Der Deutsche Ruderverband e. V. koordiniert Reisekosten und Auslagen für einen bundesweit verteilten Verband: haupt- und ehrenamtliche Kräfte, Trainer:innen, Sportler:innen und Personal an Bundesstützpunkten reichen regelmäßig Belege ein, etwa für Reisen, Verpflegung, Fahrten, Trainingslager oder internationale Wettkämpfe.
Bis Mitte 2025 lief dieser Prozess vollständig papierbasiert. Belege wurden gesammelt, sortiert und per Post an die externe Steuerkanzlei weitergegeben. Gerade rund um Trainingslager, Regatten und internationale Großereignisse entstand dadurch ein hoher manueller Aufwand, für die Einreichenden, für die Verbandsverwaltung und für die externe Buchhaltung.
Seit dem Go-Live am 1. Juni 2025 nutzt der Deutsche Ruderverband Circula als digitale Schnittstelle zwischen Verband, Reisenden und DATEV-Buchhaltung. Belege werden heute per App eingereicht, Reisekosten digital geprüft und anschließend an DATEV Unternehmen Online übergeben.
Nach knapp einem Jahr zeigt sich der Effekt: knapp 4.000 Belege wurden seit Go-Live eingereicht, rund 786.000 € Belegvolumen an DATEV exportiert, und im Schnitt vergehen weniger als sechs Tage von der Einreichung bis zur Übergabe. Der NPS liegt bei 61 bei 23 Antworten.
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Die Herausforderung: Papierbelege, Postversand und dezentrale Nutzergruppen
Vor Circula wurden Reisekosten beim Deutschen Ruderverband vollständig auf Papier abgewickelt. Trainer, Sportler, Ehrenamtliche und Stützpunktpersonal sammelten Belege, füllten Abrechnungen aus und schickten die Unterlagen an die Geschäftsstelle. Dort wurden die Belege verwahrt, geprüft und eigenständig verbucht.
Für einen bundesweit organisierten Verband war dieser Prozess besonders aufwendig. Viele Ausgaben entstehen an Bundesstützpunkten, in Trainingslagern, bei Wettkämpfen oder internationalen Veranstaltungen. Gerade rund um Großveranstaltungen kamen schnell mindestens 50 Belege zusammen; allein bei Bootstransporten waren es häufig 20 bis 30.
Die Folge waren hoher Sortier- und Prüfaufwand, Rückfragen und verzögerte Erstattungen. Gleichzeitig musste der Verband Vorgaben zu Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen und Fördermitteln einhalten.
Der DRV brauchte deshalb einen digitalen Reisekostenprozess, der dezentrale Nutzergruppen unterstützt, Verbandsregeln abbildet und die Daten strukturiert für die Buchhaltung bereitstellt.
Die Anforderungen: Mobile Einreichung, DATEV-Anbindung und Verbandsregeln
Der Deutsche Ruderverband suchte eine Lösung, die den Reisekostenprozess nicht nur digitalisiert, sondern an die Realität eines Spitzensportverbands anpasst.
Entscheidend war zunächst die mobile Einreichung. Trainer:innen, Sportler:innen und Stützpunktpersonal sollten Belege dort erfassen können, wo sie entstehen, unterwegs, im Trainingslager, am Bundesstützpunkt oder rund um Wettkämpfe. Eine App-basierte Lösung war deshalb zentral.
Gleichzeitig musste der Prozess für die externe Buchhaltung funktionieren. Da der Verband mit einer Steuerkanzlei arbeitet, war eine direkte Anbindung an DATEV Unternehmen Online ein wichtiger Bestandteil des Zielbilds. Geprüfte Belege und Buchungsdaten sollten digital weitergegeben werden, statt erneut manuell aufbereitet zu werden.
Darüber hinaus musste die Lösung verbandsspezifische Regeln unterstützen. Dazu gehören beispielsweise Verpflegungspauschalen, Kilometersätze und ein Fahrtkostendeckel von 250 €. Solche Vorgaben sollten möglichst nicht mehr ausschließlich manuell geprüft werden, sondern im System abgebildet und im Prozess berücksichtigt werden.
Ein weiterer wichtiger Punkt war die Abbildung der Verbandsstruktur. Der DRV muss verschiedene rechtliche Einheiten und Anforderungen von Fördermittelgebern sauber trennen. Deshalb musste die Lösung perspektivisch mandantenfähig sein und mehrere Gesellschaften beziehungsweise Einheiten unterstützen.
Die Lösung: Vom Papierprozess zur mobilen Reisekostenabrechnung
Die Entscheidung für Circula fiel im Frühjahr 2025. Am 1. Juni 2025 ging der Deutsche Ruderverband mit Circula live.
Seitdem reichen Trainer:innen, Sportler:innen und Stützpunktpersonal ihre Belege digital über die Circula-App ein. Reisekosten werden im System erfasst, geprüft und für die weitere Verarbeitung vorbereitet. Für die externe Steuerkanzlei werden die relevanten Daten über DATEV Unternehmen Online bereitgestellt.
Damit wurde aus einem papierbasierten Prozess ein digitaler Ablauf:
Beleg erfassen → Reisekosten einreichen → prüfen → an DATEV übergeben → Erstattung vorbereiten
Besonders für dezentrale Nutzergruppen ist dieser Wechsel relevant. Belege müssen nicht mehr gesammelt und physisch weitergeleitet werden. Sie können direkt nach Entstehung digital eingereicht werden, unabhängig davon, ob die Person am Bundesstützpunkt, im Trainingslager oder auf einer Reise ist.
Im Oktober 2025 wurde der Prozess um integrierte Firmenkarten ergänzt. Diese ermöglichen es ausgewählten Nutzergruppen, bestimmte Ausgaben direkt über das Verbandskonto zu tätigen, statt privat in Vorleistung zu gehen. Gerade für Trainer:innen und Stützpunktpersonal kann das eine spürbare Entlastung sein, wenn regelmäßig Auslagen für Reisen, Material oder Verpflegung entstehen.
Die Ergebnisse: Weniger Verwaltung, schnellere Erstattungen, mehr Transparenz
Knapp ein Jahr nach dem Go-Live ist aus dem papierbasierten Reisekostenprozess ein digitaler Workflow für Einreichung, Prüfung und DATEV-Export geworden.
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Knapp 4.000 Belege digital eingereicht
Seit Juni 2025 wurden knapp 4.000 Belege über Circula erfasst. Trainer, Sportler und Stützpunktpersonal reichen Ausgaben heute ortsunabhängig per App ein, statt Papierbelege zu sammeln und an die Geschäftsstelle zu schicken.
Weniger als sechs Tage bis zur Übergabe
Von der Einreichung bis zur weiteren Verarbeitung vergehen im Durchschnitt weniger als sechs Tage. Dadurch können Erstattungen schneller vorbereitet werden — ein wichtiger Vorteil für Mitarbeitende, die Reisekosten zunächst privat vorfinanzieren.
91,5 % DATEV-Exportquote
Seit dem Go-Live wurden rund 786.000 € Belegvolumen an DATEV exportiert. Die Exportquote liegt bei 91,5 %. Da der DRV seine Reisekosten intern verbucht, werden die Daten direkt aus Circula strukturiert in den eigenen Buchhaltungsprozess übergeben.
Weniger Rückfragen und manuelle Arbeit
Papierabrechnungen, separate E-Mails bei Ablehnungen und ausführliche Antworten auf Rückfragen sind weitgehend entfallen. Änderungen, Kürzungen und Ablehnungsgründe werden direkt in Circula dokumentiert und bleiben für die Einreichenden nachvollziehbar.
Für den DRV zeigt sich der größte Nutzen in der Zeitersparnis: weniger Verwaltungsaufwand, mehr Zeit für verbandsspezifische Aufgaben und zufriedenere Mitarbeitende durch schnellere Erstattungen.
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Fazit: Vom Papierprozess zum digitalen Reisekostenstandard
Mit Circula hat der Deutsche Ruderverband einen papierbasierten Reisekostenprozess digitalisiert und an die Anforderungen eines bundesweit organisierten Spitzensportverbands angepasst.
Trainer:innen, Sportler:innen und Stützpunktpersonal können Belege heute per App einreichen, statt sie physisch zu sammeln und weiterzugeben. Die externe Steuerkanzlei erhält Daten über DATEV Unternehmen Online, während verbandsspezifische Regeln und rechtliche Strukturen im Prozess berücksichtigt werden können.
Knapp ein Jahr nach dem Go-Live zeigen die Zahlen eine klare Veränderung: knapp 4.000 eingereichte Belege, 91,5 % DATEV-Exportquote, 786.000 € exportiertes Belegvolumen, eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von unter sechs Tagen und ein NPS von 61.
Damit hat der DRV nicht nur Papier ersetzt. Der Verband hat die Grundlage für einen digitalen Reisekostenstandard geschaffen, der dezentrale Nutzergruppen, externe Buchhaltung, Firmenkarten und mehrere rechtliche Einheiten in einem Prozess verbindet.
