Automatisierung in der Buchhaltung: Auswahl der richtigen Accounting-Tools

Worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungs-Tools achten sollten

Bestell- und Belegfreigabe

Verwenden Sie eine Anwendung, die sowohl Funktionen für die Bestell- als auch die Belegfreigabe vereint. Kosten sollten über eine Kostenstellenstruktur den verursachenden Abteilungen zugeordnet werden können. Eine DMS-Lösung (DMS = Dokumenten-Management-System) kann hier als Vorstufe eines ERP-Systems eingesetzt werden. Wichtig: Ihre Workflows sollten sich problemlos abbilden lassen. Wenn Sie hier Verbesserungsbedarf sehen, optimieren Sie Ihre Prozesse vor Einführung der Anwendung. Schlechte Prozesse zu digitalisieren, bringt keinen Gewinn, sondern digitalisierte schlechte Prozesse. In diesem Segment tummeln sich bereits viele Anbieter, doch dabei ist es sehr wichtig, auf die Konnektivität der Anwendungen zu achten. Ist das System kompatibel mit meinem Buchhaltungssystem? Wie werden die Daten übertragen? Falls Buchhaltungsinformationen im Freigabesystem erfasst werden: Wie werden diese übertragen?

Im Idealfall bietet die Softwarelösung eine Übertragung des Belegbildes plus aller relevanten Buchhaltungsinformationen über eine zertifizierte Schnittstelle an, z.B. DATEVconnect. Das Minimum sollte aber stets ein gut strukturierter Report im CSV-Format sein.

Des Weiteren sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass man schnell und intuitiv den Status einzelner Rechnungen prüfen kann. Daher ist eine Schlagwortsuche innerhalb der Lösung ebenso essenziell wie die Möglichkeit, einen Statusbericht zu erstellen, aus dem hervorgeht, bei welcher Person wie viele Rechnungen virtuell liegen.

Abholung Eingangsrechnungen

Wird in Ihrem Unternehmen viel online und über diverse Plattformen bestellt, lohnt sich der Einsatz von Tools, die Rechnungen automatisch einsammeln und in Ihrer Buchhaltungssoftware den Transaktionen zuordnen. Eines dieser Tools ist getmyinvoices. Damit sparen Sie sich die Arbeit, die Dokumente selbst von den unterschiedlichen Websites oder aus dem E-Mail-Eingang herunterzuladen und weiterzubearbeiten. Idealerweise ist dieses System direkt an das Belegfreigabesystem gekoppelt, um die Belege direkt weiterzuverarbeiten.

Zahlungsfreigabe

Der Einsatz von Photo-TAN oder SMS- TAN Verfahren ist im privaten Bereich durchaus angebracht. Im geschäftlichen Betrieb sollte aber eine aktuelle Freizeichnungsmethode gewählt werden. Achten Sie daher darauf, dass Ihre genutzten Zahlungsanwendungen die Methoden FinTS (Nachfolger von HBCI) oder EBICS unterstützen.

Hiermit können alle gängigen Überweisungen und Aufträge abgewickelt werden. Bei höheren Transaktionsvolumina ist EBICS die erste Wahl Ein weiterer Vorteil von EBICS ist ein erweitertes Rechtesystem, durch das gegenseitige Vertretungen eingerichtet werden können. Damit kann auch das Management in den Urlaub gehen, ohne Zahlungen freigeben zu müssen.

Nahezu alle Banken bieten innerhalb ihrer Online-Banking-Lösungen hierfür Software an, aber im Idealfall ist bereits innerhalb des Rechnungsfreigabe- oder Buchhaltungstools eine direkte Zahlung aus dem Tool heraus möglich. Falls nicht, ist die Minimallösung ein SEPA XML-Export, welcher in das genutzte Tool hochgeladen und versendet werden kann.

Zahlungsmethoden

Für internationale Transaktionen entstehen häufig hohe Gebühren bei klassischen Überweisungen. Daher wächst der Markt von digitalen Geldtransferdiensten in den letzten Jahren rasant. Zu beachten ist, dass diese Partner generell wie Banken gebucht werden sollten. Hierfür sollten die Anbieter aussagekräftige Reports zur Verfügung stellen, die deutlich aufzeigen, welcher Betrag wann und wohin mit welcher Referenz bezahlt wurde. Zudem sollte die Buchhaltungsanwendung die üblichen Zahlungsmethoden automatisch verarbeiten können, darunter Überweisung, Kreditkarte und PayPal.

Reisekosten

Entscheiden Sie sich für eine Reisekosten-Anwendung, mit der sich die GoBD auf einfache Art und Weise einhalten lassen und die über Schnittstellen in Ihre Finanzbuchhaltung integriert werden kann. Circula erfüllt beide Anforderungen – und unterstützt außerdem das mobile Erfassen von Belegen, sodass Mitarbeiter für ihre Spesenabrechnung nur noch einen Bruchteil der bisherigen Zeit benötigen.

Ausgangsrechnungen

Zur Erstellung von Ausgangsrechnungen bieten sich webbasierte Anwendungen oder lokale Applikationen an, die über APIs mit anderen Anwendungen verknüpft werden. Auch hier sollten Sie auf GoBD-Konformität prüfen. Eine Schwachstelle vieler Tools: Sie beherrschen keine automatisierten Mahnprozesse, da sie keine direkte Schnittstelle zur Bank besitzen und daher kein automatisierbares Zahlungs-Matching. Entscheiden Sie sich, aus welchen Gründen auch immer, für eine solche Software, stellen Sie sicher, dass Sie ein Mahnungstool über eine Schnittstelle anbinden können. Sie sollten am Ende in der Lage sein Mahnungen automatisiert digital oder per Post zu versenden, wenn Rechnungsempfänger in Verzug geraten.

Zudem sollte immer die Konnektivität zum Buchhaltungssystem geprüft werden. Auch hier gilt: Je mehr Daten und Informationen über eine digitale Schnittstelle übertragen werden können, desto besser.

Trotz dieses digitalen Workflows werden Sie weiterhin mit Papierdokumenten in der Buchhaltung arbeiten, allein weil viele Eingangsrechnungen per Post eintreffen. Hierzu ein simpler Rat: Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten. Viele werden auf Nachfrage auch digitale Belege bereitstellen können.

Bei hohem Aufkommen von physischen Dokumenten nutzen Sie einen Dienstleister zur Digitalisierung und sorgen dafür, dass die digitalisierten Dokumente direkt in Ihr Dokumenten-Management- System gelangen.

ERP der DIY-Methode mit Anbindung an den Steuerberater

Wenn Sie die verschiedenen Tools miteinander verknüpfen, haben Sie sich ein eigenes ERP-System gebaut, das mutmaßlich deutlich kostengünstiger und einfacher für einen Laien zu konfigurieren ist als ein Standard-ERP. Außerdem können Sie es jederzeit flexibel anpassen, erweitern oder einzelne Elemente austauschen.
Ein potenzieller Nachteil der DIY-Methode: Die Kommunikation mit dem Steuerberater. Um auch ohne ERP einfach Daten zu übermitteln, sollte Ihre Finanzsoftware über eine Anbindung an das System Ihres Steuerberaters (häufig DATEV) verfügen. Dann müssen Sie Belege nicht per Bild- oder Dokumentendatei per Anhang an ihn versenden, sondern können sie mit einem Klick automatisch an ihn übertragen (z.B. mit DATEV Unternehmen Online). Die Belege können in seinem System per KI-basierter OCR-Technologie ausgelesen und mit Zusatzinfos versehen werden.

Fazit

Effizientes Accounting nach dem Pareto-Prinzip braucht keine teuren und schwergewichtigen ERP-Systeme. Es lebt vielmehr von der intelligenten Integration unterschiedlicher Tools. Dadurch wird Automatisierung möglich und Prozessschritte können ohne oder mit wenigen manuellen Eingriffen von Mitarbeitern bewältigt werden. Schneller, sicherer und effizienter.

Weitere wichtige Themen rund um Ihre Buchhaltung können Sie in unserer White Paper Serie finden. Erfahren Sie beispielsweise mehr über Aus- und Eingangsrechnungen, Automatisierungen in der Buchhaltung, Controlling und die Neufassung der GoBD.

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