Anna Lischke
Firmenkreditkarten sind ein zeitgemäßes Zahlungsmittel, das Firmen und ihren Angestellten einen umfassenden Überblick über ihr Ausgabenmanagement liefert.
Anna Lischke
Lyonel Krolle-Reinhardt
Anna LischkeBesonders Mitarbeitende, die geschäftlich unterwegs sind, profitieren von Business-Kreditkarten. Sie sorgen dafür, dass Bargeld nicht mehr nötig ist, vereinfachen die Spesenabrechnungen und bieten viele weitere Vorteile.
In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über diese Vorteile und zeigen auf, was es beim Umgang mit Mitarbeiter-Kreditkarten zu beachten gilt. Wir beraten Sie in dem Punkt, für wen Firmenkreditkarten infrage kommen und geben Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema.
Firmenkreditkarten sind Kreditkarten, die Unternehmen für ihre Mitarbeitenden beantragen können. Ausstellen lassen können Sie diese entweder für konkrete Teammitglieder, für Teams oder für die gesamte Belegschaft. Sie werden also auf den Firmennamen oder auf den Namen der Person, die sie nutzt, angelegt. Mithilfe der Kreditkarten können Sie die Zahlung von Mitarbeiterausgaben vereinfachen und sorgen für eine leichtere Abrechnung von Spesen. In der Regel gibt es eine Plastikkarte, die mit Name, Kreditkartennummer sowie dem Firmennamen bedruckt ist. Hinzu kommen heute virtuelle Kreditkarten, die Mitarbeitende vor allem online nutzen können.
Firmenkreditkarten funktionieren ganz ähnlich wie private Kreditkarten. Im Gegensatz dazu sind sie jedoch speziell für Geschäftszwecke ausgelegt. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Charge Cards. Das bedeutet: Die Bank rechnet alle Einkäufe einmal im Monat ab.
Unternehmen haben mit Geschäftskreditkarten die Möglichkeit, ihre Ausgaben zu verwalten. Zudem bieten viele Anbieter zahlreiche Funktionen und Benefits, die speziell an die Bedürfnisse von Unternehmen und ihren Mitarbeitenden angepasst sind. Diese können sehr unterschiedlich sein und von Rabatten und Vergünstigungen über Reiseversicherungen bis zu Prämienprogrammen oder Membership Rewards reichen. Die folgenden sechs Punkte sollten Sie dabei beachten:
Firmenkreditkarten können Sie als Unternehmen bei Banken oder Kreditkartenanbietern beantragen. Die Karten werden im Anschluss an eine Bonitätsprüfung des Unternehmens für die gewünschten Personen ausgestellt. Es wird also nicht die Kreditwürdigkeit der Angestellten untersucht, sondern die des Arbeitgebers.
Sind die Geschäftskreditkarten genehmigt, legt die Bank ein Kreditlimit fest. Daraus geht hervor, wie viel das Unternehmen mit den Karten ausgeben kann. Neben der finanziellen Situation von Betrieben spielen hierbei noch ein paar weitere ökonomische Faktoren eine Rolle.
Als Unternehmen wählen Sie die Mitarbeitenden aus, die Business-Kreditkarten bekommen oder diese nutzen können. Es kann sich dabei zum Beispiel um Mitglieder des Managements, leitende Angestellte oder um Personen handeln, die häufig auf Geschäftsreisen sind. Wem Sie Kreditkarten aushändigen, liegt allein in Ihrem Ermessen.
Firmenkreditkarten unterstützen Sie beim Nachverfolgen der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden. Zudem können Sie damit Ausgabenlimits für einzelne Kreditkarteninhabende festlegen. Als Unternehmen können Sie zudem Ausgabenkategorien bestimmen und damit die Ausgaben noch besser kontrollieren.
In den meisten Fällen setzen die Anbieter von Firmenkreditkarten auf die monatliche Abrechnungsweise. Aus den Abrechnungen gehen alle Transaktionen sowie der Saldo der Karten hervor.
Sollten Sie ausstehende Beträge nicht innerhalb der von den Kreditkartenanbietern angegebenen Zahlungsfristen begleichen, können diese Ihnen Zinsen auf den verbleibenden Saldo berechnen. Diese können je nach Anbieter variieren. Achten Sie außerdem auch darauf, dass die Zinssätze von denen bei privaten Kreditkarten abweichen können.
Geschäftsreisende und Mitarbeitende mit häufigen beziehungsweise hohen Auslagen profitieren von Firmenkreditkarten. Auch für Teams, die regelmäßig neue Software-Abos abschließen oder deren Mitarbeitenden an Online-Weiterbildungen teilnehmen, vereinfachen sich die Zahlungsvorgänge für diese Ausgaben sehr. Dienstreisenden bieten Geschäftskreditkarten häufig Vorteile wie Rabatte auf Flugtickets, Hotels und Mietwagen.
So viel zu den Personen innerhalb von Unternehmen. Doch wie sieht es mit den Firmen selbst aus? Sind Ihre Mitarbeitenden häufig auf Dienstreisen unterwegs, können Sie mithilfe von Firmenkreditkarten Kosten sparen und Ihren Business Travel Service nachhaltig optimieren – die Planung und Abrechnung wird spürbar effizienter.
Auch wenn viele nicht zuerst an sie denken: Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können einen großen Nutzen aus Business-Kreditkarten ziehen, indem sie ihre Betriebsausgaben sowie den Cashflow über dieses Tool kontrollieren und verwalten. Mithilfe der Karten können sie Geschäftsausgaben klar von persönlichen Ausgaben trennen und damit für eine klare Buchführung sorgen.
Insgesamt betrachtet, sind Firmenkreditkarten auch für Firmen, die regelmäßig Kundschaft oder Geschäftspartnerschaften zu Gast haben, von großem Vorteil. Einige Kreditkartenanbieter haben sogar integrierte Belohnungsprogramme für bestimmte Ausgabenkategorien. Dann wird beispielsweise die Bezahlung von Restaurantbesuchen oder Unterhaltungsangeboten in Form bestimmter Prämien oder Cashback honoriert.
Haben Sie viele Mitarbeiterausgaben? Dann sollten Sie die Einführung von Firmenkreditkarten definitiv in Erwägung ziehen. Fallen viele Ausgaben wie Reisekosten oder Kosten für Verbrauchsmaterialien der Dienstleistungen an, können Sie damit Ihre Ausgabenverwaltung deutlich vereinfachen. Ein weiterer Punkt, den Sie nicht außer Acht lassen sollten, ist, dass Sie durch die ordnungsgemäße Verwendung und rechtzeitig Rückzahlung mit Firmenkreditkarten zur Stärkung des Kreditprofils Ihres Unternehmens beitragen können.
Aktuellen Zahlen zufolge haben rund 30 Prozent der Mitarbeitenden Schwierigkeiten beim Umgang mit ihrem . Sie vermissen vor allem die Transparenz und finden es insgesamt umständlich. Kein Wunder: Die Erstattung von Ausgaben dauert mit bis zu 30 Tagen viel zu lange und sorgt dafür, dass die Bereitschaft, Ausgaben vorzustrecken, immer weiter sinkt. Hinzu kommen die angespannte ökonomische Situation sowie hohe Inflationsraten und damit das Ende niedriger Zinsraten-Politik. Die finanziellen Schwierigkeiten, die sich daraus ergeben, betreffen alle europäischen Länder.
Alle der genannten Punkte sprechen für ein hocheffizientes Ausgabenmanagement: Wer die Ausgaben seiner Mitarbeitenden im Blick behält, erspart sich Überraschungen und kann sein optimal planen – auch in Zeiten von Hybrid-Arbeit und den nach der weltweiten Pandemie immer diverseren Arbeitsmodellen. Firmenkreditkarten helfen dabei, die Übersicht zu bewahren und machen Mitarbeiterausgaben transparent.
Business-Kreditkarten können hier Abhilfe schaffen. Sie sorgen für intuitive Abläufe und können den Arbeitsaufwand für das und HR von zwischen 60 und 90 Minuten pro Monat und Mitarbeitendem auf gerade mal 30 Minuten senken.
Mitarbeitende bleiben mit Firmenkreditkarten immer flexibel und sind in Situationen, in denen sie verstärkt betriebliche Ausgaben leisten müssen, immer liquide. Besonders auf Geschäftsreisen kann das eine starke Erleichterung sein. Folgende fünf Vorteile erleichtern Mitarbeitenden die Prozesse rund um geschäftliche Ausgaben:
Mit Firmenkreditkarten müssen Mitarbeitende Geschäftsausgaben nicht auslegen und später zur Erstattung einreichen. Sie nutzen ihre Kreditkarte einfach direkt für alle relevanten, berufsbezogenen Ausgaben und vereinfachen damit den Buchhaltungsaufwand für alle Beteiligten.
Durch den Einsatz von Business-Kreditkarten ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden die klare Trennung ihrer geschäftlichen und privaten Ausgaben. Sie vereinfachen damit die Steuererklärung, verhindern, dass sich berufliche und private Finanzen vermischen und sorgen für eine große Zeitersparnis – für Ihre Angestellten und für Sie selbst.
Sind Ihre Mitarbeitenden häufig auf Geschäftsreisen unterwegs, werden sie eine Firmenkreditkarte dankbar annehmen. Die Abläufe werden durch den Einsatz einfacher und bequemer, die Reisekosten nehmen ab und sie profitieren von Angeboten und Rabatten.
Immer mehr Corporate Credit Cards sind mit einem Belohnungsprogramm ausgestattet, mit dem Ihre Mitarbeitenden Prämienpunkte sammeln oder bares Geld sparen können. Cashback-Systeme sorgen für weitere Anreize.
Versetzen Sie sich mal in die Lage eines Mitarbeitenden, der während einer Geschäftsreise durch Zugverspätungen in einer fremden Stadt gestrandet ist. In derartigen Situationen kann eine Business-Kreditkarte Gold wert sein – ein Hotel für eine Nacht und ein Zug für den nächsten Morgen sind schnell gebucht und die Panne schon bald vergessen. Auch bei dringend nötigen Ausgaben können Firmenkreditkarten finanzielle Sicherheit und Flexibilität bieten.
Insgesamt gibt es drei Arten von Firmenkreditkarten. Diese können in einigen Fällen kombiniert sein, sprich, zu einer physischen Karte kann es auch ein virtuelles Pendant geben. Diese drei Kreditkartentypen gibt es:
Beim Firmenkreditkarten-Vergleich sollten Sie einige wichtige Kriterien beachten. Mit diesen zehn Punkten stellen Sie sicher, dass die Karte Ihrer Wahl den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Angestellten entspricht:
Die bietet Unternehmen und ihre Mitarbeitenden im Gegensatz zu den herkömmlichen Lösungen gängiger Banken virtuelle und physische Karten für Ihre Angestellten, digitale Abrechnungsmöglichkeiten.
Viele neuere Anbieter setzen bei Firmenkreditkarten heute, anders als beim klassischen Geschäftskreditkarten-Modell, auf Debit- statt auf Kreditkarten. Was zunächst gut klingt, stellt sich in der Praxis leider häufig als wenig praktikabel heraus, da es nur wenige Akzeptanzstellen gibt und Mitarbeitende im Zweifel die Kosten für das Hotel, das Geschäftsessen oder den Mietwagen doch wieder auslegen müssen.
Bei Circula haben wir uns bewusst gegen dieses Modell entschieden und bieten mit unserer Firmenkreditkarte einen smarten Mix aus beiden Welten an: eine verlässliche Kreditkarte, die überall akzeptiert wird – mit allen modernen Vorzügen. Dabei können Sie zwischen einem Credit Account und einem Pre-fund Account wählen.
Die Circula Kreditkarte bietet Ihnen die folgenden Vorteile und Benefits:
Tipp: Futurice modernisiert mit Circula seit 2019 seine Reisekosten- und Auslagenprozesse und treibt damit die voran. Lesen Sie jetzt, wie das zu einer Arbeitsersparnis von 80 Prozent geführt hat.
Firmenkreditkarten müssen, anders als private Kreditkarten, nicht zwangsläufig personenbezogen sein. Sie sind also nicht immer auf den Namen einer Einzelperson ausgestellt, sondern können auch über den Firmennamen laufen. Man unterscheidet hier zwischen Firmeninhaberkarten und Mitarbeiterkarten.
Wer in Ihrem Unternehmen eine Business-Kreditkarte bekommt, entscheiden Sie ganz individuell und von Fall zu Fall. Viele Firmen händigen sie vor allem an Geschäftsreisende sowie leitende Angestellte aus. Ob Sie als Unternehmen Firmenkreditkarten bekommen, hängt von unterschiedlichen rechtlichen Aspekten ab. So muss Ihre Firma eine offiziell registrierte juristische Person sein, Sie müssen die Bonitätsprüfung bestehen und angeben, welche Personen Sie für die Nutzung autorisieren möchten. Manche Anbieter erwarten zudem eine bestimmte Unternehmensgröße oder haben spezielle Angebote für KMU.
Neben Circula bieten auch Unternehmen wie Moss, Expensya, Pliant, Pleo, Yokoy, Spendesk, Navan, Rydoo, Payhawk, FactorialHR, Zoho, MobilExpense, Simpledcard und Finway Firmenkreditkarten in Zusammenarbeit mit VISA, Mastercard und American Express an. Bei der Wahl Ihres Wunschanbieters sollten Sie gut vergleichen und auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen achten.
Wenn Sie eine Firmenkreditkarte für eine neue Person in Ihrem Unternehmen beantragen möchten, wenden Sie sich direkt an den Anbieter Ihrer Wahl. In der Regel füllen Sie anschließend ein Online-Formular aus und geben den Namen, die Adresse, das Geburtsdatum und die Position der Person sowie Ihre Kontaktdaten an. Bei Circula können Sie im Vorfeld unverbindlich eine .
