Ausgangsrechnung

Definition

Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, mit der ein Unternehmen gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen gegenüber einem Kunden abrechnet. Sie dokumentiert den Rechnungsbetrag und die Forderung gegenüber dem Kunden.

Ausgangsrechnungen können auf Papier oder elektronisch ausgestellt werden.

Das Gegenstück zur Ausgangsrechnung ist die Eingangsrechnung: Was ein Unternehmen an seinen Kunden ausstellt, ist eine Ausgangsrechnung. Was es von einem Lieferanten erhält, ist eine Eingangsrechnung. Ob eine Rechnung als Ein- oder Ausgangsrechnung bezeichnet wird, hängt von der Perspektive ab. Die gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG bleiben grundsätzlich dieselben.

Das Grundkonzept der Ausgangsrechnung

Ausgangsrechnungen werden in der Buchhaltung erfasst.  Bei bilanzierenden Unternehmen werden unbezahlte Ausgangsrechnungen in der Regel als Forderungen gegenüber den Kunden ausgewiesen. Kunden, gegenüber denen solche Forderungen bestehen, werden in der Buchhaltung als Debitoren bezeichnet.

Mit einer Ausgangsrechnung rechnen Unternehmen gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen gegenüber ihren Kunden ab und fordern den vereinbarten Betrag zur Zahlung an.

Damit Ausgangsrechnungen steuerlich ordnungsgemäß sind, müssen sie die für den jeweiligen Geschäftsvorfall geltenden Pflichtangaben enthalten.

Sobald der Kunde zahlt, wird die offene Forderung ausgeglichen und der Betrag dem Bank- oder Kassenbestand zugerechnet.

In der Gewinn- und Verlustrechnung fließen wiederum alle Rechnungen in den Umsatz.

Unternehmerische Relevanz: Bilanz und Umsatzsteuer

Die Ausgangsrechnung erfüllt sowohl für den Rechnungsaussteller als auch für den Rechnungsempfänger wichtige Funktionen.

• Der Leistungserbringer dokumentiert mit der Ausgangsrechnung, welche Waren oder Dienstleistungen abgerechnet wurden und welchen Betrag der Kunde zahlen soll. Bleibt die Zahlung aus, dient die Rechnung als wichtiger Nachweis und als Grundlage für das betriebliche Mahnwesen.
• Der Rechnungsempfänger kann prüfen, ob die Leistung korrekt abgerechnet wurde – zum Beispiel, ob Stückzahlen, Preise oder Arbeitsstunden stimmen.
• Die Rechnung stellt zudem ein zentrales Kommunikationsmedium mit dem Kunden dar und sollte daher auch mit entsprechender Sorgfalt gestaltet werden (Design, Wording, etc.).
• Eine professionell gestaltete Rechnung unterstützt außerdem eine klare und vertrauenswürdige Kommunikation mit dem Kunden.

Pflichtangaben einer Ausgangsrechnung

Damit eine Ausgangsrechnung umsatzsteuerlich ordnungsgemäß ist, muss sie in der Regel folgende Pflichtangaben enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferdatum oder Zeitpunkt der Leistung
• Menge und Art der gelieferten Waren beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten Leistung
• Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen
• anzuwendender Umsatzsteuersatz
• Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
• zu zahlender Gesamtbetrag

Je nach Geschäftsvorfall können zusätzliche Angaben erforderlich sein. Beim Reverse-Charge-Verfahren muss die Rechnung beispielsweise den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten.

Fehlende oder fehlerhafte Pflichtangaben können den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers gefährden. Eine fehlerhafte Rechnung sollte deshalb berichtigt werden.

Das gilt sowohl für Ausgangsrechnungen als auch für Eingangsrechnungen, die man selbst erhält.

Sonderregelungen bei der Ausgangsrechnung

1. Sonderfall: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gelten vereinfachte Pflichtangaben. Diese Regelung gilt nicht nur für Kleinunternehmer.

Eine Kleinbetragsrechnung muss grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Anzahl und Art der Waren bzw. Art und Umfang der Leistung
• Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer
• Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen je nach Rechtsform gegebenenfalls weitere Angaben auf ihre Rechnungen integrieren, wie Rechtsform, Geschäftsführer, persönlich haftende Gesellschafter, Registergericht und Registernummer. Weitere Informationen zu besonderen Fällen sind im § 14a UStG nachzulesen.  Rechnungen müssen ordnungsgemäß erstellt, erfasst und aufbewahrt werden. Bei digitalen Buchführungs- und Archivierungsprozessen sind insbesondere die GoBD zu beachten.

2. Sonderfall: Die Abschlagsrechnung

Bei größeren Projekten ist es üblich, Zahlungen in mehreren Schritten abzurechnen. Unternehmen können dafür Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen stellen, bevor die gesamte Leistung abgeschlossen ist.

Grundsätzlich können Unternehmen und Kunden jederzeit vereinbaren, die Bezahlung über Teilzahlungen abzuwickeln. Die Aufteilung in mehrere Zahlungen kann die finanzielle Planung für beide Vertragsparteien erleichtern.

Wie hoch die jeweiligen Abschläge sein sollen, können die Vertragsparteien frei festlegen. Der Gesetzgeber ist in seinen Vorgaben, anders als bei einer Teilrechnung, weniger strikt. Allerdings gelten auch für Abschlagsrechnungen die normalen Pflichten, wie sie bei Ausgangsrechnungen zur Anwendung kommen.

Eine Abschlagsrechnung sollte eindeutig als solche bezeichnet werden, eine eigene Rechnungsnummer besitzen und den Bezug zum Projekt oder Auftrag erkennen lassen. Für eine bessere Übersicht kann sie außerdem den Gesamtauftragswert, bereits abgerechnete oder bezahlte Abschläge und den noch offenen Betrag ausweisen.

Nach Abschluss der Leistung wird regelmäßig eine Schluss- oder Endrechnung erstellt. Darin werden bereits abgerechnete oder vereinnahmte Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer nachvollziehbar berücksichtigt.

Digitale Ausgangsrechnungen und E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt. In Deutschland ist die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in Kraft, allerdings mit gestaffelten Übergangsfristen für die Ausstellungsseite:

• Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine automatisierte Verarbeitung ist nicht vorgeschrieben.
• Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Sonstige elektronische Rechnungen, zum Beispiel PDF-Dateien, sind grundsätzlich mit Zustimmung des Empfängers möglich.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro müssen strukturierte E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen.
• Ab 1. Januar 2028: Die allgemeine Übergangsfrist endet. Für die von der Pflicht erfassten inländischen B2B-Umsätze müssen dann E-Rechnungen ausgestellt werden. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Rechtskonforme Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (Hybridformat aus PDF/A-3 und maschinenlesbarer XML-Datei). Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne, sondern als sonstige elektronische Rechnung.

Word- oder Excel-Dateien erfüllen in der Regel nicht die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung. Unabhängig vom Erstellungsprogramm müssen Unternehmen ihre Rechnungen vollständig, nachvollziehbar und ordnungsgemäß aufbewahren.
Geeignete Invoicing-Tools können Unternehmen bei der korrekten Erstellung, Übermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen unterstützen. Die Verantwortung für korrekte Daten und Prozesse bleibt jedoch beim Unternehmen.

Digitales Rechnungsmanagement

Je mehr Rechnungen ein Unternehmen stellt und empfängt, desto wichtiger wird ein klarer und verlässlicher Workflow.

Ohne einheitliche Prozesse steigt das Risiko für Fehler, doppelte Arbeit oder verspätete Zahlungen.

Um das zu verhindern, ist die Auswahl der richtigen Tools entscheidend.

Bei größeren Unternehmen, die ein ERP-System einsetzen, sollte die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung als Modul integriert sein. Für kleinere Betriebe, Freiberufler und Selbstständige können schlankere Lösungen sinnvoller sein als ein umfangreiches ERP-System.

In diesen Fällen ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Zahl der verwendeten Applikationen im Zusammenhang mit Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen möglichst überschaubar gehalten wird und eine problemlose Kommunikation zwischen den Tools möglich ist. Gut verbundene Systeme reduzieren manuelle Übertragungen und sorgen dafür, dass Finanzdaten zentral und einheitlich ausgewertet werden können.

Für Ausgangsrechnungen gilt: Sobald ein Unternehmen nicht ausschließlich postalische Rechnungen verschickt, ist ein Invoicing-Tool dringend zu empfehlen. Unternehmen sollten bei der Auswahl prüfen, ob sich mit der Anwendung die geltenden rechtlichen Bestimmungen einhalten lassen. Gute Applikationen gehen noch darüber hinaus und bieten weitere nützliche Funktionen, zum Beispiel für das Mahnwesen. Grundvoraussetzung hierfür ist eine Kennzeichnung innerhalb des Systems, die erkennt, welche Ausgangsrechnungen wie lange nicht bezahlt wurden. Eine Bankanbindung kann den Zahlungsabgleich und das Mahnwesen erleichtern, ist aber nicht für jedes Unternehmen zwingend erforderlich.

Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten mit Circula

Neben den Ausgangsrechnungen verursacht auch die Verwaltung von Eingangsrechnungen einen erheblichen Aufwand für Finanzteams. Mit Circula Eingangsrechnungen lassen sich eingehende Rechnungen zentral erfassen, prüfen und freigeben ohne Belege per E-Mail weiterzuleiten oder manuell in DATEV hochzuladen.

Für Finanzteams, die Circula bereits für Reisekostenabrechnungen und Firmenkreditkarten nutzen, bedeutet das: Unternehmensausgaben laufen über eine zentrale Plattform mit einheitlichen Prüf- und Freigabeprozessen.

Wichtig zu wissen: Aufbewahrungspflicht

Unternehmen müssen ausgestellte und empfangene Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Auch für andere Buchungsbelege und Geschäftsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die je nach Dokumentart unterschiedlich lang sein können.

Elektronisch empfangene Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden. Ein Papierausdruck allein reicht nicht aus. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Datenteil im ursprünglichen Format erhalten bleiben.

Fazit

Damit Unternehmen für ihre erbrachten Dienstleistungen auch bezahlt werden, müssen sie Ausgangsrechnungen schreiben. Das ist nicht sonderlich schwer, erfordert aber einiges an Sorgfalt: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG müssen stimmen, und mit der schrittweisen E-Rechnungspflicht bis 2028 stehen auch bei der Übermittlung neue Anforderungen zu. Unternehmen, die auf eine Rechnungssoftware setzen, können Fehler minimieren, Kosten sparen und die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig einhalten.