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Bis Ende 2023 konnte eine Reisekostenabrechnung bei Althoff Hotels bis zu zwei Stunden Bearbeitungszeit in der Buchhaltung verursachen. Mitarbeitende reichten Ausgaben über Excel ein, Belege mussten gesammelt und geprüft werden, und Finance bereitete die Daten manuell für den CSV-Export nach FibuNet auf.
Mit rund 1.300 Mitarbeitenden, mehreren Hotelstandorten und einer wachsenden internationalen Struktur war dieser Prozess nicht mehr skalierbar. Althoff brauchte eine Lösung, die Reisekosten digital erfasst, Freigaben standardisiert, Buchungsdaten strukturiert an FibuNet übergibt und länderspezifische Regeln für Deutschland und die Schweiz abbildet.
Seit dem Go-Live am 1. Januar 2024 nutzt Althoff Hotels Circula für Reisekosten, Auslagen und Firmenkarten. Das Ergebnis: knapp 15.000 eingereichte Belege, 1,86 Mio. € exportiertes Reisekostenvolumen, ein NPS von 76 bei 33 Antworten, und ein Bearbeitungsaufwand, der von bis zu zwei Stunden auf unter fünf Minuten pro Abrechnung sank.
Die Herausforderung: Zwei Stunden Bearbeitungszeit pro Abrechnung
Vor Circula lief die Reisekostenabrechnung bei Althoff Hotels über Excel. Mitarbeitende erfassten ihre Ausgaben manuell, sammelten Belege und reichten die Informationen anschließend zur weiteren Bearbeitung ein. In der Buchhaltung mussten die Angaben geprüft, aufbereitet und per CSV in FibuNet überführt werden.
Dieser Prozess war aufwendig. Eine einzelne Abrechnung konnte bis zu zwei Stunden Bearbeitungszeit verursachen. Für Finance bedeutete das: hoher manueller Aufwand, viele wiederkehrende Prüfschritte und wenig Skalierbarkeit bei wachsendem Belegvolumen.
Hinzu kam die fehlende zentrale Übersicht. Ausgaben über verschiedene Hotelstandorte hinweg ließen sich im alten Prozess nur begrenzt transparent steuern. Für die Buchhaltung war nicht jederzeit ersichtlich, welche Abrechnungen offen waren, welche Belege fehlten oder welche Kosten bereits für den Export vorbereitet wurden.
Mit der internationalen Struktur wurde der Prozess zusätzlich komplexer. Althoff musste Reisekostenregeln für Deutschland und die Schweiz abbilden, inklusive Verpflegungspauschalen und Kilometersätze. Ein Excel-basierter Prozess konnte diese Anforderungen nur mit zusätzlicher manueller Prüfung unterstützen.
Die Herausforderung war deshalb nicht nur, Excel zu ersetzen. Althoff brauchte einen Reisekostenprozess, der den Aufwand in der Buchhaltung reduziert, Mitarbeitenden die Einreichung erleichtert, Ausgaben standortübergreifend sichtbar macht und internationale Regeln auf einer gemeinsamen Plattform abbildet.
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Die Anforderungen: Weniger Aufwand, mehr Übersicht und internationale Skalierbarkeit
Für Althoff Hotels stand fest: Die neue Lösung musste mehr leisten als digitale Belegerfassung. Sie musste den gesamten Prozess von der Einreichung bis zur Übergabe an FibuNet vereinfachen und gleichzeitig zur internationalen Struktur der Hotelgruppe passen.
Im Mittelpunkt standen sechs Anforderungen.
1. Deutlich weniger Bearbeitungsaufwand
Der bisherige Excel-Prozess band zu viel Zeit in der Buchhaltung. Eine neue Lösung sollte manuelle Prüfschritte reduzieren, wiederkehrende Abläufe standardisieren und Abrechnungen schneller für den Export vorbereiten.
2. Standardisierter Export nach FibuNet
FibuNet blieb als Buchhaltungssystem gesetzt. Deshalb musste Circula die Daten so bereitstellen, dass kontrollierte Abrechnungen strukturiert per CSV exportiert und in FibuNet weiterverarbeitet werden können.
3. Zentrale Übersicht über Ausgaben
Althoff brauchte mehr Transparenz über Reisekosten und Auslagen. Finance sollte nicht mehr in Excel-Dateien und manuellen Listen nachhalten müssen, welche Abrechnungen offen, geprüft oder exportbereit sind.
4. Abbildung mehrerer Entitäten
Die Hotelgruppe arbeitet mit mehreren rechtlichen Einheiten. Die Lösung musste diese Struktur abbilden können, ohne dass jede Einheit mit einem eigenen Inselsystem arbeitet.
5. Internationale Regeln für Deutschland und die Schweiz
Mit Standorten in Deutschland und der Schweiz mussten unterschiedliche Reisekostenregeln berücksichtigt werden. Dazu gehören länderspezifische Verpflegungspauschalen, Kilometersätze und Anforderungen an die Abrechnung.
6. Firmenkarten als Automatisierungshebel
Neben der digitalen Einreichung sollte auch der Zahlungsprozess moderner werden. Durch die Integration von Pliant-Firmenkarten sollten bestimmte Ausgaben direkt mit Karten verknüpft und strukturierter in den Reisekostenprozess überführt werden.
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Die Ergebnisse: Weniger Bearbeitungszeit, mehr Automatisierung, hohe Akzeptanz
Seit dem Go-Live hat Althoff Hotels knapp 15.000 Belege über Circula eingereicht und ein Reisekostenvolumen von 1,86 Mio. € exportiert. Die Zahlen zeigen, dass Circula nicht nur als neues Tool eingeführt wurde, sondern heute Teil des laufenden Finance-Prozesses ist.
1. Von bis zu 120 Minuten auf unter 5 Minuten
Der stärkste Effekt zeigt sich in der Bearbeitungszeit. Was im alten Excel-Prozess bis zu zwei Stunden pro Abrechnung dauern konnte, wird heute in unter fünf Minuten bearbeitet.
Für Finance bedeutet das eine deutliche Entlastung. Abrechnungen müssen nicht mehr aus Excel-Dateien heraus geprüft und manuell für FibuNet vorbereitet werden. Stattdessen liegen die Daten strukturiert in Circula vor, werden im System kontrolliert und anschließend standardisiert exportiert.
Auch für Mitarbeitende wird der Prozess einfacher. Sie müssen Belege nicht mehr in Excel nachhalten oder physisch sammeln, sondern können ihre Ausgaben digital einreichen.
2. Knapp 15.000 Belege und 1,86 Mio. € Reisekostenvolumen verarbeitet
Seit dem Go-Live wurden knapp 15.000 Belege über Circula eingereicht. Insgesamt wurden 1,86 Mio. € Reisekostenvolumen exportiert.
Das zeigt die Skalierbarkeit des Prozesses. Althoff verarbeitet heute ein hohes Belegvolumen über eine zentrale Plattform, mit klarer Statusübersicht, digitaler Belegerfassung und standardisiertem Export in die Buchhaltung.
Für eine Hotelgruppe mit mehreren Standorten ist diese Transparenz entscheidend. Finance kann Abrechnungen zentral prüfen, offene Vorgänge besser nachhalten und Ausgaben über verschiedene Einheiten hinweg strukturierter steuern.
3. Touchless Rate von 24 % auf 53 % gesteigert
Neben der Zeitersparnis zeigt auch die Touchless Rate, dass der Prozess zunehmend automatisierter läuft. Zwischen Juni 2025 und Mai 2026 stieg sie von 24 % auf knapp 53 %.
Das bedeutet: Ein wachsender Anteil der Abrechnungen durchläuft den Prozess ohne manuelle Nachkorrektur. Für Finance reduziert das Rückfragen, Korrekturschleifen und Nacharbeit vor dem Export.
Ein zusätzlicher Automatisierungshebel sind die integrierten Pliant-Firmenkarten. Ein Teil der Abrechnungen entsteht mittlerweile über Kartentransaktionen, die in Circula erscheinen und dort mit Belegen verknüpft werden können. Dadurch werden Ausgaben früher sichtbar und lassen sich strukturierter weiterverarbeiten.
4. NPS 76 zeigt hohe Akzeptanz
Die Einführung eines neuen Reisekostenprozesses betrifft nicht nur Finance, sondern auch alle Mitarbeitenden, die Ausgaben einreichen. Deshalb ist Nutzerakzeptanz ein zentraler Erfolgsfaktor.
Bei Althoff liegt der NPS bei 76 bei 33 Antworten. Das ist ein starkes Signal dafür, dass der digitale Prozess nicht nur in der Buchhaltung funktioniert, sondern auch von den Nutzer:innen positiv bewertet wird.
Besonders relevant ist das in der Hotellerie, wo Mitarbeitende nicht immer in klassischen Bürostrukturen arbeiten. Ein Reisekostenprozess muss einfach, mobil und schnell verständlich sein, damit er im Alltag angenommen wird.
5. Deutschland und Schweiz auf einer Plattform
Mit der Erweiterung auf die Schweiz im Oktober 2025 bewies das Setup seine internationale Skalierbarkeit. Die Althoff Hotels Schweiz GmbH wurde in Circula abgebildet, inklusive spezifischer Schweizer Verpflegungspauschalen und Kilometersätze.
Damit kann Althoff Reisekostenregeln für Deutschland und die Schweiz in einer gemeinsamen Plattform verwalten. Für Finance bedeutet das: keine separate Insellösung, keine abweichenden manuellen Sonderprozesse und eine konsistentere Steuerung über Ländergrenzen hinweg.
Die Erweiterung zeigt, dass Circula nicht nur den ursprünglichen Excel-Prozess ersetzt hat, sondern auch mit der internationalen Struktur der Hotelgruppe mitwachsen kann.
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Fazit: Ein Reisekostenprozess, der mit der Hotelgruppe skaliert
Mit Circula hat Althoff Hotels einen Excel-basierten Reisekostenprozess abgelöst und durch einen zentralen digitalen Workflow ersetzt. Der Effekt zeigt sich besonders deutlich in der Bearbeitungszeit: Aus bis zu zwei Stunden pro Abrechnung wurden unter fünf Minuten.
Seit dem Go-Live am 1. Januar 2024 wurden knapp 15.000 Belege eingereicht und 1,86 Mio. € Reisekostenvolumen exportiert. Gleichzeitig stieg die Touchless Rate auf 53 %, und der NPS von 76 bei 33 Antworten zeigt eine hohe Akzeptanz bei den Nutzer:innen.
Mit der Erweiterung auf die Schweiz im Oktober 2025 wurde der Prozess zusätzlich international skaliert. Althoff kann heute Reisekosten für Deutschland und die Schweiz auf einer gemeinsamen Plattform abbilden, inklusive länderspezifischer Pauschalen, Firmenkarten und standardisiertem Export nach FibuNet.
Damit ist Circula für Althoff nicht nur ein Tool zur digitalen Belegerfassung. Es ist ein skalierbarer Reisekostenprozess für eine internationale Hotelgruppe.
