Mit KI und Disruption zur 90% No-Touch Buchhaltung

Stellen Sie sich eine Finanzabteilung vor, in der 90 % aller Buchungsprozesse vollautomatisiert ablaufen – ohne einen einzigen manuellen Handgriff. Eine Abteilung, in der Rechnungen wie von Geisterhand ins System fließen, geprüft und für die Zahlung vorbereitet werden. Was für viele wie eine ferne Zukunftsvision klingt, ist für Nicole Effertz, Head of Accounting bei den Kölner Stadt-Anzeiger Medien, ein konkretes Ziel auf ihrer Roadmap.

Doch wie gelingt ein derart ambitionierter Sprung, insbesondere in einem traditionsreichen Medienhaus? Die Antwort liegt in einer Mischung aus radikaler Prozessoptimierung, dem mutigen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und einer Kultur, die Disruption nicht fürchtet, sondern aktiv vorantreibt.

In der neuesten Folge unserer Serie „Winning Finance Strategies“ hat Nicole Effertz, die sich selbst als „Disruption in Person“ bezeichnet, exklusive Einblicke in ihre Strategie gegeben. Erfahren Sie, wie sie mit über 20 Jahren Erfahrung in der Finance Transformation die Weichen für eine hocheffiziente, datengesteuerte Zukunft der Buchhaltung stellt.

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Wer ist Nicole Effertz? Eine Karriere im Zeichen der Disruption

Um zu verstehen, wie man in einem Traditionshaus mit 400 Jahren Geschichte wie bei den Kölner Stadt-Anzeiger Medien Finanzprozesse digital transformiert, lohnt sich ein Blick auf die Person, die diese Aufgabe leitet. Nicole Effertz‘ Karriereweg zeigt, dass der Drang zur Veränderung in ihrer DNA verankert ist. Sie begann ihre Laufbahn klassisch als Steuerfachwirtin – ein Beruf, der für seine präzisen und regelbasierten Abläufe bekannt ist. Doch schnell wurde ihr klar, dass sie mehr wollte, als nur zu verwalten. „Ich habe mich auf der Seite nicht besonders wohlgefühlt, weil es eben nicht wirklich disruptiv war und weil sich nicht wirklich viel bewegt hat“, erklärt sie im Gespräch.

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Dieser Wunsch, aktiv zu gestalten, führte sie aus der Kanzleiwelt in die Industrie und schließlich in globale Transformationsprojekte bei Accenture. Dort war sie maßgeblich an Outsourcing-Prozessen, Restrukturierungen und der Integration von Unternehmenszukäufen (Ventures & Acquisitions) beteiligt. Diese Zeit prägte ihre heutige Herangehensweise. Sie lernte, wie man komplexe, internationale Organisationen analysiert und zukunftsfähig macht.

Ihre wichtigste Lektion: Sie ist diejenige, die den Mut hat, einen Schritt nach vorne zu wagen, wenn andere zögern. Ihr Autismus und ADHS befähigen sie dabei zu einer besonders analytischen Denkweise, erklärt Nicole Effertz, die sich für Neurodiversität einsetzt. Diese proaktive Haltung und ihre Fähigkeit, festgefahrene Strukturen nicht als Hindernis, sondern als Chance zu sehen, machen sie zur idealen Besetzung für ihre Rolle – und erklären ihren selbstgewählten Titel: „Disruption in Person“.

Die größte Hürde: Nicht die Technik, sondern die Kultur

Wenn es um die Digitalisierung der Finanzabteilung geht, denken viele zuerst an Software, KI und komplexe Systeme. Doch Nicole Effertz macht deutlich: Die größte Herausforderung ist der Mensch. Sie beschreibt die Einführung neuer, automatisierter Prozesse als einen „disruptiven Schnellzug“, der mit hoher Geschwindigkeit durch die Abteilung rast und bei vielen Mitarbeitern zunächst Ängste und Unsicherheit auslöst.

„Werde ich meinen Job verlieren?“, „Kann ich die neuen Technologien überhaupt lernen?“, „Ist meine langjährige Erfahrung plötzlich nichts mehr wert?“ – das sind die Sorgen, die Mitarbeiter umtreiben. Wer diese menschliche Komponente ignoriert, ist zum Scheitern verurteilt.

Nicole Effertz‘ Strategie, um das Team nicht nur abzuholen, sondern zu begeisterten Mitgestaltern zu machen, basiert auf drei Säulen:

1. Radikale Transparenz: Es ist entscheidend, offen über die Ziele und Herausforderungen zu sprechen. Es geht nicht darum, Stellen abzubauen, sondern darum, die Arbeit aufzuwerten. Der Fachkräftemangel ist in der Finanzbranche längst angekommen. Qualifizierte Buchhalter werden dringend für anspruchsvollere, analytische Aufgaben benötigt, anstatt ihre Zeit mit manuellen Routine-Tätigkeiten zu verschwenden.
2. Rationale Empathie: Sie nimmt die Sorgen ihrer Mitarbeiter ernst, ohne sich von Emotionen leiten zu lassen. Anstatt nur zu sagen „Ich verstehe, dass du Angst hast“, analysiert sie die Ursachen der Angst und zeigt konkrete Lösungswege auf. So verwandelt sie diffuse Sorgen in greifbare, lösbare Herausforderungen.
3. Operative Glaubwürdigkeit: Eine Führungskraft in der Finance Transformation muss die Prozesse von der Pike auf kennen. „Nur wer selbst weiß, wie ein Buchungssatz in SAP funktioniert, kann auf Augenhöhe mit dem Team sprechen und Vertrauen aufbauen“, so Effertz. Theoretisches Wissen aus Berater-Präsentationen reicht nicht aus.

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Von der Pflicht zur Kür – Die neue Rolle der Buchhaltung

Eines der stärksten Bilder, das Nicole Effertz im Gespräch zeichnet, ist der Wandel „von der Pflicht zur Kür“.

• Die Pflicht: Das sind die alltäglichen, sich wiederholenden Aufgaben, die einen Großteil der Kapazitäten in der Buchhaltung binden. Dazu gehören das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten, das mühsame Sortieren von Belegen oder die Erstellung von Standard-Reportings. Diese Aufgaben sind notwendig, schaffen aber kaum strategischen Mehrwert.
• Die Kür: Das ist die strategische, analytische und beratende Arbeit, die den wahren Wert einer modernen Finanzabteilung ausmacht. Hier geht es darum, aus den vorhandenen Daten wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, Szenarien zu modellieren, Risiken frühzeitig zu erkennen und die Geschäftsführung fundiert zu beraten.

„Jeder möchte gerne die Kür laufen, aber keiner hat Interesse an der Pflicht“, fasst sie die Situation zusammen. Genau hier setzt die Automatisierung an. Intelligente Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) sind perfekt dafür geeignet, die „Pflicht“ zu übernehmen. Sie können Rechnungen automatisch auslesen, vorkontieren, mit Bestellungen abgleichen und sogar einfache Fehler erkennen und korrigieren.

Dadurch werden die Mitarbeiter entlastet und bekommen den Freiraum, sich zu echten Business Partnern zu entwickeln. Die Buchhaltung wird vom reinen Kostenfaktor zum strategischen Kompetenzzentrum, das aktiv zum Unternehmenserfolg beiträgt.

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Ein Blick auf die konkreten Automatisierungsziele

Bei den Kölner Stadt-Anzeiger Medien ist diese Vision keine ferne Zukunftsmusik, sondern ein klar definierter Fahrplan. Das ambitionierte Ziel: Die Buchhaltung soll eine „No-Touch“-Rate von 90 % erreichen. Die meisten Prozesse – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung – sollen dann vollautomatisiert ablaufen, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss.

Der Plan sieht eine schrittweise Umsetzung vor:

• Phase 1: Die vollständige Automatisierung der Nebenbücher, also der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Dies ist der logische erste Schritt, da hier die größten Volumina und das höchste Potenzial für repetitive Aufgaben liegen.
• Phase 2: Die Automatisierung des Hauptbuchs.
• Phase 3: Die Einführung einer neuen, intuitiven Bestellplattform, um den gesamten Procure-to-Pay-Prozess von Anfang an zu digitalisieren.

Technologisch setzt das Unternehmen auf ein intelligentes Zusammenspiel aus dem bestehenden SAP-System, Robotics-Lösungen und KI-Agenten. Für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung arbeitet das Team beispielsweise mit einem externen spezialisierten Dienstleister  zusammen.

Dabei vergleicht Nicole Effertz das Trainieren der KI mit der Montessori-Pädagogik: „Man muss dem Agenten einen sicheren und klar definierten Rahmen geben, in dem er sich bewegen und lernen kann. Der Bot muss wissen, was er tun soll.“ Es geht also nicht darum, eine unkontrollierbare KI auf die Prozesse loszulassen, sondern darum, sie gezielt mit den richtigen Daten und Regeln zu füttern, damit sie ihre Aufgaben zuverlässig erledigen kann.

Ihr pragmatischer Rat: Warten Sie nicht auf den perfekten Moment oder die perfekte Datenlage. Wichtiger ist es, zu starten, die Prozesse genau zu analysieren und die Datenqualität schrittweise zu verbessern.

Fazit: Warum Mut und die richtigen Partner entscheidend sind

Das Gespräch mit Nicole Effertz macht eines deutlich: Eine erfolgreiche Finance Transformation steht und fällt mit drei Faktoren: People, Process, and System.

• People: Der Mensch muss im Mittelpunkt stehen. Ohne die Akzeptanz und die aktive Mitgestaltung des Teams kann kein Transformationsprojekt gelingen.
• Process: Die beste Technologie nützt nichts, wenn die zugrunde liegenden Prozesse ineffizient oder unklar sind. Eine gründliche Analyse und Optimierung der Abläufe ist die Basis für jede Automatisierung.
• System: Die Wahl der richtigen Technologie ist entscheidend. Sie muss flexibel sein und sich an die bestehende Systemlandschaft anpassen lassen, anstatt eine komplette Neuausrichtung zu erzwingen.

Am Ende ist es jedoch der Mut der Führungskräfte, der den Unterschied macht. Der Mut, den Status quo herauszufordern, in neue Technologien zu investieren und dem Team den Freiraum zu geben, sich weiterzuentwickeln. Nur so wird die Buchhaltung von morgen nicht nur überleben, sondern zu einem unverzichtbaren strategischen Partner für das gesamte Unternehmen werden.