Nutzungsvereinbarung Firmenkreditkarte – 10 Tipps und Vorlage
Anna Lischke
„Nutzungsvereinbarung Firmenkreditkarte“ – sucht man nach diesem Begriff, findet man vor allem eins: Fragen. Diese möchten wir in diesem Artikel umfassend beantworten, denn: Firmenkreditkarten sind zu einem unverzichtbaren Instrument geworden, wenn es um geschäftliche Ausgaben geht. Sie helfen, geschäftliche Ausgaben effizienter zu gestalten und vereinfachen Spesenabrechnungen sowie den gesamten Zahlungsverkehr in Unternehmen.
Weil Business-Kreditkarten jedoch auch Risiken bergen, die man nicht unterschätzen sollte, ist es wichtig, die Einführung mit einer Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten abzusichern. Wir zeigen Ihnen, wie es geht. Sie vermeiden damit potenzielle Schwierigkeiten und schaffen eine klare Übersicht für die Verwendung von Kreditkarten in Ihrem Unternehmen.
Beim Aufsetzen Ihrer Vereinbarung für die Nutzung von Firmenkreditkarten sollten Sie alle relevanten Aspekte beachten und verständliche Richtlinien sowie Verantwortlichkeiten festlegen. Gleichzeitig sorgen Sie für Transparenz und Sicherheit mit dem modernen Zahlungsmittel für Geschäftsausgaben.
Warum ist eine Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten so wichtig?
Eine Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten ist aus vielen Gründen von großer Bedeutung. Die sechs wichtigsten lauten:
Zusammenfassend kann man sagen, dass eine gut durchdachte Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten für eine geordnete, kontrollierte und verantwortungsvolle Nutzung der Karten im Unternehmen sorgt. Sie fördern damit die finanzielle Sicherheit, minimieren das Risiko von Kartenmissbrauch und unterstützen die reibungslose Abwicklung der geschäftlichen Transaktionen Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie alle Vorteile, die Ihnen Mitarbeiter-Kreditkarten bieten, vollständig ausschöpfen und gleichzeitig die potenziellen Risiken minimieren möchten, ist dieses Zahlungsmittel für Sie unerlässlich.
Vorlage für Ihre Firmenkreditkarten-Nutzungsvereinbarung: Diese Punkte sollten enthalten sein
Die folgenden sechs Punkte sollte Ihre Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten enthalten:
§ 1 Nutzung einer Firmenkreditkarte
In diesem Abschnitt sollten Sie festlegen, wer in Ihrem Unternehmen eine Firmenkreditkarte erhält und zu welchen Zwecken sie verwendet werden darf und welche Ausgaben Ihre Mitarbeitenden damit tätigen dürfen.
§ 2 Meldepflicht
Mit diesem Paragrafen legen Sie fest, dass Ihre Angestellten alle Verluste, Diebstähle, Beschädigungen oder andere Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Geschäftskreditkarte unverzüglich der dafür verantwortlichen Führungskraft oder der Buchhaltung melden müssen. Damit sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden mögliche Problemquellen schnell erkennen und entsprechend handeln.
§ 3 Privatnutzungsverbot
Klare Regeln sorgen für eine fehlerfreie Anwendung. Das trifft auch auf das Privatnutzungsverbot von Firmenkreditkarten zu. Dieses sollten Sie unbedingt im dazugehörigen Abschnitt in Ihrer Nutzungsvereinbarung festhalten. Sie stellen klar, dass jegliche private Nutzung verboten ist, verhindern die fehlerhafte Nutzung und stellen sicher, dass alle Firmenkreditkarten, die Sie im Unternehmen ausgeben, ausschließlich für autorisierte, geschäftliche Zwecke genutzt werden.
§ 4 Sonstige Vereinbarungen
Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Firmenkreditkarten für Geschäftsreisen und andere geschäftliche Ausgaben zur Verfügung, sind klar formulierte Vereinbarungen unerlässlich. Unter dem Punkt „sonstige Vereinbarungen“ legen Sie den Rahmen für firmeninterne Regelungen fest, die für die Nutzung von Business Credit Cards eine Rolle spielen. Das kann zum Beispiel den Umgang mit Reisekosten, Spesen für Geschäftsessen oder den Einkauf von Software betreffen. Sie verhindern damit, dass Sie am Ende das Nachsehen haben und legen Ihren Angestellten alle Pflichten rund um die Corporate Cards offen dar.
§ 5 Konsequenzen bei missbräuchlicher Nutzung
Hier sollten Sie die möglichen Konsequenzen bei Verstößen gegen die Nutzungsvereinbarungen festlegen. Je nach Schwere können dies Verwarnungen, Rückforderungen von nicht zulässigen Ausgaben, Disziplinarmaßnahmen oder arbeitsrechtliche Schritte sein.
§ 6 Rückgabe der Kreditkarte
Ihre Firmenkreditkarten-Nutzungsvereinbarung sollte auch den Fall, dass Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, einschließen. Auch die Möglichkeit, dass Angestellte Ihre Geschäftskreditkarte aus anderen Gründen zurückgeben müssen, sollten Sie mit aufnehmen, um für Klarheit zu sorgen. Beschreiben Sie eindeutig, wie und innerhalb welches Zeitraums Angestellte Firmenkreditkarten zurückgeben sollten und welche Schritte sie dabei beachten müssen. Gute Anbieter lassen Sie beispielsweise über ein Online-Portal Kreditkarten selbst sperren. Bei virtuellen Kreditkarten ist dieser Schritt nicht nötig, da sie auf bestimmte Zeiträume oder für festgelegte Ausgaben beschränkt sind.
Weitere Punkte
Neben den genannten sechs Punkten können Sie Ihre Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten um weitere individuelle Punkte ergänzen. Unternehmensspezifische Regelungen und spezielle Bedingungen finden darin ebenso Platz wie Ausgabe-Kategorien, Einschränkungen des Kreditlimits oder besondere Anforderungen zu Berichten und Buchungen. Formulieren Sie alle Punkte so klar und verständlich wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden und die Verwaltung Ihrer Firmenkreditkarten so effizient wie möglich zu gestalten.
Tipp: Sie haben Fragen zu Firmenkreditkarten? Alles über Business Credit Cards und was Sie dabei beachten sollten, lesen Sie in unserem Artikel „“.
10 Tipps für die proaktive Nutzung von Firmenkreditkarten im Unternehmen
Durch die Sensibilisierung Ihrer Mitarbeitenden und die proaktive, verantwortungsvolle Nutzung von Firmenkreditkarten verbessern Sie die Ausgabenkontrolle in Ihrem Unternehmen und senken gleichzeitig das Risiko von Kreditkartenmissbrauch. Die folgenden zehn Tipps helfen Ihnen, Awareness für den effizienten und transparenten Einsatz von Mitarbeiter-Kreditkarten in Ihrem Unternehmen zu schaffen.
Tipp: Sie möchten in Ihrem Unternehmen Firmenkreditkarten einführen? In unserem Artikel „“erfahren Sie, was Sie beim Rollout beachten sollten.
Fazit: Eine Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten ist unverzichtbar
Eine Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten sollte klar formuliert sein und den Mitarbeitenden, die Sie mit Kreditkarten ausstatten, einen Überblick über alle Funktionen sowie ihre Rechte und Pflichten im Umgang mit dem Zahlungsmittel bieten. Für Sie als Unternehmen ist die Vereinbarung unverzichtbar, da Sie Ihnen Sicherheit sowie einen Kommunikationskanal für die Regelungen im Umgang mit Firmenkreditkarten gibt.
Sie vermeiden Missbrauch, stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die Karten ausschließlich für geschäftliche Zwecke verwenden und klären Fragen und Missverständnisse. Ihre Angestellten erhalten von Anfang an die für sie wichtigen Informationen und gehen dadurch verantwortungsvoll mit den Kreditkarten um. Insgesamt schaffen Sie mit Ihrer Nutzungsvereinbarung Vertrauen und Klarheit über die Risiken und Vorteile von Firmenkreditkarten.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Nutzungsvereinbarung Firmenkreditkarte
Wer haftet für eine Firmenkreditkarte?
Die Haftung übernimmt bei Firmenkreditkarten stets das Unternehmen. Sie liegt daher nicht bei den Mitarbeitenden. Die Haftung ist dabei, ebenso wie bei privaten Kreditkarten, beschränkt. Wenn es zu einem Missbrauch kommt, haftet das Kreditkartenunternehmen ab einem Betrag, der bei der Vertragsvereinbarung festgelegt wird. In den meisten Fällen liegt er bei 150 Euro.
Was darf mit Geschäftskreditkarten bezahlt werden?
Mitarbeitende können Firmenkreditkarten zur Zahlung aller betrieblichen Ausgaben nutzen. Das können beispielsweise Buchungen für Hotels oder Seminare sein, Fahrtkosten, Spesen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Fachliteratur. Im Zweifelsfall fragen Sie dazu beim jeweiligen Kreditkarteninstitut nach.
Kann man eine Business-Kreditkarte privat nutzen?
Auf die Bezahlung von privaten Ausgaben über die Firmenkreditkarte sollten Angestellte in jedem Fall verzichten, denn es kann zur Abmahnung beim Kreditinstitut führen. Das Verteilen von Firmenkreditkarten an Mitarbeitende ist somit ein klarer Vertrauensbeweis.
Was sagt das EU-Recht im Hinblick auf Firmenkreditkarten?
Das EU-Recht beinhaltet die aktuelle rechtliche Basis für die Nutzung von Firmenkreditkarten für Mitarbeitende. Daraus geht hervor, dass Firmenkreditkarten ausschließlich als solche bezeichnet werden dürfen, wenn die Buchungen direkt über das Konto eines Unternehmens abgewickelt werden. Die private Nutzung von Mitarbeiter-Kreditkarten schließt das EU-Recht aus. Corporate Cards müssen laut EU-Recht mit allen sicherheitsrelevanten Merkmalen wie einem EMV-Chip, einem CVC-Code sowie der Möglichkeit der Zahlungsbestätigung per Kurznachricht ausgestattet sein.
Mit einer Nutzungsvereinbarung klären Sie die Rahmenbedingungen für Ihre Firmenkreditkarten.
Kontrolle und Transparenz: Mit einer Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten legen Sie klare Regeln und Richtlinien für die Verwendung fest. Damit stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen ihre Grenzen im Umgang mit den Karten kennen und sich der Verantwortung bewusst sind. Sie schaffen Transparenz bezüglich des Kreditlimits und verhindern den unangemessenen Umgang mit dem Zahlungsmittel.
Vermeidung von Missbrauch: Auch alle wichtigen Infos zum Missbrauch oder anderes Fehlverhalten bei der Verwendung ihrer Firmenkreditkarten können Ihre Mitarbeitenden aus Ihrer Nutzungsvereinbarung für Firmenkreditkarten entnehmen. Sie zeigen damit klare Grenzen auf und senken das Risiko nicht autorisierter Ausgaben.
Festlegung der Zahlungsmodalitäten: Mit Ihrer Nutzungsvereinbarung legen Sie die Regeln für den Umgang mit Zahlungen über Firmenkreditkarten fest. Sie können Ihrer Vereinbarung dabei spezifische Zahlungsbedingungen sowie Fristen für die Abrechnung hinzufügen. Damit stellen Sie sicher, dass Rechnungen rechtzeitig beglichen werden und Sie Ihr Firmenkonto nicht mit Zinsen oder Säumnisgebühren belasten müssen.
Regelung für das Kreditlimit: Auch das Kreditlimit für jede einzelne Business Credit Card in Ihrem Unternehmen können Sie in Ihrer Vereinbarung zur Nutzung verankern. Damit vermeiden Sie ungeplante Ausgaben und Budgetüberschreitungen.
Klärung von Haftung und Verantwortlichkeiten: Zwei besonders wichtige Punkte für den Umgang mit Firmenkreditkarten sind die Haftung sowie die Verantwortlichkeiten. Sie legen damit unter anderem fest, was im Falle eines Diebstahls oder Verlusts zu tun ist und wen Ihre Mitarbeitenden bei einem Betrugsverdacht informieren sollten.
Einhaltung von Vorschriften: Mit Ihrer Firmenkreditkarten-Nutzungsvereinbarung stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden alle geltenden gesetzlichen Bestimmungen einhalten und sich an die Vorgaben des Kreditkartenanbieters halten. Dieser Punkt ist von besonderer Wichtigkeit, da Unternehmen bei Verstößen für die Konsequenzen haften.
Klare Nutzungsrichtlinien festlegen: Erstellen Sie eine detaillierte Nutzungsvereinbarung, die klare Richtlinien für die Verwendung der Firmenkreditkarten in Ihrem Unternehmen definiert. Legen Sie fest, wer zur Nutzung berechtigt ist, welche Ausgaben akzeptabel und welche Transaktionen nicht gestattet sind.
Schulen und sensibilisieren: Schulen Sie alle Mitarbeitenden, die eine Firmenkreditkarte bekommen, ausführlich. Stellen Sie allen, die es betrifft, Ihre Nutzungsrichtlinien zur Verfügung, beantworten Sie aufkommende Fragen und sensibilisieren Sie alle Kreditkartennutzenden für den verantwortungsvollen Umgang mit den Mitarbeiter-Kreditkarten. Auch die potenziellen Risiken sowie die Bedeutung der Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien sollten Sie dabei nicht außer Acht lassen.
Virtuelle Kreditkarten nutzen: besitzen den Vorteil, dass sie auf einen begrenzten Zeitraum oder für bestimmte Zahlungen begrenzt werden können. Sie bieten Ihnen dadurch auch zusätzliche Sicherheit. Besonders für den Einkauf von Software oder die Buchung von Online-Seminaren sollten Sie die Verwendung in Betracht ziehen.
Budgetierung und Kreditlimit festlegen: Setzen Sie ein angemessenes Kreditlimit für jede Firmenkreditkarte, um zu vermeiden, dass Ihre Angestellten zu hohe Ausgaben tätigen.
Ausgabenkontrolle: Stellen Sie sicher, dass Ihre Angestellten die Corporate Cards ausschließlich für notwendige und geschäftlich relevante Ausgaben verwenden. Überprüfen Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden regelmäßig, um sicherzustellen, dass diese innerhalb des genehmigten Budgets bleiben.
Rechtzeitige Abrechnung und Berichterstattung: Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, ihre Ausgaben regelmäßig zu erfassen und rechtzeitig abzurechnen. Dies ermöglicht Ihnen eine genaue Verfolgung der Ausgaben und verhindert unnötige Verzögerungen.
Sicherheitsvorkehrungen treffen: Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie starke Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Überprüfung von Transaktionshistorien, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.
Ausgabenkategorien definieren: Kategorisieren Sie die Ausgaben, um eine bessere Übersicht über die Kostenstruktur Ihres Unternehmens zu erhalten. Damit erleichtern Sie die Budgetierung und identifizieren neue Sparpotenziale.
Berichte und Analysen: Erstellen Sie regelmäßige Berichte über die Verwendung der Firmenkreditkarten und alle Zahlungsvorgänge. Damit schaffen Sie eine Basis für die Analyse von Ausgabentrends, erkennen Optimierungsmöglichkeiten zeitnah und steigern die Effizienz sowie Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens.
Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung: Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Nutzungsrichtlinien und Prozesse für Firmenkreditkarten regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Als Unternehmen sind Sie dem ständigen Wandel der Wirtschaft unterworfen. Die Nutzung der Business Credit Cards sollten Sie stets den aktuellen Anforderungen und Risiken der anhaltenden multiplen Krisen anpassen.
Anna Lischke
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