12 Argumente für digitales Spesen-management

Unternehmen sind nicht gesetzlich dazu verpflichtet, Spesen zu zahlen. Die Abrechnung kann in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen geregelt werden. Zahlen Arbeitgeber keine Spesen, können Angestellte sie über ihre Steuererklärung geltend machen.

Bei Spesen handelt es sich um Pauschalbeträge, die den finanziellen Mehraufwand für Verpflegung und Unterbringung bei Auswärtstätigkeiten (auch Geschäftsreisen) ausgleichen. Ihre Höhe hängt von der Dauer einer Reise und dem jeweiligen Reiseland ab. Mitarbeitende können sich Spesen vom Arbeitgeber oder dem Finanzamt erstatten lassen. Um sie zu berechnen, ermittelt man die Reisekosten und die Verpflegungspauschale. Die Verpflegungspauschale ist ein fester Betrag pro Tag. Dieser hängt von der Dauer einer Abwesenheit ab.

Insofern Spesen die Werbungskosten nicht überschreiten, sind sie steuerfrei und zudem in der Sozialversicherung beitragsfrei. Für die Erstattung müssen sie lediglich der Steuererklärung beigefügt werden. In der Regel sind sie nicht umsatzsteuerpflichtig.