager:innen oder die HR-Abteilung das Reisemanagement übernehmen.

Folgende Aufgaben gehören dazu:

• Einkauf von Reisedienstleistungen und Verhandeln von speziellen Konditionen
• Organisation und Planung der Geschäftsreisen inkl. Rahmenprogrammen
• Übernahme der Reisekostenabrechnung und Controlling
• Analyse und Optimierung von Reiserichtlinien
• Wichtige Ansprechpartner für Rückfragen rund um die Dienstreise
• Einführung und Nutzung von Tools zur Reiseplanung und -abrechnung
• Übernahme des Travel Risk Managements durch Buchung von Versicherungen

Für welche Unternehmen lohnt sich ein Travel Management?

Grundsätzlich bietet sich für alle Unternehmen ein strukturiertes Reisemanagement an, in welchen viele Dienstreisen unternommen werden. Das sind z.B. Firmen mit Außendienstmitarbeitenden oder Unternehmen, die viele Geschäftsbeziehungen zu Partnern im Ausland unterhalten. Je mehr Geschäftsreisen anstehen und je komplexer die Reisekostenabrechnung und -verwaltung wird, desto lohnenswerter ist das Travel Management.

Vorteile des Geschäftsreisen-Managements

Geschäftsreisen können je nach Unternehmen jedes Jahr hohe Kosten verursachen. Umso größer ist gerade bei der Reiseplanung und -durchführung das Einsparpotenzial. Doch neben der Kostenersparnis gibt es noch weitere Vorteile des Travel Managements:

• transparente Buchung von Reisekosten dank genauer Vorplanung
• sinnvolle Nutzung von Ressourcen
• einfache Verwaltung von Reisen der Beschäftigten
• Möglichkeit zu Sonderkonditionen bei Reiseveranstaltern, Hotels oder Mietwagenunternehmen
• vereinfachte Buchung von Geschäftsreisen durch Beschäftigte
• einfache Reisekostenabrechnung

Durch die Nutzung von Reisekosten-Software lässt sich das Travel Management noch weiter optimieren. Circula bietet die Möglichkeit, dass Travel Manager oder Office Manager über den Assistenzmodus die Kosten einsehen können und Belege, z.B. eine Hotelrechnung oder ein Bahnticket einreichen können. Außerdem verfügt Circula über eine Schnittstelle zu TravelPerk, eine Geschäftsreiseplattform. Mit dieser Integration ermöglicht Circula einen vollständig digitalen Prozess von der Reiseplanung- und buchung bis hin zur Abrechnung.