Automatisierung in der Buchhaltung: Digital statt Papier

Accounting 1.0: Langsame Prozesse und viel Papier

Die klassische Buchhaltung besteht aus vielen einzelnen manuellen Prozessen, die mit einer Reihe von Medienbrüchen verbunden sind. Im Zeitalter der Digitalisierung kann man mit Recht behaupten: Klassische Buchhaltung ist träge und ineffizient. Spielen wir einige Prozesse des Accountings 1.0 einmal durch.

Eingangsrechnungen

Sie kommen in gedruckter Form im Unternehmen an und werden an die Finanzabteilung weitergeleitet. Dort erstellen Mitarbeiter eine Kopie, ehe sie das Original mit einem Kontierungsstempel versehen zur internen Prüfung mit der Hauspost weiterleiten. Schließlich muss die sachliche und fachliche Richtigkeit vom Mitarbeiter bestätigt werden, der die Bestellung in Auftrag gegeben hat. Je nach Rechnungshöhe muss die Rechnung auch vom Geschäftsführer freigegeben werden. Das physische Dokument wandert also durch einige Hände und Ordner, bevor es zurück in der Buchhaltung bezahlt und als bearbeitet abgelegt werden kann.

Reisekostenabrechnungen

von Mitarbeitern ist das Prozedere nicht weniger papier- und arbeitsintensiv. Zunächst bezahlt der Mitarbeiter die während seiner Dienstreise entstehenden Kosten für Hotel und Transport aus eigener Tasche. Nach seiner Rückkehr sammelt er alle Belege, summiert die Kosten auf einem Reisekostenerfassungsbogen und leitet diesen gemeinsam mit den Nachweisen an die Buchhaltung weiter, natürlich per Hauspost. Dort werden die Dokumente abgeglichen. Bei Unstimmigkeiten geht der Beleg zurück an den entsprechenden Mitarbeiter, der die Abrechnung korrigiert erneut auf den Weg zur Buchhaltung bringen muss. In manchen Unternehmen werden für die Reisekosten auch physische Kreditkarten vom Arbeitgeber angeboten. Hier muss in vielen Unternehmen immenser Aufwand betrieben werden, um bereits abgebuchte Zahlungen von der Kreditkarte im Nachgang Belegen zuzuordnen.

In manchen Unternehmen werden für die Reisekosten auch physische Kreditkarten vom Arbeitgeber angeboten. Hier muss in vielen Unternehmen immenser Aufwand betrieben werden, um bereits abgebuchte Zahlungen von der Kreditkarte im Nachgang Belegen zuzuordnen.

Ausgangsrechnungen

Der manuelle Aufwand bei Ausgangsrechnungen hält sich zwar in Grenzen, aber auch hier wird Arbeitszeit von Mitarbeitern gebunden. Die ausgehenden Rechnungen erfassen diese meist in einer Liste, zum Beispiel in Microsoft Excel, das für diese Zwecke keine optimale Lösung ist. In regelmäßigen Abständen müssen sie anschließend manuell prüfen, ob eine Zahlung eingegangen ist und gegebenenfalls Mahnungen per Post verschicken. Alle Rechnungen müssen monatlich an den Steuerberater weitergeleitet werden, der diese verbucht und erst nach einigen Wochen die betriebswirtschaftliche Auswertung schicken kann. Diese Prozesse lassen sich mit dem Einsatz professioneller Software mittlerweile sehr viel effizienter und kostengünstiger abbilden.

Digitale Buchhaltung nach dem Pareto-Prinzip

Die ganzheitlichste Lösung, um das Accounting zu optimieren, sind ERP-Systeme. Sie vereinen alle wesentlichen Unternehmensprozesse in einer einheitlichen Anwendungsumgebung. Schnittstellenproblematiken und Medienbrüche werden so weitgehend vermieden. Diverse Automatisierungen machen das Leben einfacher. Doch diese Anwendungen sind komplex, teuer und gerade für Start-ups und kleine Unternehmen überdimensioniert. Müssen diese auf die Vorzüge der digitalisierten Prozesse verzichten? Nein, denn durch die Kombination verschiedener Tools lässt sich mit minimalem Aufwand dank Automatisierung und geschickter Prozessverknüpfung eine maximale Ressourcenersparnis im Accounting erreichen. Es ist realistisch, mit 20 Prozent des bisherigen Aufwands 80 Prozent der Arbeit zu bewältigen. Um ein solches Accounting 2.0 umzusetzen, gilt es aber die richtigen digitalen Tools zu wählen.

Benötigt werden folgende Anwendungen:

• Bestell- und Belegfreigabe
• Rechnungserstellung, Zahlungs- und Mahnwesen
• Zahlungsmethoden
• Reisekosten und Reisebuchungen
• Kommunikationstool mit Anbindung zum Steuerberater

Weitere wichtige Themen rund um Ihre Buchhaltung können Sie in unserer White Paper Serie finden. Erfahren Sie beispielsweise mehr über Aus- und Eingangsrechnungen, Automatisierungen in der Buchhaltung, Controlling und die Neufassung der GoBD.


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