Manuelle Reisekosten-abrechnung: 5 häufige Probleme für Ihre Buchhaltung

Bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung sind alle wichtigen Reisedaten wie Name der reisenden Person, Datum, Dauer, Ziel und Zweck der Reise zu dokumentieren. Darüber hinaus muss die Abrechnung alle entstandenen Kosten enthalten, darunter Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Die entsprechenden Belege sind korrekt und vollständig zu erfassen. Am Ende sollte die Finanzabteilung alle Angaben nochmal überprüfen.

Reisekosten können rückwirkend abgerechnet werden. Die Verjährungsfrist ist § 195 BGB festgelegt und beträgt für Reisekostenabrechnungen drei Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums können sämtliche Kosten, die im Kontext berufsbedingter Reisen angefallen sind, beansprucht werden.

Reisekostenabrechnungen werden in der Regel von der Finanzabteilung eines Unternehmens geprüft. Dies kann entweder von internen Mitarbeitenden, die für die Finanzabteilung arbeiten, oder von externen Buchprüfern oder Wirtschaftsprüfern durchgeführt werden.

Die Verantwortung für die Reisekostenabrechnung liegt in der Regel bei den Mitarbeitenden, die auf Dienstreisen gehen. Sie sind dafür verantwortlich, alle relevanten Belege und Informationen zur Abrechnung ihrer Reisekosten ordnungsgemäß zu sammeln, vorzubereiten und einzureichen. Die Prüfung und Verwaltung der Reisekostenabrechnung erfolgt über die Finanzabteilung des Unternehmens.