Anna Lischke
Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Buchhaltung. Kein Wunder: Wenn Sie mit Buchhaltungssoftware arbeiten, sparen Sie Zeit und Geld und sorgen für eine geringere Fehlerquote.
Anna Lischke
Lyonel Krolle-Reinhardt
Anna LischkeAuch im Hinblick auf DSGVO und GoBD können Ihnen digitale Tools zusätzliche Sicherheit geben.
In diesem Beitrag haben wir alle für die Umstellung wichtigen Punkte für Sie zusammengestellt. Sie erfahren, welche Vorteile Ihnen die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung bringt, was Sie beachten müssen und in welchen Punkten Sie am besten Ihre Steuerberatung einbeziehen sollten.
Digitalisierte Buchhaltung bedeutet, dass Sie in Ihrem Unternehmen Prozesse, die Ihre Finanzen betreffen, künftig papierlos abwickeln. Dazu zählen die folgenden Beispiele:
Tipp: Bei der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung kommt es auch immer auf das richtige Accounting-Tool an. Lesen Sie in unserem Blog, .
Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, erwarten Sie zahlreiche Vorteile. Auch wenn Sie zunächst vielleicht denken, dass Sie bereits ein eingespieltes Team sind und mit verlässlichen Prozessen arbeiten: Die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware ist auf jeden Fall ein Schritt in Richtung Zukunft. Die folgenden Aspekte finden wir besonders überzeugend:
Tipp: Lesen Sie jetzt, auf welche Faktoren Sie als Unternehmen für Ihre achten müssen.
Bei der digitalen Buchhaltung ist es wichtig, dass Sie Ihre Verfahrensdokumentation DSGVO-konform erstellen. Zudem müssen Sie die allgemeinen Grundsätze der beachten. In welcher Form Sie Ihre Steuererklärung an das Finanzamt übergeben, bleibt ansonsten Ihnen überlassen. Dank der modernen Software-Lösungen für digitale Buchhaltung funktioniert das ganz einfach. Bei Fragen tauschen Sie sich am besten mit Ihrem Steuerbüro aus.
Schon gewusst? Wir haben uns die einmal genauer angeschaut und erklären Ihnen, warum Sie vor der Digitalisierung keine Angst haben müssen.
Wenn Sie die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen digitalisieren, hilft Ihnen das, Kosten zu sparen und Ihre Prozesse zu automatisieren. Damit das reibungslos funktioniert, sollten Sie auf die folgenden sechs Schritte setzen:
Wenn Sie in Zukunft papierlos mit Ihrem Finanzteam zusammenarbeiten, sollten Sie alle von der Umstellung betroffenen Mitarbeitenden von vornherein mit ins Boot holen und sie in alle kommenden Schritte einbeziehen. Egal, ob es darum geht, wie eine Rechnung in Zukunft bearbeitet wird, wie die Daten an das Finanzamt übermittelt werden oder für welche Software Sie sich entscheiden: Je früher Ihre Teams informiert sind, umso eher sind sich diese über die zukünftige Abwicklung der finanziellen Vorgänge und den Wechsel hin zur digitalen Buchhaltung bewusst.
Je früher Sie Ihre Mitarbeitenden mit Infos über die neuen Buchhaltungsprozesse versorgen, umso früher fühlen sie sich mit den neuen Aufgaben vertraut und können voll in ihrer Rolle der digitalen Buchhaltung aufgehen. Gemeinsame Schulungen können Ihnen eine wertvolle Unterstützung beim gemeinsamen Onboarding in das neue System für Ihre Buchhaltung bieten. Es lohnt sich, diese bei größeren Updates und in regelmäßigen Abständen mit Ihren Mitarbeitenden zu wiederholen.
Die meisten Steuerberatungen arbeiten heute mit Software vom Anbieter DATEV. Für den reibungslosen Austausch von Belegen und Daten zwischen Steuerberatungskanzleien und Unternehmen setzen Sie daher am besten auf eine Lösung mit DATEV-Schnittstelle. Damit ermöglichen Sie die einfache und unkomplizierte Übertragung aller elektronischen Rechnungen, digitalisierter Belege, Scans und Auswertungen an Ihre Steuerberatung. Diese können Sie in diesem Punkt übrigens ruhig in Ihre Entscheidung einbeziehen.
Lassen Sie sich bei der Auswahl Ihres Wunsch-Tools Zeit. Unser Tipp: Recherchieren Sie gründlich und legen Sie Ihre Anforderungen fest. Anschließend legen Sie sich eine Liste mit allen geeigneten Produkten an und gehen jedes davon im Detail durch. Bis Sie die richtige Buchhaltungssoftware gefunden haben, kann ruhig etwas Zeit vergehen. Nutzen Sie die kostenlosen Test-Zeiträume der verschiedenen Anbieter und vergleichen Sie gut. Zwar gibt es keine allgemeingültige Lösung – die Software, für die Sie sich schlussendlich entscheiden, sollte jedoch möglichst gut zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passen.
Wenn alles eingerichtet ist und Sie sich für eine Buchhaltungssoftware entschieden haben, sollte Ihr Steuerbüro prüfen, ob Ihre digitale Buchhaltung rechtssicher ist. Ihre Steuerberatung unterstützt Sie auch im Vorfeld und kann Ihnen bei der Wahl der passenden Tools wertvolle Tipps geben.
Auch hierbei hilft Ihnen eine moderne Software-Lösung für die Buchhaltung. Wenn Sie auf moderne setzen, sind Sie in diesem Punkt auf der rechtssicheren Seite. Dadurch machen Sie Ihre Scans zudem ganz einfach durchsuchbar, was wiederum kostbare Zeit spart.
Die Vorschriften und Pflichten, an die Sie sich im Rahmen Ihrer digitalen Buchhaltung halten müssen, haben wir weiter oben bereits erwähnt. Besonders wichtig, ist, dass Sie sich an die GoBD halten und die Regeln der DSGVO beachten. Zeitgemäße Software bietet Ihnen dafür sichere Leitlinien.
Ein weiterer Punkt, den Sie beachten müssen, betrifft das Scannen und Digitalisieren von Papierbelegen. Diese können Sie, bis auf wenige Ausnahmen, sofort nach dem Scannen in den Schredder geben. Allerdings sollten Sie dafür in jedem Fall die erforderlichen Voraussetzungen für das „ersetzende Scannen“ erfüllen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Papierdokumente scannen, die digitalen Abbilder aufbewahren und die Originale vernichten. Das Verfahren ist in den GoBD geregelt.
Worauf Sie in jedem Fall achten sollten, sind mögliche Schnittstellen zu Ihrer Steuerberatung sowie zu weiteren digitalen Tools (wie zum Beispiel Ihrer ), mit denen Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten. In diesen Fällen kommt es dann nicht nur auf eine DATEV-Schnittstelle an, sondern auch auf eine, über die Sie und Ihre Mitarbeitenden auch digitalisierte und gescannte Belege übermitteln können.
Tipp: Virtuelle Kreditkarten können Unternehmen einen großen Nutzen bieten. In unserem Artikel zeigen wir Ihnen, wie sie funktionieren und welche Vorteile sie davon haben.
Die Zeichen stehen ganz klar auf Digitalisierung. Das trifft auch auf die Buchhaltung in Unternehmen zu. Mit einer Buchhaltungssoftware sind Sie auf jeden Fall gut beraten. Sie hilft Ihnen dabei, Zeit und Geld zu sparen, gibt Ihnen wertvolle Anhaltspunkte im Hinblick auf die DSGVO- und GoBD-Konformität Ihrer Buchführung und leitet Sie in einfachen Schritten durch alle Prozesse – ohne nervigen Papierkram, Aktenschränke und Berge aus unübersichtlichen Unterlagen.
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