Digitale Essensmarken

Definition

Die digitale Essensmarke eine neue Form des Essenszuschusses, die auf die traditionelle Essensmarke im Papierformat folgt. Im Gegensatz zur herkömmlichen Essensmarke, die an ausgewählte Anbieter gebunden ist und auch uneingelöst Kosten verursachen kann, funktioniert die digitale Version flexibel und kostensparend. Die Flexibilität des digitalen Essenzuschusses erlaubt Anwendung für jede Art von Essensausgabe, sei es im Restaurant, Supermarkt oder Metzger. Möglich ist diese Form des Essenszuschusses seit dem 02.02.2016 (BStBl 2016 I S. 238).

Klare Vorteile gegenüber der Papiermarke

Digitale Essensmarken haben den klaren Vorteil, dass sie überall eingesetzt werden können, egal ob im Supermarkt, Restaurant oder einem Lieferdienst. Dies ist vor allem im Home Office ein Benefit, den Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen können. Zudem bedeuten digitale Essensmarken, welche nicht eingelöst wurden, keinerlei Kosten für Arbeitgeber:innen, da nur abgerechnet wird, was wirklich verzehrt wurde. Details zur Vorgehensweise für die Essenszuschüsse sind seitens der Finanzverwaltung in R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR verankert. Danach können Essenszuschüsse von arbeitstäglich bis zu 6,67 € (2022) mit dem amtlichen Sachbezugswert von 3,57 € pauschal lohnversteuert werden. Daraus ergibt sich eine Aufteilung des Essenszuschusses in einen steuerfreien und einen steuerpflichtigen Teil. Essenszuschüsse, die den Grenzbetrag (von 3,57 €) nicht überschreiten, können als eingenommene Mahlzeit der Arbeitnehmer:in mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und pauschal mit 25% besteuert werden. Im Fall der Pauschalversteuerung ist der geldwerte Vorteil sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 SvEV).

Der darüber hinausgehende Betrag von maximal 3,10 € stellt im Ergebnis einen steuerfreien Zuschuss der Arbeitgeber:in dar. Von Arbeitnehmer:innen geleistete Zuzahlungen für die Mahlzeit sind auf den pauschal zu versteuernden Sachbezugswert anzurechnen.

Regeln für Arbeitnehmer:innen – Gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR

Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind - hierzu gehören auch Getränke, wenn sie üblicherweise im Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden. Auszuschließen sind alkoholische Getränke.
Digitale Essenmarken sind nur zum Erwerb von arbeitstäglichen Mahlzeiten zu verwenden. Mahlzeiten aus digitalen Essensmarken sind dafür vorgesehen, innerhalb der gesetzlichen Erholungspausen eingenommen zu werden. Im Falle einer Tätigkeit im Home Office odereiner täglichen Arbeitszeit von nicht mehr als sechs Stunden können sie auch vor bzw. nach der Arbeitszeit eingenommen werden.
Maßgeblich für die Beurteilung, ob es sich um eine Frühstücks-, Mittags- oder Abendmahlzeit handelt, ist der Zeitpunkt der Essenseinnahme.
Der Zuschuss darf nur für Mittags- und Abendmahlzeiten verwendet werden, die ein:e Arbeitnehmer:in selbst bezahlt hat.
Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der:die Arbeitnehmer:in am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen und damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.

Anforderungen an die Quittung

Sind bei einer Bestellung im Restaurant oder Lieferdienst Quittung mehrere Mahlzeiten ausgewiesen, so wird ebenfalls immer nur eine Mahlzeit je Arbeitnehmer:in erfasst. Der:die Arbeitnehmer:in muss die durch ihn verzehrten Mahlzeiten auf der Quittung kenntlich machen, z. B. durch Markieren oder Wegstreichen.
Für jede Mahlzeit können Quittungen von verschiedenen Geschäften eingereicht werden, wenn sie zu einer Mahlzeit zusammengefasst werden. Der summierte Betrag wird bis maximal zum Tageswert des digitalen Essensgutscheins zurückerstattet. Der:Die Mitarbeiter:in muss die konsumierten Mahlzeiten auf dem Beleg markieren oder hervorheben.
Non-Food-Artikel sind ausdrücklich nicht erstattungsfähig. Beispiele hierfür sind Spülmittel, Haushaltsgegenstände, Alkohol und Tabakwaren.
Der:die Arbeitnehmer:in darf eine Quittung nicht mehrfach einreichen.

Fazit

Die Besteuerung von Sachzuwendungen ist steuerrechtlich ein komplexes Thema, da es viele Sonderfälle zu berücksichtigen gilt. Nicht alle Sachzuwendungen sind vor dem Gesetz gleich. Unternehmen wird grundsätzlich empfohlen, sich vorab bei ihrem Steuerberater zu erkundigen, welche Mitarbeiter Benefits und welches Vorgehen in ihrem individuellen Fall steuerlich günstig sind und für alle Beteiligten einen echten Mehrwert bedeuten. Zur rechtlichen Absicherung empfiehlt sich in Zweifelsfragen die Einholung einer sogenannten Anrufungsauskunft im Sinne des § 42e EStG, womit das zuständige Finanzamt verbindlich über die rechtliche Würdigung bzw. Auslegung eines Einzelsachverhalts erteilt.

Für mehr Einfachheit und Effizienz

Von Reisekosten und Spesen bis hin zu Mitarbeiter-Benefits – testen Sie die All-in-One-App für Mitarbeiterauslagen.