Employee Benefits
Onkostenbeheer
Integraties
Onderzoeksrapport HR
Kom erachter wat goed werkgeverschap écht betekent voor medewerkers.
Download het rapport
Tim Haver Droeze
Ontdek hoe OVpay werkt, hoe medewerkers reiskosten kunnen declareren en hoe je het in je bedrijfsadministratie verwerkt. Leer alles wat je moet weten over OVpay – de nieuwe betaalmethode in het openbaar vervoer.
Tim Haver DroezeHet correct beheren van financiën is één van de belangrijkste zaken binnen jouw organisatie. Nu steeds meer medewerkers gebruik maken van OVpay vraag je je wellicht af: wat is OVpay en hoe werkt dit?
Deze nieuwe betaalmethode in het openbaar vervoer wordt steeds populairder en biedt bovendien veel betaalgemak aan de reiziger. Maar hoe declareren medewerkers deze reiskosten en hoe verwerk je deze in je bedrijfsadministratie?
Doordat het een nieuwe betaalmethode is, verwachten wij dat de komende maanden meer informatie beschikbaar komt. In dit artikel vind je alles wat je moet weten over OVpay en declaraties op basis van de nu beschikbare informatie.
Bij deze nieuwe betaalmethode voor het openbaar vervoer, checken mensen met hun contactloze betaalpas in en uit. Ze doen dit bij de incheckpalen in de bus of op het treinstation.
Dit kan met een creditcard, contactloze debitcard of mobiele telefoon. De reiskosten worden vervolgens direct van de bankrekening afgeschreven. Mensen hoeven dus geen OV-chipkaart meer te gebruiken.
Belangrijk om te weten, is dat reizigers die met OVpay betalen, geen korting op hun reiskosten meer krijgen. Ze betalen het volle tarief. Willen ze toch met korting reizen? Dan moeten ze alsnog met hun OV-chipkaart reizen. Het is ook niet mogelijk om met een abonnement te reizen als reizigers OVpay gebruiken.
Op dit moment hebben mensen zelf de keuze of ze met OVpay reizen. De betaalmethode is een alternatief voor de OV-chipkaart, maar geen vervanger. Toch is het mogelijk dat de OV-chipkaart in de toekomst alsnog verdwijnt en mensen alleen nog met hun betaalkaart kunnen reizen.
Momenteel worden de opties van OVpay langzaam uitgebreid. Er is binnenkort meer mogelijk. Mensen kunnen in de toekomst met OVpay en korting reizen. Daarnaast kunnen reizigers misschien ook van de optie ‘Apple Pay Expres’ gebruik maken.
Nu maken particuliere en zakelijke reizigers vooral gebruik van OVpay. Nog niet alle bussen, metrostations en treinstations in Nederland, beschikken over deze betaalmethode. Op de website van OVpay kunnen reizigers zoeken op welke stations deze methode al beschikbaar is.
Reizigers kunnen met OVpay alleen in de tweede klas reizen, zonder korting en zonder abonnement. Op termijn kunnen studenten en andere abonnementhouders waarschijnlijk ook van OVpay gebruik maken.
Reizigers checken bij dezelfde poortjes in, zoals ze met de normale OV-chipkaart ook doen. Ze houden hun betaalpas, creditcard of mobiele telefoon tegen de kaartlezer. Vervolgens gaat het poortje open. In de bus checken ze bij de chauffeur in. Reizigers checken vervolgens ook weer uit.
Het is hierbij altijd belangrijk dat ze de optie ‘contactloos betalen’ aan hebben staan. Reizigers betalen hetzelfde bedrag als ze met hun OV-chipkaart zonder korting betalen. De kosten worden van hun eigen bankrekening afgeschreven onder de omschrijving ‘NLOV’.
De debit cards, creditcards en bankpassen van ING, Rabobank, ABN AMRO, SNS, Knab, bunq, RegioBank en ASN bank zijn beschikbaar voor betalingen in het openbaar vervoer. De reiskosten komen op de rekeningafschriften te staan. Reizigers kunnen ook met een prepaid creditcard, Google Wallet of Apple Pay betalen.
Op de mobiele telefoon koppelen reizigers hun mobiele betaalkaart aan Google Wallet of Apple Pay. Vervolgens kunnen ze, via een NFC contactloze betaling, met hun mobiele telefoon in- en uitchecken. Ook hier komen de reiskosten op de rekeningafschriften te staan.
Reizigers kunnen hun reisoverzicht via de OVpay-app bekijken. Hier staan de reistrajecten in. Ze kunnen ook zien waar ze in- en uitgecheckt hebben. De reiskosten worden op het rekeningafschrift van de bank weergegeven, onder de referentiecode NLOV en met een combinatie van veertien letters en cijfers.
Op basis van de gemaakte kosten op het vervoerstraject, kunnen de medewerkers hun reiskostendeclaratie ontvangen. Medewerkers kunnen het vervoersbewijs of transactieoverzicht overleggen als bewijs, zolang de volgende informatie kan worden afgelezen:
Het is vaak mogelijk om voorbelasting af te trekken. Dit bedrag is 9% van de reiskostenfactuur. Dit is bovendien ook een vervoersbewijs, als vervanging voor een officiële factuur. Het is namelijk niet verplicht om een officiële factuur van de vervoerder te ontvangen.
De belasting mag alleen van het vervoersbewijs of de factuur afgetrokken worden, als de medewerker het openbaar vervoer voor zakelijke doeleinden gebruikt. Privévervoer telt niet mee.
Net als bij een reis met de OV-chipkaart, staat er een transactieoverzicht van OVpay in de app. De vertrek- en aankomstlocatie, reiskosten en reisdata staan in het OVpay-overzicht vermeld en gelden als legitiem bewijs voor declaraties.
De transacties staan maximaal 24 uur na de reisdag in het overzicht. Met het referentienummer zoek je een specifieke rit op. Doordat het reistraject in het overzicht staat, kun je nagaan of de medewerker de rit voor zakelijke doeleinden maakte. De vertreklocatie(s) van het woonadres van de medewerker en de aankomstlocatie zijn zichtbaar.
Medewerkers kunnen hun reisoverzicht ook via de website raadplegen, via reisoverzicht.ovpay.nl. Via dit reisoverzicht kunnen reizigers bovendien een gemiste check-uit raadplegen. Ze kunnen vervolgens hun geld aan de vervoerder terugvragen. De kosten worden eerst met de volgende reizen verrekend. Als de reiziger geen gebruik van OVpay meer maakt, ontvangt hij restitutie.
Heb je nog geen digitale declaratie flow of digitale CC die je wilt gebruiken voor je personeel? Download dan hier een onepager over Circula.
Nee, reizen met OVpay kost voor een traject hetzelfde als reizen op saldo zonder leeftijds- of algemene korting.
Ja, op steeds meer plekken kun je in- en uitchecken in het OV met een contactloze betaalpas, creditcard of mobiel.
Op zoek naar eenvoudige en een financieel platform om te beheren? Sluit vandaag nog een af!
