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Möchten Unternehmen sich ihre Mehrwertsteuer aus dem Ausland zurückerstatten lassen, erfolgt dies oftmals nur durch einen hohen bürokratischen Aufwand. Die Mehrwertsteuer ist zwar weltweit in mehr als 40 Ländern erstattungsfähig, doch nicht alle Steuersätze, Fristen, Prozesse und Richtlinien sind dabei gleich.

Dass es auch anders gehen kann, beweist Circulas neuester Partner WAY2VAT, mit denen sich Unternehmen ihre ausländische und sogar lokale Vorsteuer völlig automatisiert erstatten lassen können. Wie das funktioniert und worauf Unternehmen noch bei der Mehrwersteuer-Rückerstattung achten sollten, erzählt Sarah Fadida Razlan, Partnership Marketing Managerin bei WAY2VAT.



Viele Unternehmen verfügen über Systeme für die Kreditorenbuchhaltung, die für die Erfassung der Mehrwertsteuer auf Lieferantenrechnungen konzipiert sind. Dieselben Unternehmen nutzen auch komplexe Spesenverwaltungssysteme für Mitarbeiterausgaben und Reisekosten. Diese Systeme stellen sicher, dass die Daten auf effiziente Weise und mit minimaler Unterbrechung für Mitarbeiter:innen erfasst werden.



Ein Bereich, der leider oft völlig außer Acht gelassen wird, ist die Rückforderung der Mehrwertsteuer. Das ist schade, denn im Grunde genommen kann jede im Rahmen von Geschäftstätigkeiten anfallende Mehrwertsteuer oft zurückgefordert werden. Diese Möglichkeit wird von Kostenmanagementsystemen häufig ignoriert. In Anbetracht der Tatsache, dass der durchschnittliche Mehrwertsteuersatz in der EU bei über 20 % liegt, kann dies zu erheblichen Beträgen führen. Weltweit verlieren Unternehmen jedes Jahr mehr als 18 Milliarden Euro aufgrund von nicht geltend gemachter Mehrwertsteuer auf Geschäftsausgaben.



In Deutschland beispielsweise beträgt der Standard-Mehrwertsteuersatz 19 %. Ein niedrigerer Satz von 7 % gilt für eine Reihe von Waren und Dienstleistungen wie Bücher (einschließlich eBooks), Personenbeförderung, Hotelaufenthalte usw.




Welche Art von Mehrwertsteuer können Sie zurückfordern?

Um die Mehrwertsteuer zurückfordern zu können, muss in der Regel eine gültige Mehrwertsteuerrechnung oder ein gültiges Zolldokument einem Vorsteueranspruch beigefügt werden. Zu beachten ist, dass deutsche Steuerbehörden den Vorsteuerabzug für eine Rechnung verweigern können, die nicht die Anforderungen an eine deutsche Mehrwertsteuerrechnung erfüllt. Es ist möglich, dass eine solche Rechnung unter bestimmten Bedingungen rückwirkend korrigiert oder geändert wird.



Nachfolgend führen wir eine Liste von Kostenarten auf, bei denen die Vorsteuer abzugsfähig ist, wenn sie im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Nutzung stehen:

Restaurantmahlzeiten für Mitarbeiter auf Geschäftsreisen

100 % Kauf, Leasing oder Anmietung von Fahrzeugen durch das Unternehmen (wobei auf die private Nutzung durch Mitarbeiter Mehrwertsteuer erhoben wird)

Wer kann die Mehrwertsteuer zurückfordern?

Bei den meisten Unternehmen fällt Mehrwertsteuer an, wenn sie Waren und Dienstleistungen erwerben, die sie für ihre geschäftlichen Aktivitäten benötigen. In der Regel können Unternehmen in der Europäischen Union ("EU") die MwSt. über ihre MwSt.- Anträge zurückfordern, wenn sie in dem Land für MwSt. registriert sind, in dem die MwSt. entstanden ist. Dies mag selbstverständlich klingen, ist aber ein wichtiger Grundsatz für die Rückforderung der Mehrwertsteuer. Ein deutsches Unternehmen, das deutsche MwSt. entrichtet, kann sich die MwSt. über seine deutschen MwSt.- Anträge zurückholen. Daraus folgt, dass ein deutsches Unternehmen, das französische MwSt. entrichtet hat, die französische MwSt. nicht in seinem deutschen MwSt.-Antrag geltend machen kann. Stattdessen gibt es einen speziellen EU-Erstattungsmechanismus, nach dem das deutsche Unternehmen die Mehrwertsteuer von den französischen Steuerbehörden zurückfordern kann. Wir werden später darauf eingehen.



Nicht alle Unternehmen können die Mehrwertsteuer zurückfordern. Ein Unternehmen, das steuerbefreite Leistungen erbringt (z. B. Finanzdienstleistungen), kann unter Umständen nicht die gesamte oder einen Teil der Mehrwertsteuer zurückfordern. Die Mehrheit der Unternehmen kann sich die Mehrwertsteuer jedoch zurückholen.



Beschränkungen bei der Rückforderung der Mehrwertsteuer

Die Vorsteuer kann beim Kauf von Gegenständen und Dienstleistungen, die nicht für geschäftliche Zwecke verwendet werden (z. B. für den privaten Gebrauch erworbene Gegenstände), nicht zurückgefordert werden. Dies gilt für die gesamte EU. Für die Rückforderung der Mehrwertsteuer in Deutschland gelten die folgenden besonderen Regeln:

: Wenn Waren oder Dienstleistungen zu weniger als 10 % für geschäftliche Zwecke verwendet werden, ist kein Vorsteuerabzug möglich.

 Bei mehrwertsteuerlich registrierten Unternehmen wird der Kauf von Waren oder Dienstleistungen so behandelt, als ob er für geschäftliche Zwecke erfolgt wäre und die deutsche Mehrwertsteuer kann in voller Höhe zurückgefordert werden. Soweit jedoch eine private Nutzung vorliegt (z. B. durch Angestellte), wird davon ausgegangen, dass eine Lieferung vorliegt und die Mehrwertsteuer wird fällig. Wurden die Waren für den privaten Gebrauch gekauft, ist die Lage nicht so eindeutig und es ist wahrscheinlich, dass keine Mehrwertsteuer erstattet werden kann.

: Die deutsche Mehrwertsteuer ist nicht erstattungsfähig bei Geschenken im Wert von mehr als 35 €.

 Auch die Mehrwertsteuer auf private Telefonrechnungen von Mitarbeitern, die von einem Unternehmen bezahlt werden, ist nicht erstattungsfähig.



Erforderliche Nachweise für die Rückforderung der Mehrwertsteuer

Auch wenn die Vorschriften kompliziert erscheinen mögen, ist es in Wirklichkeit wahrscheinlich, dass die Mehrwertsteuer auf Ausgaben von Arbeitnehmer:innen zurückgefordert werden kann. Wie oben ausgeführt, kommt es darauf an, die richtigen Belege wie Rechnungen aufzubewahren. Wenn Sie die Mehrwertsteuer noch nicht zurückerhalten haben, ist noch nicht alles verloren. Oft ist es möglich, eine Nachforderung der lokalen Mehrwertsteuer einzureichen, die man hätte zurückerhalten können. Im Allgemeinen gilt in Deutschland die Regel, dass eine Rückforderung für einen Zeitraum von bis zu 5 Jahren möglich ist.

Rückforderung von Mehrwertsteuer aus dem Ausland

Bislang haben wir uns mit Fällen befasst, in denen ein deutsches Unternehmen deutsche Mehrwertsteuer erhebt und wie es diese in seiner deutschen Umsatzsteuererklärung zurückfordern kann. Da die Covid-19-Beschränkungen gelockert werden, werden wir mehr internationale Geschäftsreisen sehen. Es ist daher wahrscheinlich, dass ein deutsches Unternehmen seine Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen, Konferenzen, Messen und Ausstellungen schickt, die in EU-Ländern stattfinden. Die Mitarbeiter:innen müssen in diesen Ländern Mehrwertsteuer auf Hotelübernachtungen, Mahlzeiten, bestimmte Transporte, Konferenzen usw. entrichten. Wie oben beschrieben, ist die in der EU angefallene Mehrwertsteuer in der deutschen Umsatzsteuererklärung eines Unternehmens nicht erstattungsfähig.



Regelung zur Rückerstattung der EU-Mehrwertsteuer

Stattdessen kann die Mehrwertsteuer im Rahmen des EU-Mehrwertsteuererstattungssystems zurückgefordert werden. Ein Beispiel: Ein deutsches Unternehmen schickt seine Mitarbeiter:innen zu einer Konferenz in Belgien. Die Kosten für die Konferenz und die Hotelunterbringung unterliegen der belgischen Mehrwertsteuer. Im Rahmen der Regelung kann das deutsche Unternehmen, das für Mehrwertsteuerzwecke registriert ist, einen Antrag auf Mehrwertsteuererstattung über die Website seiner Steuerbehörde, d. h. der deutschen Steuerbehörde, stellen. Die Rechnungen müssen eingescannt und auf die Website hochgeladen werden. Nach einer ersten Prüfung durch die deutschen Steuerbehörden wird der Antrag an die belgische Steuerbehörde weitergeleitet, die einige Prüfungen vornimmt, und die Rückzahlung der Mehrwertsteuer erfolgt direkt durch die belgischen Steuerbehörden.



Für die Einreichung solcher Anträge gelten einige strenge Regeln. Erstens kann ein solcher Antrag nur gestellt werden, wenn das deutsche Unternehmen nicht verpflichtet ist, sich in Belgien für Mehrwertsteuerzwecke registrieren zu lassen. Zweitens gibt es strenge Fristen für die Einreichung der Anträge. Der Antragszeitraum umfasst ein Kalenderjahr, und der Antrag muss spätestens am 30. September nach Ablauf des Kalenderjahres eingereicht werden.


Die Mehrwertsteuer kann nur auf der Grundlage der Vorschriften des betreffenden EU-Mitgliedstaats zurückgefordert werden. Es ist daher wichtig, dass Sie sich darüber im Klaren sind, welche Mehrwertsteuer in diesem Mitgliedstaat erstattungsfähig ist. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie für eine Rückforderung in Frage kommen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, damit wir den Umfang und die Möglichkeit einer solchen Rückforderung besprechen können.




Circula und WAY2VAT bieten Unternehmen mit Geschäftsausgaben im In- und Ausland die ideale Kombination für eine automatisierte Mehrwertsteuerrückerstattung nach der Reisekostenabrechnung. Bereits gescannte und eingereichte Belege globaler Geschäftstausgaben werden per Schnittstelle von Circula zu WAY2VAT transferiert und werden nach automatisierter Prüfung an die ausländischen Steuerbehörden samt Antrag gesendet. Somit entfällt der aufwendige Behördengang für die Mehrwertsteuerrückerstattung in dem Moment, wenn Sie Ihre Reisekostenrechnung bei Circula eingereicht haben.

Fordern Sie die Mehrwertsteuer auf Ihre Ausgaben zurück und sichern Sie sich bares Geld.

Lernen Sie W2VAT kennen

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Gastautorin – WAY2VAT

Sarah Fadida Razlan

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