Circula Compass Lernplattform
Von Handbüchern bis zu Produktvideos: Hier finden Sie gebündeltes Produktwissen rund um Circula.
Von Reisekosten bis Auslagen: Hier finden Sie alle Infos zum Ausgabenmanagement.
Alles, was Sie zur Verwaltung Ihrer Kreditkarten wissen müssen.
Hier finden Sie jeden Benefit erklärt, ob Mobilitätsbudget oder Essenszuschuss.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Detail: Finden Sie auf jede Frage eine Antwort.
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KI bei Circula: Intelligente Erkennung und Unterstützung im Ausgabenmanagement
Erfahren Sie, wie Circula intelligente Erkennungs- und Prognosemechanismen nutzt, um Belege zu verarbeiten, unlesbare Inhalte und Transaktionsbelege zu erkennen sowie Finanzprozesse effizienter zu gestalten.
Automatisierung & Integrationen: Effiziente Finanzprozesse durch Systemanbindungen
Entdecken Sie, wie Circula sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert und mit hilfe automatisierter Abläufe manuelle Schritte in Ihren Finanzprozessen deutlich reduziert.
CO₂-Reporting: Transparenz über Emissionen aus Geschäftsreisen
Mit dem CO₂-Report von Circula erfassen und analysieren Sie CO₂-Emissionen aus Geschäftsreisen auf Basis Ihrer vorhandenen Reisedaten und schaffen eine Datengrundlage für interne Auswertungen.
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Alles, was Sie wissen müssen.
1. Wofür wird Circula verwendet?
Circula ermöglicht Unternehmen, Ausgaben, Firmenkreditkarten und Mitarbeiter-Benefits zentral in einer Plattform zu verwalten. Die Lösung unterstützt eine regelkonforme Ausgabenabwicklung, transparente Freigabeprozesse sowie automatisierte Exporte für die Buchhaltung.
2. Welche Rollen gibt es in Circula und was können sie tun?
Circula unterscheidet zwischen Rollen wie Admins, Usern, Genehmigern und Buchhaltenden. Jede Rolle verfügt über spezifische Berechtigungen – von der Einreichung von Ausgaben über die Verwaltung von Richtlinien und Unternehmensaccounts bis hin zur Prüfung und zum Export von Daten.
Zum Artikel: https://help.circula.com/de/articles/279547-user-rollen
3. Wie reiche ich eine Ausgabe ein?
User können Belege ganz einfach über die Web- oder Mobile-App einreichen. Die integrierte KI liest die meisten relevanten Daten automatisch aus dem Belegfoto aus und füllt die entsprechenden Felder vor. Fehlende Angaben können ergänzt und die Ausgabe kann gemäß dem unternehmensinternen Workflow zur Freigabe und Prüfung eingereicht werden.
Zum Artikel: https://help.circula.com/de/articles/279535-ausgaben-und-fahrtkosten-einreichen
4. Wie funktionieren Transaktionen mit der Firmenkreditkarte?
Wenn Sie eine Circula Kreditkarte nutzen, werden Transaktionen automatisch in Ihr Konto importiert. Sie müssen lediglich den Beleg hochladen und die erforderlichen Angaben vervollständigen, bevor Sie die Ausgabe einreichen.
5. Was passiert, nachdem ich eine Ausgabe eingereicht habe?
Die Ausgabe durchläuft den vordefinierten Freigabeprozess. Den aktuellen Status (z. B. eingereicht, genehmigt, abgelehnt, erstattet) können Sie jederzeit im Tab „Eingereicht“ einsehen. Abschließend werden die Ausgaben von Ihrer Buchhaltung exportiert und außerhalb von Circula erstattet.
6. Was soll ich tun, wenn meine Ausgabe abgelehnt wurde?
Prüfen Sie den Ablehnungskommentar in Circula. Falls Anpassungen erforderlich sind, können Sie die Ausgabe bearbeiten und erneut einreichen.
7. Warum sehe ich nicht alle Benefits, die Circula anbietet?
Die Ihnen zur Verfügung stehenden Benefits werden von Ihrem Arbeitgeber festgelegt und von Ihren Admins in Circula konfiguriert.
8. Wie genehmige oder lehne ich Ausgaben ab?
Genehmigende erhalten Benachrichtigungen über ausstehende Freigaben. Ausgaben können im Detail geprüft und anschließend genehmigt oder mit Kommentar abgelehnt werden.
Zum Artikel: https://help.circula.com/de/articles/279597-ausgaben-freigeben
9. Sehe ich mögliche Richtlinienverstöße während der Freigabe?
Wenn Reisekostenrichtlinien hinterlegt sind, können potenzielle Abweichungen angezeigt werden. Diese dienen als Orientierung im Prüfprozess; die finale Entscheidung liegt weiterhin beim Genehmigenden.
10. Wie funktionieren Exporte?
Genehmigte Ausgaben und Benefits können in Formaten exportiert werden, die mit gängigen Buchhaltungssystemen kompatibel sind. Exporte können Kostenstellen, Kategorien und weitere buchungsrelevante Informationen enthalten.
Zum Artikel: https://help.circula.com/de/collections/653386-der-fi-bu-export
11. Wie unterstützt Circula die Compliance der Finanzprüfung?
Belege werden digital gespeichert und jeweils einer Ausgabe eindeutig zugeordnet. Der strukturierte Freigabeprozess sowie die vollständige Dokumentation ermöglichen eine nachvollziehbare Prüfung und unterstützen die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
12. Kann ich eine Ausgabe nach Genehmigung und Kontrolle rückgängig machen?
Wenn eine Ausgabe noch nicht exportiert wurde und erneut geprüft werden muss, kann sie zurückgesetzt werden. Nach dem Export sind keine weiteren Änderungen in Circula möglich.
13. Können Freigabeprozesse individuell angepasst werden?
Ja. Freigabeprozesse können konfiguriert werden.
14. Wie lege ich Reisekostenrichtlinien an?
Admins können Limits für Kategorien definieren. Diese Richtlinien helfen, die Ausgabenabwicklung zu standardisieren und die Compliance zu verbessern.
Zum Artikel: https://help.circula.com/de/articles/279519-reisekosten-und-spesenrichtlinien
15. Wie funktionieren Integrationen (z. B. mit HR- oder Buchhaltungstools)?
Integrationen ermöglichen die Synchronisierung von Daten zwischen Circula und anderen Systemen (z. B. HR-Tools oder Buchhaltungssoftware). Dadurch wird manueller Aufwand reduziert und die Datenkonsistenz verbessert.
Zum Artikel: https://help.circula.com/de/collections/653387-integrationen
16. Wie verwalte ich User-Rollen und Ausgabengruppen?
Admins können Rollen im Bereich „User Management“ unter „User“ verwalten.
Ausgabengruppen können im Tab „Ausgaben Gruppen“ innerhalb von „User Management“ erstellt und bearbeitet werden. Diese können außerdem spezifischen Kostenstellen zugewiesen werden.
Zum Artikel: https://help.circula.com/de/articles/279530-user-gruppen
17. Wie werden Mitarbeiter-Benefits verwaltet?
Admins können Benefits gemäß der Unternehmensrichtlinien einrichten und zuweisen. Die Struktur der Benefit-Gruppen stellt sicher, dass die passenden Benefits den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet werden.
Mitarbeitende können diese Benefits anschließend gemäß den definierten Regeln nutzen.
Zum Artikel: https://help.circula.com/de/collections/653396-circula-benefits-fur-admins