Wie Solaris mit Circula sein Spesenmanagement vereinfacht

Über Solaris

Solaris ist Europas führende Embedded-Finance-Plattform und besitzt eine deutsche Banklizenz. Mit über 400 Mitarbeitenden und Standorten in Berlin, Paris, Mailand und anderen Städten ermöglicht Solaris Unternehmen, Finanzdienstleistungen nahtlos über APIs in ihre Produkte zu integrieren. Neben technologischer Innovation legt Solaris großen Wert auf effiziente und mitarbeiterfreundliche Prozesse – Circula spielt dabei eine zentrale Rolle.

Die Ausgangslage: Herausforderungen im Ausgabenmanagement bei Solaris

Vor der Einführung von Circula stand Solaris vor erheblichen Herausforderungen im Ausgabenmanagement. Das betraf vor allem die unzureichende Digitalisierung des Ausgabenmanagementprozesses, der ineffizient, zeitaufwendig und schwer skalierbar war. Das wurde besonders angesichts des schnellen Unternehmenswachstums immer mehr zum Problem: Alleine 2023 ist Solaris um 30 Prozent gegenüber dem Vorjahr gewachsen. Daraus ergaben sich fünf zentrale Herausforderungen für unsere Softwarelösung: 

Herausforderung #1: Manuelle und zeitintensive Prozesse

Vor der Einführung von Circula war das Ausgabenmanagement bei Solaris zeitaufwendig und umständlich. Die Mitarbeitenden mussten Belege sammeln, einscannen und manuell per E-Mail einreichen. Die Folge: eine hohe Fehleranfälligkeit und ein hoher Aufwand für die Buchhaltung und Mitarbeitende.

Herausforderung #2: Skalierungsprobleme

Das Wachstum von Solaris auf über 400 Mitarbeitende stellte die bestehenden Prozesse vor große Herausforderungen. Der steigende Umfang an Einreichungen brachte  das Finanzteam an die Grenzen der manuellen Bearbeitung.

Herausforderung #3: Compliance- und Datensicherheitsrisiken

Als Embedded-Finance-Plattform mit strengen regulatorischen Vorgaben muss Solaris sicherstellen, dass alle Prozesse vollständig datenschutzkonform ablaufen. Die manuelle Verarbeitung von Mitarbeitendendaten brachte jedoch Risiken für die Datensicherheit mit sich und erhöhte die Fehleranfälligkeit erheblich.

Herausforderung #4: Fehlende Integration mit bestehenden Systemen

Solaris fehlte eine Verbindung zwischen dem ERP-System, der Buchhaltung und Tools wie Personio. Daten mussten manuell übertragen werden, was die Arbeit unnötig kompliziert machte und zu mehr Fehlern führte.

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Warum sich Solaris für Circula entschieden hat

Solaris hat sich für unsere Expense-Management-Plattform entschieden, weil sie das Ausgabenmanagement nachweislich vereinfacht und Finanz-Prozesse effizienter macht. Mit unserer App können Mitarbeitende Belege schnell erfassen und automatisch einreichen. Die integrierte OCR-Funktion liest alle relevanten Daten aus – ohne zusätzlichen Aufwand. 

Das gilt beispielsweise für die Abwicklung des Mitarbeiter-Benefits „Essenszuschuss”: Mitarbeitende fotografieren ihre Belege einfach mit der App und reichen sie direkt ein. Ramona Simion-Scheindt, Team Lead Communications & Content bei Solaris, erklärt: „Ohne Circula würde ich Rechnungen sammeln, scannen und erst am Monatsende einreichen. Mit der App erledige ich das direkt nach dem Mittagessen.“

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Ein weiterer entscheidender Grund war die nahtlose Integration in bestehende Systeme. Neue Mitarbeitende werden über die API-Verknüpfung mit Personio automatisch den richtigen Abteilungen zugeordnet, und die ERP-Integration erleichtert die Weiterverarbeitung von Ausgabedaten. So werden manuelle Arbeitsschritte reduziert und Fehler vermieden.

Wie sich Circula auf das Ausgabenmanagement von Solaris auswirkt

Bei Solaris ist Circula seit über vier Jahren die zentrale Lösung für ein einfacheres und effizienteres Ausgabenmanagement – und das aus gutem Grund. Mit über 400 Nutzenden ist Circula ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags, der sowohl Mitarbeitenden als auch der Finanzabteilung spürbar Zeit und Aufwand spart.

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Im Folgenden haben wir die größten positiven Entwicklungen bei Solaris durch Circula für Sie zusammengefasst: 

Essenszuschuss mit Circula‍

Mitarbeitende nutzen den Lunch Benefit durchschnittlich zwei- bis dreimal pro Woche. Belege werden direkt im Lokal fotografiert und über die App eingereicht – die Rückerstattung erfolgt schnell und unkompliziert. Ohne Circula würde der Prozess bis zu 30 Minuten pro Tag in Anspruch nehmen, mit der App dauert er 5 Minuten. „Ohne die App würde ich Rechnungen sammeln und am Ende doch nicht einreichen. Mit Circula ist alles sofort erledigt“, so Ramona Simion-Scheindt. 

Weiterbildungs- und Reisekosten einfach abwickeln‍

Auch die jährlichen Weiterbildungsbudgets werden bei Solaris über Circula verwaltet. Mitarbeitende laden ihre Rechnungen hoch und erhalten die Erstattung, nachdem sie gezahlt haben. Dasselbe gilt für Reisekosten, die ebenfalls problemlos über die Plattform eingereicht werden können.

Effizientere Prozesse in der Finanzabteilung‍

Circula reduziert den Aufwand in der Finanzabteilung von Solaris erheblich. Rechnungen werden über die App gesammelt, in ein Excel-Format exportiert und nahtlos ins ERP-System hochgeladen. Dank dieser Automatisierung dauert der Monatsabschluss jetzt nur noch 3–4 Stunden statt zuvor mehreren Tagen. Franklyn, der Senior Accountant bei Solaris, kann so rund 20 Stunden manuelle Arbeit pro Monat einsparen. Auch Genehmigungen werden einfach und zentral vom Finanzteam übernommen.

Nahtlose Integration und Anpassungsmöglichkeiten‍

Durch eine API-Verknüpfung mit Personio werden neue Mitarbeitende automatisch in Circula übertragen, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert. Darüber hinaus bietet Circula flexible Anpassungsmöglichkeiten, um Kostenstellen und Abteilungsbudgets individuell abzubilden. Jede Ausgabe wird automatisch der richtigen Kostenstelle zugeordnet – perfekt für die transparente Verwaltung von Abteilungsbudgets.

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