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Anna Lischke
Ist die Kreditkartenabrechnung gut geplant, vermeiden Sie damit unnötige Gebühren und verschaffen sich regelmäßig eine umfassende Übersicht über alle Zahlungen. Besonders beim Umgang mit Firmenkreditkarten ist bei der Abrechnung äußerste Präzision gefragt – je klarer Ihre Abrechnung, umso größer die Vorteile für Ihre Buchhaltung.
Anna LischkeWir bieten Ihnen einen Überblick über Kreditkartenabrechnungen und was es dabei zu beachten gilt. Dabei zeigen wir ganz besonders, worauf es bei der Abrechnung von Firmenkreditkarten ankommt und bieten Ihnen Lösungsansätze für die Optimierung Ihrer Abrechnungsprozesse sowie bewährte Praktiken.
Geben Sie oder Ihre Mitarbeitenden Geld mit einer Kreditkarte aus, landet der Betrag automatisch auf der Kreditkartenabrechnung. Der Kreditkartenanbieter zieht die Beträge, die mit einer Karte bezahlt werden, automatisch vom Verfügungsrahmen ab. In der Regel erfolgt die Abrechnung aller Beträge dann zum Ende des Monats. In diesem Moment bezahlen Sie die Summe aller Kartentransaktionen im Zeitraum vor der Abrechnung.
Über den Zeitpunkt der Abrechnungen sowie das Verfahren bei der Zahlung der Beträge einigen Sie sich beim Abschluss des Kreditkartenvertrages mit dem Kreditkartenanbieter. In den meisten Fällen nutzen Kreditkarteninhabende eine der folgenden beiden Zahlungsweisen:
Da sie mit dem automatischen Einzug per Lastschriftverfahren unnötige Sollzinsen vermeiden, ziehen die meisten Unternehmen und privaten Kreditkartennutzenden diese Zahlungsart vor. Zudem sprechen die folgenden beiden Vorteile klar für Überweisungen:
Schon gewusst? Vor der Einführung von Firmenkreditkarten sollte immer eine sauber aufgesetzte Nutzungsvereinbarung stehen. Holen Sie sich jetzt 10 Tipps und eine praktische Vorlage für Ihre .
In diesem Abschnitt möchten wir Sie mit den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Abrechnungsarten unterschiedlicher Kreditkartentypen vertraut machen. Man unterscheidet zwischen den folgenden vier Arten von Kreditkarten:
Welches Verfahren genau für Ihre Karten zutrifft, entscheidet in den meisten Fällen die Bank. Die meisten Anbieter arbeiten jedoch mit monatlichen Zyklen. Das macht es für Sie in Summe übersichtlich: Sie erhalten jeden Monat eine Kreditkartenabrechnung mit Überblick über die Ausgaben – per Post oder per E-Mail.
Die Kreditkartenabrechnung von Firmenkarten ist der bei privaten Karten sehr ähnlich. Es gibt jedoch ein paar Unterschiede, die besonders auf die Bedürfnisse von Unternehmen eingehen. Die folgenden neun Punkte sollten Sie bei der Abrechnung Ihrer Firmenkreditkarten beachten:
Die Abrechnung der Business-Kreditkarte ist in den meisten Fällen personengebunden. Weil die Karten nicht übertragbar sind, müssen Sie allen Mitarbeitenden, die Geschäftsausgaben tätigen, eine eigene Kreditkarte aushändigen – auch um die Kosten möglichst übersichtlich zu halten und einfach abrechnen zu können. Dabei empfiehlt es sich, mit genauen Ausgabenlimits zu arbeiten. Die Abteilungsleitung, die regelmäßig Software kauft und Seminare für das ganze Team bucht, hat dann zum Beispiel ein höheres Budget als einzelne Teammitglieder. Wie viel Geld Sie Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, liegt in Ihrem Ermessen.
Ein Vergleich lohnt sich bei Kreditkarten immer – auch im Hinblick auf die Abrechnungen. Je transparenter und übersichtlicher diese sind, desto besser. Ein Online-Zugang oder eine Banking-App mit der Möglichkeit, 24 Stunden am Tag alle Ausgaben zu überblicken, ist ein Vorteil für Unternehmen jeder Größe. Bei Circula können Sie zum Beispiel kostenlos eine buchen und in diesem Termin all Ihre Fragen zu Abrechnung, Gebühren und Buchhaltung stellen.
Am besten entscheiden Sie sich für einen Kreditkartenanbieter mit einem Leistungspaket, das zu Ihnen passt. Bei können Sie beispielsweise aus verschiedenen Kreditkartentypen wählen. Ob Sie auf virtuelle Kreditkarten setzen, die Sie auf bestimmte Zeiträume oder Ausgaben beschränken können oder auf physische Karten, bleibt Ihnen überlassen. Die Kreditkartenabrechnung wird Ihnen durch die digitale Bearbeitung leicht fallen – Unstimmigkeiten oder Schwierigkeiten bei der Prüfung gehören damit der Vergangenheit an.
Bei Circula läuft von der Kartenerstellung bis zur Abrechnung der Transaktionen alles automatisiert ab. Neben dem 100 Prozent digitalen Kreditkartenmanagement bietet Ihnen Circula zudem eine holistische Expense-Management-Plattform, mit der Sie alle Rückerstattungen, Reisekosten sowie Kreditkarten-Transaktionen von Einzelpersonen und Teams an einem Ort verwalten können. Sie behalten damit stets den Überblick über alle Ausgaben, Gebühren und Buchungen.
Tipp: Firmenkreditkarten einzuführen, ist ein logischer und richtiger Schritt, wenn Sie Ihre Mitarbeiterausgaben optimieren möchten. Erfahren Sie jetzt alles, was Sie beim beachten müssen.
Die nimmt zu. Mobiles Bezahlen, Einkaufen im Internet und Dienstreisen sind gute Gründe für dieses unkomplizierte und moderne Bezahlsystem. Die gut geplante und übersichtliche Abrechnung ist dabei ein wichtiger Prozess. Dieser hilft, alle Ausgaben zu verwalten und zu kontrollieren.
Wenn Sie Ihre Kreditkartenabrechnung richtig verwalten, haben Sie die volle Kontrolle über Ausgaben, die Zuweisung von Budgets und die Einhaltung von steuerlichen Bestimmungen. Es hilft auch dabei, das Ausgabenverhalten Ihrer Mitarbeitenden zu überwachen und zu hohe Ausgaben oder den fehlerhaften Umgang mit dem Zahlungsmittel zu identifizieren. Die Zuweisung von Ausgabelimits kann hier eine weitere praktische Stellschraube sein.
Bei Firmenkreditkarten handelt es sich in der Regel um sogenannte Charge Cards. Bei diesem Konzept erhalten Sie von der Kreditkartenbank einmal pro Monat eine Kreditkartenabrechnung. Business-Kreditkarten sind eigens für Geschäftszwecke gedacht. Sie dürfen daher ausschließlich über Geschäftskonten abgerechnet werden.
Das hängt von der Art der Kreditkarte ab. Klassische Kreditkarten verfügen über einen Kreditrahmen, der erst am Ende des Monats vom Konto abgezogen wird. Bis zu diesem Kreditrahmen können Sie die Karte nutzen. Mit Charge-Kreditkarten können Sie auch noch bezahlen, wenn kein Geld mehr auf der Karte ist. Die einzige Voraussetzung dafür ist, dass das angeschlossene Konto ausreichend gedeckt ist. Bei einer Prepaid-Kreditkarte müssen Sie Geld auf die Karte laden, bevor Sie damit bezahlen können. Ist der Aufladungsbetrag erschöpft, sind keine Zahlungen mehr mit der Karte möglich.
MasterCard sammelt alle Zahlungen bis zum Abend des 25. jedes Monats. Die Online-Rechnung kommt dann zwei Werktage nach diesem Stichtag im Postfach an. VISA gibt als Stichtag den 22. eines Monats an. Die Abrechnungen erfolgen dann am ersten Buchungstag des Folgemonats. Den Nutzenden steht anschließend wieder ihr volles Limit zur Verfügung.
Wie lange Sie Kreditkartenabrechnungen aufbewahren müssen, hängt davon ab, ob es sich um eine private oder eine geschäftliche Kreditkarte handelt. Für private Kreditkarten gilt im Regelfall eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren, damit Sie Rechnungen oder mögliche Mahnungen nachweisen können. Die Abrechnungen von Business-Kreditkarten sollten Sie zehn Jahre lang aufbewahren. Sie dienen als Buchungsbelege für das Finanzamt. Die beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, aus dem die Abrechnungen stammen.
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