Lyonel Krolle-Reinhardt
Für Unternehmen bietet die virtuelle Kreditkarte viele Vorteile. Wir zeigen Ihnen, was es damit auf sich hat und wie sich diese Karten einsetzen lassen.
Lyonel Krolle-ReinhardtImmer häufiger werden in Unternehmen virtuelle Kreditkarten eingesetzt. Das ist nicht verwunderlich, bringen diese Online-Bezahlkarten viele Vorteile für Unternehmen mit sich. Wir zeigen Ihnen, was virtuelle Firmenkreditkarten auszeichnet.
Virtuelle Kreditkarten erfordern keine physische Karte aus Plastik. Die Karten werden mit Hilfe einer Kreditkarten-Software generiert. Was die virtuelle Karte mit der Plastikkarte gemeinsam hat, sind die zentralen Merkmale der Kreditkarte. So hat jede virtuelle Kreditkarte wie die Kärtchen aus Plastik eine Kreditkartennummer, eine Prüfnummer sowie einen Besitzer und ein Ablaufdatum. Diese Daten werden für das Bezahlen im Netz oder über Abrechnungsdienstleister benötigt.
Virtuelle können mit Apple-Pay, PayPal oder Google Pay verknüpft werden. Mitarbeitende können dann über diese Dienste geschäftliche Ausgaben per Kreditkarte bestreiten. Für die Bezahlung in Online-Shops oder Dienstleistungen können die Kreditkartendaten digital über eine wie Circula abgerufen werden.
Zusammengefasst: Eine virtuelle Kreditkarte enthält dieselben Daten, die für die Zahlung via Kreditkarte benötigt werden wie eine Karte aus Plastik. Entsprechend lässt sich die digitale Bezahlkarte nahezu vollständig wie eine „normale“ Kredit- bzw. Firmenkreditkarte einsetzen.
In Unternehmen bieten virtuelle Firmenkreditkarten vielfältige Einsatzmöglichkeiten:
Die virtuelle Kreditkarte kann in einem Unternehmen zum Bestandteil des Controllings und der Buchhaltung werden. Dank des virtuellen Charakters lassen sich Kreditkarten nach Bedarf erstellen oder auch wieder löschen.
Herkömmliche Kreditkarten werden bei einer Bank oder einem Dienstleister bestellt. Es dauert mehrere Tage, bis die neue Kreditkarte eintrifft. Virtuelle Kreditkarten lassen sich über eine spezielle Software mit wenigen Klicks erstellen und Mitarbeitenden sofort bereitstellen.
Mit einer virtuellen Kreditkarte können auch Leistungen in Fremdwährungen genutzt werden. Die Umrechnung der Beträge erfolgt wie bei anderen Karten über den Anbieter des Kreditkartenkontos.
Wird eine virtuelle Firmenkreditkarte genutzt, gibt es viele weitere Leistungen wie Cashback-Funktionen oder geringere Gebühren für die einzelne Karte.
Virtuelle Kreditkarten bieten fast dieselben Funktionen wie physische Karten. Allerdings gibt es einen möglichen Nachteil. So können Anwender:innen mit der virtuellen Karte kein Bargeld beziehen. Das ist bei Dienstreisen ungünstig, wenn bestimmte Dienstleistungen vor Ort nur bar bezahlt werden können.
Durch die Integration in gängige Bezahldienste wie Apple oder Google Pay ist das Bezahlen per Smartphone an der Kasse zwar auch mit der virtuellen Kreditkarte möglich. Allerdings müssen die Geschäfte diese Bezahlmöglichkeit anbieten.
Grundsätzlich ist es also empfehlenswert, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden neben der virtuellen bei Bedarf auch eine physische Kreditkarte anbieten können.
Durch die vielfältigen Kontroll- und Überwachungsmöglichkeiten virtueller Kreditkarten, wie der Nachverfolgung von Abbuchungen in Echtzeit, sind digitale Kreditkarten sehr sicher. Darüber hinaus bietet das Einrichten von individuellen Ausgabenlimits über eine App wie Circula zusätzliche Sicherheit. Beschäftigte können nicht mehr ausgeben als das Limit vorgibt. Bei Bedarf lassen sich aber Budgets mit wenigen Klicks neu freigeben.
Im Vergleich zur klassischen Kreditkarte aus Plastik bietet die virtuelle Karte eine deutlich einfachere Verwaltung. So sind digitale Kreditkarten in eine Software integriert, welche das Freischalten von Budgets ermöglicht, aber außerdem über Schnittstellen sofort alle relevanten Daten für die Buchhaltung, die Reisekostenabrechnung oder andere administrative Aufgaben bereithält. Das spart viel Zeit und Aufwand.
Gleichzeitig machen sich vor allem Unternehmen bei der Nutzung virtueller Firmenkreditkarten unabhängiger von Kreditkartenanbietern, indem sie einfach selbst neue Karten freischalten und vergeben können.
Der Einsatz virtueller Kreditkarten bietet Unternehmen jeder Größe viel Einsparpotenzial und einen besseren Überblick über Ausgaben und Budgets. Somit können Startups ebenso wie große Konzerne, Handwerksbetriebe ebenso wie Kanzleien oder andere Dienstleister von der Nutzung virtuelle Kreditkarten profitieren.
Im Zusammenspiel mit Apps wie Circula tragen virtuelle und physische Kreditkarten perfekt zu einer noch effizienteren Nutzung von Budgets bei und senken gleichzeitig den administrativen Aufwand in der Buchhaltung.
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