Firmenkreditkarten: Revolutionieren Sie mit 10 Punkten Ihr Ausgabenmanagement

Was ist eine Firmenkreditkarte?

Firmenkreditkarten sind Kreditkarten, die Unternehmen für ihre Mitarbeitenden beantragen können. Ausstellen lassen können Sie diese entweder für konkrete Teammitglieder, für Teams oder für die gesamte Belegschaft. Sie werden also auf den Firmennamen oder auf den Namen der Person, die sie nutzt, angelegt. Mithilfe der Kreditkarten können Sie die Zahlung von Mitarbeiterausgaben vereinfachen und sorgen für eine leichtere Abrechnung von Spesen. In der Regel gibt es eine Plastikkarte, die mit Name, Kreditkartennummer sowie dem Firmennamen bedruckt ist. Hinzu kommen heute virtuelle Kreditkarten, die Mitarbeitende vor allem online nutzen können.

Wie funktionieren Firmenkreditkarten?

Firmenkreditkarten funktionieren ganz ähnlich wie private Kreditkarten. Im Gegensatz dazu sind sie jedoch speziell für Geschäftszwecke ausgelegt. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Charge Cards. Das bedeutet: Die Bank rechnet alle Einkäufe einmal im Monat ab.

Unternehmen haben mit Geschäftskreditkarten die Möglichkeit, ihre Ausgaben zu verwalten. Zudem bieten viele Anbieter zahlreiche Funktionen und Benefits, die speziell an die Bedürfnisse von Unternehmen und ihren Mitarbeitenden angepasst sind. Diese können sehr unterschiedlich sein und von Rabatten und Vergünstigungen über Reiseversicherungen bis zu Prämienprogrammen oder Membership Rewards reichen. Die folgenden sechs Punkte sollten Sie dabei beachten:

1. Beantragung

Firmenkreditkarten können Sie als Unternehmen bei Banken oder Kreditkartenanbietern beantragen. Die Karten werden im Anschluss an eine Bonitätsprüfung des Unternehmens für die gewünschten Personen ausgestellt. Es wird also nicht die Kreditwürdigkeit der Angestellten untersucht, sondern die des Arbeitgebers.

2. Kreditkartenlimit

Sind die Geschäftskreditkarten genehmigt, legt die Bank ein Kreditlimit fest. Daraus geht hervor, wie viel das Unternehmen mit den Karten ausgeben kann. Neben der finanziellen Situation von Betrieben spielen hierbei noch ein paar weitere ökonomische Faktoren eine Rolle.

3. Kreditkarteninhabende

Als Unternehmen wählen Sie die Mitarbeitenden aus, die Business-Kreditkarten bekommen oder diese nutzen können. Es kann sich dabei zum Beispiel um Mitglieder des Managements, leitende Angestellte oder um Personen handeln, die häufig auf Geschäftsreisen sind. Wem Sie Kreditkarten aushändigen, liegt allein in Ihrem Ermessen.

4. Verfolgung der Ausgaben

Firmenkreditkarten unterstützen Sie beim Nachverfolgen der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden. Zudem können Sie damit Ausgabenlimits für einzelne Kreditkarteninhabende festlegen. Als Unternehmen können Sie zudem Ausgabenkategorien bestimmen und damit die Ausgaben noch besser kontrollieren.

5. Abrechnungen und Zahlungsfristen

In den meisten Fällen setzen die Anbieter von Firmenkreditkarten auf die monatliche Abrechnungsweise. Aus den Abrechnungen gehen alle Transaktionen sowie der Saldo der Karten hervor.

6. Zinssätze

Sollten Sie ausstehende Beträge nicht innerhalb der von den Kreditkartenanbietern angegebenen Zahlungsfristen begleichen, können diese Ihnen Zinsen auf den verbleibenden Saldo berechnen. Diese können je nach Anbieter variieren. Achten Sie außerdem auch darauf, dass die Zinssätze von denen bei privaten Kreditkarten abweichen können.

Für wen lohnt sich eine Firmenkreditkarte?

Geschäftsreisende und Mitarbeitende mit häufigen beziehungsweise hohen Auslagen profitieren von Firmenkreditkarten. Auch für Teams, die regelmäßig neue Software-Abos abschließen oder deren Mitarbeitenden an Online-Weiterbildungen teilnehmen, vereinfachen sich die Zahlungsvorgänge für diese Ausgaben sehr. Dienstreisenden bieten Geschäftskreditkarten häufig Vorteile wie Rabatte auf Flugtickets, Hotels und Mietwagen.

So viel zu den Personen innerhalb von Unternehmen. Doch wie sieht es mit den Firmen selbst aus? Sind Ihre Mitarbeitenden häufig auf Dienstreisen unterwegs, können Sie mithilfe von Firmenkreditkarten Kosten sparen und Ihren Business Travel Service nachhaltig optimieren – die Planung und Abrechnung wird spürbar effizienter.

Auch wenn viele nicht zuerst an sie denken: Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können einen großen Nutzen aus Business-Kreditkarten ziehen, indem sie ihre Betriebsausgaben sowie den Cashflow über dieses Tool kontrollieren und verwalten. Mithilfe der Karten können sie Geschäftsausgaben klar von persönlichen Ausgaben trennen und damit für eine klare Buchführung sorgen.

Insgesamt betrachtet, sind Firmenkreditkarten auch für Firmen, die regelmäßig Kundschaft oder Geschäftspartnerschaften zu Gast haben, von großem Vorteil. Einige Kreditkartenanbieter haben sogar integrierte Belohnungsprogramme für bestimmte Ausgabenkategorien. Dann wird beispielsweise die Bezahlung von Restaurantbesuchen oder Unterhaltungsangeboten in Form bestimmter Prämien oder Cashback honoriert.

Haben Sie viele Mitarbeiterausgaben? Dann sollten Sie die Einführung von Firmenkreditkarten definitiv in Erwägung ziehen. Fallen viele Ausgaben wie Reisekosten oder Kosten für Verbrauchsmaterialien der Dienstleistungen an, können Sie damit Ihre Ausgabenverwaltung deutlich vereinfachen. Ein weiterer Punkt, den Sie nicht außer Acht lassen sollten, ist, dass Sie durch die ordnungsgemäße Verwendung und rechtzeitig Rückzahlung mit Firmenkreditkarten zur Stärkung des Kreditprofils Ihres Unternehmens beitragen können.

Welche Vorteile bietet eine Firmenkreditkarte für Unternehmen?

Aktuellen Zahlen zufolge haben rund 30 Prozent der Mitarbeitenden Schwierigkeiten beim Umgang mit ihrem Ausgabenmanagement. Sie vermissen vor allem die Transparenz und finden es insgesamt umständlich. Kein Wunder: Die Erstattung von Ausgaben dauert mit bis zu 30 Tagen viel zu lange und sorgt dafür, dass die Bereitschaft, Ausgaben vorzustrecken, immer weiter sinkt. Hinzu kommen die angespannte ökonomische Situation sowie hohe Inflationsraten und damit das Ende niedriger Zinsraten-Politik. Die finanziellen Schwierigkeiten, die sich daraus ergeben, betreffen alle europäischen Länder.

Alle der genannten Punkte sprechen für ein hocheffizientes Ausgabenmanagement: Wer die Ausgaben seiner Mitarbeitenden im Blick behält, erspart sich Überraschungen und kann sein Budget optimal planen – auch in Zeiten von Hybrid-Arbeit und den nach der weltweiten Pandemie immer diverseren Arbeitsmodellen. Firmenkreditkarten helfen dabei, die Übersicht zu bewahren und machen Mitarbeiterausgaben transparent.

Business-Kreditkarten können hier Abhilfe schaffen. Sie sorgen für intuitive Abläufe und können den Arbeitsaufwand für das Accounting und HR von zwischen 60 und 90 Minuten pro Monat und Mitarbeitendem auf gerade mal 30 Minuten senken.

Welche Vorteile bietet eine Firmenkreditkarte für Mitarbeitende?

Mitarbeitende bleiben mit Firmenkreditkarten immer flexibel und sind in Situationen, in denen sie verstärkt betriebliche Ausgaben leisten müssen, immer liquide. Besonders auf Geschäftsreisen kann das eine starke Erleichterung sein. Folgende fünf Vorteile erleichtern Mitarbeitenden die Prozesse rund um geschäftliche Ausgaben:

1. Vereinfachte Ausgabenverwaltung

Mit Firmenkreditkarten müssen Mitarbeitende Geschäftsausgaben nicht auslegen und später zur Erstattung einreichen. Sie nutzen ihre Kreditkarte einfach direkt für alle relevanten, berufsbezogenen Ausgaben und vereinfachen damit den Buchhaltungsaufwand für alle Beteiligten.

2. Trennung von Geschäfts- und Privatausgaben

Durch den Einsatz von Business-Kreditkarten ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden die klare Trennung ihrer geschäftlichen und privaten Ausgaben. Sie vereinfachen damit die Steuererklärung, verhindern, dass sich berufliche und private Finanzen vermischen und sorgen für eine große Zeitersparnis – für Ihre Angestellten und für Sie selbst.

3. Flexibilität auf Geschäftsreisen

Sind Ihre Mitarbeitenden häufig auf Geschäftsreisen unterwegs, werden sie eine Firmenkreditkarte dankbar annehmen. Die Abläufe werden durch den Einsatz einfacher und bequemer, die Reisekosten nehmen ab und sie profitieren von Angeboten und Rabatten.

4. Belohnungsprogramme und Cashback

Immer mehr Corporate Credit Cards sind mit einem Belohnungsprogramm ausgestattet, mit dem Ihre Mitarbeitenden Prämienpunkte sammeln oder bares Geld sparen können. Cashback-Systeme sorgen für weitere Anreize.

5. Sicherheit

Versetzen Sie sich mal in die Lage eines Mitarbeitenden, der während einer Geschäftsreise durch Zugverspätungen in einer fremden Stadt gestrandet ist. In derartigen Situationen kann eine Business-Kreditkarte Gold wert sein – ein Hotel für eine Nacht und ein Zug für den nächsten Morgen sind schnell gebucht und die Panne schon bald vergessen. Auch bei dringend nötigen Ausgaben können Firmenkreditkarten finanzielle Sicherheit und Flexibilität bieten.

Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es?

Insgesamt gibt es drei Arten von Firmenkreditkarten. Diese können in einigen Fällen kombiniert sein, sprich, zu einer physischen Karte kann es auch ein virtuelles Pendant geben. Diese drei Kreditkartentypen gibt es:

1. Physische Firmenkreditkarte: Eine physische Firmenkreditkarte ist einer persönlichen Kreditkarte sehr ähnlich. Es handelt sich dabei um eine haptische Plastikkarte, die auf den Namen des Unternehmens ausgestellt wird. Ihre Mitarbeitenden können diese Art Karte für ihre geschäftlichen Ausgaben nutzen und sowohl online als auch offline damit bezahlen. Eine physische Business-Kreditkarte eignet sich besonders gut für Dienstreisende oder den Einkauf von Materialien für das Unternehmen in Geschäften.
   
2. Virtuelle Firmenkreditkarte: Bei einer virtuellen Firmenkreditkarte handelt es sich, wie der Name schon sagt, nicht um eine physische Karte. Ihre Mitarbeitenden können sie vor allem online und für spezifische Zwecke wie den Kauf von Software-Abos, Seminar-Buchungen oder Online-Einkäufe verwenden. Sie kann mit einer physischen Corporate Credit Card kombiniert sein.
   
3. Virtuelle Firmenkreditkarte (einmalige oder zeitlich begrenzte Nutzung): Da diese Art der Firmenkreditkarte nur für die einmalige Verwendung oder für begrenzte Zeiträume gültig ist, bietet sie Ihnen zusätzliche Sicherheit. Die Erstellung geht meist sehr schnell. Eine virtuelle Geschäftskreditkarte für die einmalige oder zeitlich begrenzte Nutzung kann vor allem dann praktisch sein, wenn es sich um einen einmaligen Kauf handelt und keine dauerhafte Kartennummer nötig ist.
   
   

Worauf kommt es bei der Wahl einer Firmenkreditkarte an?

Beim Firmenkreditkarten-Vergleich sollten Sie einige wichtige Kriterien beachten. Mit diesen zehn Punkten stellen Sie sicher, dass die Karte Ihrer Wahl den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Angestellten entspricht:

1. Akzeptanzstellen: Achten Sie darauf, dass Ihre Firmenkreditkarten weltweit an möglichst vielen Stellen akzeptiert werden.
2. Virtuelle Kreditkarten: Virtuelle Kreditkarten gewinnen in der heutigen Zeit immer mehr an Bedeutung. Stellen Sie daher am besten sicher, dass der Kreditkartenanbieter Ihrer Wahl diese Option anbietet.
3. Support von Apple Pay und Google Pay: Besonders für Unternehmen, deren Mitarbeitende häufig auf Dienstreisen sind, kann sich außerdem die Unterstützung von Apple und Google Pay bezahlt machen.
4. Schnelle Ausstellung: Die Ausstellung von Firmenkreditkarten sollte, besonders, wenn Sie bereits zur Kundschaft eines Anbieters gehören, innerhalb weniger Tage erfolgen.
5. Schnelle Sperrung bei Verlust der Karte: Sollte eine Firmenkreditkarte verloren gehen oder gestohlen werden, ist es wichtig, dass Sie möglichst sofort für die Sperrung sorgen können, um einen finanziellen Schaden zu vermeiden.
6. Digitale Abrechnungsmöglichkeit und Erfassung von Belegen: Eine Corporate Credit Card mit einer benutzerfreundlichen digitalen Abrechnungsfunktion erleichtert Ihrer Buchhaltung die Verwaltung der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden erheblich. Durch die digitale Erfassung von Belegen und Rechnungen sparen Sie Zeit und Papier.
7. Anbindung an Ihr Buchhaltungssystem: Wenn Sie Ihre Firmenkreditkarten nahtlos in Ihr Buchhaltungssystem integrieren können, heben Sie die Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben auf ein neues Level. Die Buchung kann automatisch erfolgen und Sie optimieren damit die Verfolgungsmöglichkeit der Ausgaben.
8. Benefits und Belohnungsprogramme: Cashback-Funktionen können vor allem dann ein echter Pluspunkt sein, wenn Ihre Mitarbeitenden häufig unterwegs sind. Die unterschiedlichen Anbieter haben zudem die verschiedensten Prämien und Rabatte im Angebot. Am besten informieren Sie sich genau, was am besten zu Ihren Anforderungen passt.
9. Sicherheit und Schutz vor Betrug: Auf die Betrugssicherheit und den Schutz vor missbräuchlicher Anwendung sollten Sie bei der Wahl Ihres Firmenkreditkarten-Anbieters besonders gut achten. Stellen Sie sicher, dass die Karten mit allen nötigen Sicherheitsfunktionen wie modernster Chip- und PIN-Technologie sowie einem Betrugsschutz ausgestattet sind.
10. Ausgabenlimits und Kontrolle der Budgets: Sie möchten Ihren Mitarbeitenden Limits für ihre geschäftlichen Ausgaben setzen und das gesetzte Budget genau kontrollieren? Eine moderne Firmenkreditkarte sollte Ihnen diese Möglichkeiten bieten.

Die Circula Kreditkarte stellt sich vor

Die Firmenkreditkarte von Circula bietet Unternehmen und ihre Mitarbeitenden im Gegensatz zu den herkömmlichen Lösungen gängiger Banken virtuelle und physische Karten für Ihre Angestellten, digitale Abrechnungsmöglichkeiten.

Viele neuere Anbieter setzen bei Firmenkreditkarten heute, anders als beim klassischen Geschäftskreditkarten-Modell, auf Debit- statt auf Kreditkarten. Was zunächst gut klingt, stellt sich in der Praxis leider häufig als wenig praktikabel heraus, da es nur wenige Akzeptanzstellen gibt und Mitarbeitende im Zweifel die Kosten für das Hotel, das Geschäftsessen oder den Mietwagen doch wieder auslegen müssen.

Bei Circula haben wir uns bewusst gegen dieses Modell entschieden und bieten mit unserer Firmenkreditkarte einen smarten Mix aus beiden Welten an: eine verlässliche Kreditkarte, die überall akzeptiert wird – mit allen modernen Vorzügen. Dabei können Sie zwischen einem Credit Account und einem Pre-fund Account wählen.

Vorteile und Benefits der Circula Business-Kreditkarte

Die Circula Kreditkarte bietet Ihnen die folgenden Vorteile und Benefits:

• Moderne Zahlungsmöglichkeit für Ihre Mitarbeitenden
• Verwaltung der Karten per App, z.B. PIN bzw. Terminierung
• Ausstellung neuer Kreditkarten in Sekundenschnelle und selbst einstellbare Limits
• Kontrolle aller Ausgaben über ein zentrales Tool
• Ihre Angestellten brauchen nichts mehr aus eigener Tasche auszulegen
• Echte Alternative zu langen Erstattungsprozessen
• Flexibles digitales Kartenmanagement für alle Mitarbeitenden
• Schnellere Bearbeitung von Ausgaben und Kommunikation zwischen Abteilungen
• Nahtlose Integration in Ihre Circula Workflows
• Kompatibel mit allen Systemen
• Automatische Ausgabenerstellung und Belegabgleich
• Volle Transparenz über alle Bezahlvorgänge und Transaktionen
• Attraktive Wechselkurse
• Intuitives App-Design und selbsterklärende Prozesse
• Weltweit akzeptierte VISA-Karte
• GoBD-konforme und revisionssichere Buchhaltung
• Lohnsteuerkonforme Abrechnung von Spesen und Reisekosten
• Persönliches Onboarding und umfangreicher Support
• Schnelle interne Prozesse: Zahlungen können sofort erfolgen
• Datenzugriff von überall durch Cloud Storage
• Zeitersparnis von bis zu 80 Prozent im Expense Management

Tipp: Futurice modernisiert mit Circula seit 2019 seine Reisekosten- und Auslagenprozesse und treibt damit die digitale Transformation des Unternehmens voran. Lesen Sie jetzt, wie das zu einer Arbeitsersparnis von 80 Prozent geführt hat.

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