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25 % Zeitersparnis in der Buchhaltung durch effizientere Belegkontrollen und weniger Rückfragen.

Diese Fallstudie basiert auf einem Interview mit A. Sander, Leiter der Konzernbuchhaltung der doctari group.

Die vorherigen Lösungen boten keine effiziente und transparente Reisekostenabrechnung und es kam häufig zu Problemen bei der Zuordnung der Belege.

Bevor die doctari group sich für Circula entschied und später auch die digitale Business-Kreditkartenlösung in Zusammenarbeit mit 

 einführte, wurde die Abrechnung über ein Reisekostenformular vorgenommen. Dieses war allerdings nicht wirklich effizient und transparent: „Wir hatten keinen Überblick, wo sich noch Belege zur Freigabe befinden.“ Außerdem sorgten nicht ordnungsgemäß ausgefüllte Formulare für Mehraufwand, beispielsweise bei der Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen und Kilometerpauschalen.

Auch bei der Kreditkartenabrechnung kam es zu häufigen Problemen, Belege ordnungsgemäß zuzuordnen. Eine Übersicht der Kreditkarten fehlte, Kreditkartenabrechnungen kamen umständlich postalisch und Verfügungsrahmen waren festgesetzt. All dies führte zu einem starren, langsamen Buchhaltungsprozess und der Wunsch nach einer digitalen Lösung wurde immer größer.

Auf der Suche nach einer vernetzten und steuerrechtlich einwandfreien Reisekosten-Software.

Die doctari group war auf der Suche nach einer Reisekosten-Software, die GoBD-konform arbeitet, alle steuerrechtlichen Grundsätze einhält und dabei einfach und flexibel bleibt. Des Weiteren sollte die Anwendung sehr benutzerfreundlich sein, um auch neue Mitarbeitende schnell einlernen zu können. Das Unternehmen verglich einige Dienstleister und entschied sich schlussendlich für Circula:

Circula hat uns hinsichtlich der Einfachheit und Komplexität zum Thema Reisekosten überzeugt. Das Portal ist übersichtlich gestaltet. Belege können per Handy hochgeladen und sofort bearbeitet werden. Eine Kontierung der Belege kann direkt im Portal vorgenommen werden. Die Schnittstelle zu unserem Buchhaltungssystem funktioniert inklusive Belegtransfer einwandfrei. 

Einige Monate nach der erfolgreichen Implementierung von Circula wurde die doctari group auf die neu entwickelte Circula Firmenkreditkarte in Zusammenarbeit mit Pliant aufmerksam. Die intelligente Firmenkreditkarte sorgt mit seiner nahtlosen Integration zu Circula für eine noch schnellere und effizientere Buchhaltung. Die bisher im Einsatz gewesene Kreditkarte war an ein starres und fehleranfälliges Abrechnungssystem geknöpft. Die Schnittstelle zwischen Pliant und Circula ermöglicht eine Direktübertragung aller Transaktionskosten per Firmenkreditkarte an das System von Circula und kann automatisch in der Kostenabrechnung berücksichtigt werden. Somit stellte sich die gleichzeitige Freigabe der Reisekosten- und Kreditkartenzahlungen im Portal von Circula als doppelte Entlastung für die Konzernbuchhaltung heraus.

In kürzester Zeit wurde die neue Softwarelösung in die Prozesse integriert.

Ein ausschlaggebendes Kriterium für das Einführen von Circula war auch die schnelle Implementierung der Software. In nur kürzester Zeit wurden die für die Einrichtung benötigten Unternehmensdaten (E-Mails, Sachkonten, Kostenstellen) von Circula eingespielt und Mitarbeitende in die Software eingeführt. Dadurch, dass Circula eine direkte DATEV-Schnittstelle aufweist, ließ sich das Reisekostentool zudem ohne Komplikationen in die Systemlandschaft des Unternehmens integrieren. Mithilfe dieser Integration ersparte sich die doctari group lästige manuelle Eingaben sowie Korrekturen in der Buchhaltung ein. 

Umsetzung der Optimierungswünsche seitens der doctai group laufen reibungslos, dank enger Zusammenarbeit.

Beide Unternehmen reagieren auf Optimierungswünsche sehr schnell. Es wurde schon einiges an Wünschen umgesetzt - eine sehr gute Beratung auch hinsichtlich bestehender Prozesse hat die Umsetzung erheblich erleichtert

Seit der Implementierung von Circula ist es für viele Mitarbeitende der doctari group sehr einfach geworden, ihre Reisekosten in kürzester Zeit abzurechnen. Die Kommunikation wegen fehlenden oder falsch ausgefüllter Belegen ist auf ein Minimum gesunken und durch das Nutzen der physischen und virtuellen Firmenkreditkarten konnte eine zusätzliche Zeitersparnis von 25  % in der Buchhaltung erzielt werden.

Der Schlüssel zur Effizienz liegt klar in der Transparenz von Circula. Das Team der Konzernbuchhaltung weiß jederzeit, wo sich welche Belege befinden und hat alle Informationen für eine sichere steuerliche Bewertung vorliegen. Indem der Prüfprozess von Reisekosten und Kreditkartenzahlungen in einem Portal abgebildet werden kann, behält das gesamte Team den Überblick und spart somit effizient Zeit.

Die doctari group hat es in nur wenigen Wochen geschafft, ihre Reisekostenabrechnung vollständig zu digitalisieren und der manuellen Kreditkartenabrechnung adé zu sagen. 

Schnelligkeit, Transparenz und Sicherheit. Die doctari group setzt auf die Circula-Pliant Kombination

Lyonel Krolle-Reinhardt

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Im Interview mit A. Sander , Leiter der Konzernbuchhaltung der doctari group, sprechen wir über den Entscheidungsprozess für eine Circula-Pliant Kombination, um das Reisekostenmanagement auf ein neues Level zu heben.

Plattform für alle Mitarbeiter-Ausgaben und Karten

So setzt die doctari group Circula ein

Ausgabenmanagement

Steuervorteile zugunsten des Employer Brandings nutzen

Alles, was Sie zu Benefits wissen müssen: Unsere YouGov-Studie mit 1.000 Arbeitnehmenden

Benefits Report 2023/24

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Circula ist die einzige von DATEV empfohlene und genutzte Software für Reisekosten.

Offizieller DATEV-Software-Partner

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Wenn diese Probleme in Ihrer Buchhaltung auftreten, kann eine Software-Lösung Abhilfe schaffen.

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