Die EQS Group gehört zu den führenden globalen Anbietern von GRC und RegTech Software. Rund 600 Mitarbeitende unterstützen weltweit Unternehmen bei Compliance, Regulierung und Transparenz. Ein Anspruch, der nicht nur nach außen gilt, sondern genauso für die eigenen internen Prozesse.
Als Unternehmen, das sich auf regulatorische Compliance spezialisiert hat, gelten für die EQS Group selbst besonders hohe Anforderungen: Ausgaben müssen lückenlos nachvollziehbar sein, prüfungssicher dokumentiert und über Ländergrenzen hinweg konsistent erfasst werden. Genau das macht ein einheitliches Expense Management nicht nur zur operativen Frage, sondern zur Compliance-Anforderung.
Die EQS Group nutzte Circula bereits erfolgreich in Deutschland. Aufgrund der positiven Erfahrungen und der effizienten Abbildung von Reisekosten- und Ausgabenprozessen wurde entschieden, die Lösung schrittweise international auszurollen. Damit konnten Prozesse über alle Gesellschaften hinweg vereinheitlicht und zentral gesteuert werden.
Zu viele Systeme, zu wenig Überblick
Vor der Einführung von Circula wurde das Expense Management bei der EQS Group dezentral und lokal gehandhabt, jedes Land für sich, ohne zentrale Steuerung. In Deutschland reichten Mitarbeitende ihre Spesen über Excel-Dateien ein und fügten PDFs manuell hinzu. Für die Buchhaltung bedeutet das: jeden Beleg einzeln eintippen, Buchungssätze manuell erstellen, Fehler manuell nachverfolgen.
Der Prozess war fehleranfällig, zeitintensiv und mit jeder neuen Gesellschaft wurde er komplexer. Unterschiedliche steuerliche Anforderungen, Tagespauschalen und Währungen mussten parallel abgebildet werden, während eine konsistente Sicht auf alle Ausgaben fehlte. Ein gemeinsamer Standard, der mit dem Unternehmen mitwächst, wurde dringend gesucht.
Die Entscheidung für eine gemeinsame Plattform
Die EQS Group suchte keine Einzellösung, sondern eine Plattform, die lokale Flexibilität und zentrale Transparenz miteinander verbindet und sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügt.
Die Anforderungen waren klar: Das Tool musste mit Microsoft Dynamics 365 Business Central kompatibel sein, einen GoBD-konformen Export für die deutschen Gesellschaften unterstützen, mehrere Gesellschaften mit unterschiedlichen lokalen Regelwerken abbilden können und dabei für Mitarbeitende einfach genug sein, um tatsächlich genutzt zu werden. Circula erfüllte diese Anforderungen und überzeugte durch eine intuitive Benutzeroberfläche, die sowohl für die Einreichenden als auch für die Buchhaltung funktioniert.
Von Deutschland in die Welt, Schritt für Schritt
Die Einführung begann Anfang 2022 in Deutschland und wurde bewusst sequenziell ausgerollt, Gesellschaft für Gesellschaft. Der Grund: Das Onboarding der lokalen Accounting-Teams und die Einrichtung der Mitarbeiterdaten erforderten in jedem Land individuelle Aufmerksamkeit. Ein paralleler Rollout wäre zu riskant gewesen.
Heute wird Circula in allen elf Ländern genutzt, in denen die EQS Group aktiv ist: Deutschland, Österreich, Schweiz, Spanien, Großbritannien, USA, Frankreich, Italien, Dänemark, Indien und China. Jede Gesellschaft bildet ihre eigenen Anforderungen ab, während die Daten zentral zusammenlaufen und konsistent weiterverarbeitet werden. Von den angelegten Accounts sind rund zwei Drittel aktiv lizenziert, von denen wiederum über 80 Prozent die Plattform monatlich nutzen.
Nicht jede Einführung verlief ohne Reibung. Die größte Herausforderung war die US-Gesellschaft, nicht wegen des Tools, sondern wegen anfänglicher Skepsis gegenüber einem europäischen Produkt. Dazu kamen technische Fragen rund um Zugänge und Freigaben. Gelöst wurde es durch mehrere gezielte Onboarding-Sessions mit allen Mitarbeitenden vor Ort. Heute ist die US-Gesellschaft vollständig integriert.
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Was sich in der Buchhaltung wirklich verändert hat
Die Kompatibilität mit Microsoft Dynamics 365 Business Central bildet das operative Rückgrat. Nach Freigabe aller Spesen werden die Daten wöchentlich aus Circula in Business Central importiert, gegengeprüft und direkt für Buchung und Auszahlung verwendet. Buchungssätze, die früher manuell erstellt werden mussten, entstehen heute automatisch, inklusive korrekter Kategorie und Vorkontierung.
Seit Einführung wurden knapp 6.750 Ausgaben über Circula eingereicht und verarbeitet – bei einer Export-Rate von 99,9 Prozent.
Im Finance-Team liegt der Zeitaufwand für die Bearbeitung von Ausgaben heute bei rund 30 Minuten pro Woche. Die Arbeit ist heute grundlegend anders. Der Fokus liegt nur noch auf der Prüfung von Einzelfällen, statt Buchungssätze manuell zu erstellen und PDFs einzeln einzutippen. Die Arbeit ist strukturierter, weniger fehleranfällig und deutlich angenehmer. Auch das Onboarding neuer Teammitglieder zahlt sich aus: Neue Kolleginnen und Kollegen sind innerhalb kürzester Zeit eigenständig arbeitsfähig. Das Tool sei selbsterklärend gewesen.
Die Zahlen bestätigen das: 73,3 Prozent aller Ausgaben werden noch im selben Monat vollständig verarbeitet. Fast die Hälfte ist innerhalb von 48 Stunden nach der Einreichung abgeschlossen. Die durchschnittliche Zeit von Einreichung bis Export liegt bei rund einer Woche, mit einer Genehmigungszeit von 4,25 Tagen. Die Ablehnungsquote liegt bei 2,4 Prozent, wobei die EQS Group aktiv gegensteuert: Für Bewirtungsbelege wurde ein Pflichtfeld eingerichtet, das sicherstellt, dass Teilnehmende korrekt eingetragen werden. Die Nutzerzufriedenheit spiegelt sich in einem positiven NPS wider.
Eine Plattform, die mit der EQS Group wächst
Was als punktuelle Lösung für einzelne Prozesse begann, ist heute eine zentrale Infrastruktur, auf die elf Gesellschaften täglich zugreifen. Eine Struktur, die nicht vereinheitlicht um der Einheitlichkeit willen, sondern verbindet, weil es operativ sinnvoll ist.
Das Vertrauen in die Plattform zeigt sich auch darin, dass die EQS Group den nächsten Schritt geht: die Integration von Firmenkreditkarten direkt in Circula. Aktuell werden Kreditkartenabrechnungen noch manuell bearbeitet, Belege kommen oft zu spät. Mit der Kartenintegration sollen Belege automatisch mit Transaktionen verknüpft werden, sodass Ausgaben unmittelbar im System entstehen und in bestehende Prozesse einfließen.
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