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Die GBA Group wächst international. Mit jeder neuen Tochtergesellschaft wurde dabei nicht nur die Unternehmensgruppe größer, sondern auch die Komplexität in der Spesenabrechnung: unterschiedliche Entitäten, eigene Kostenstellenlogiken, papierbasierte Belege und mehrere parallele Prozesswege.
Seit Februar 2022 nutzt die Zentralabteilung Finance der GBA Group Circula als einheitliche Lösung für ihr Ausgabenmanagement. Heute reichen Mitarbeitende ihre Belege per App ein, Führungskräfte geben mobil frei und geprüfte Reisekosten werden nahezu vollständig nach DATEV exportiert.
Das Ergebnis: 3.283 eingereichte Belege, 99,5 % Exportquote nach DATEV, 83 % der Belege ohne Nachbearbeitung und ein NPS von 58.
Herausforderung: Wachstum machte Spesenabrechnung zum Konsolidierungsthema
Die GBA Group arbeitet seit jeher in der DATEV-Welt. DATEV Unternehmen Online für die Buchhaltung und DATEV LODAS für die Lohnabrechnung waren gesetzt. Genau deshalb musste auch eine neue Spesenlösung in diese bestehende Infrastruktur passen.
Vor Circula wurden Spesen jedoch je Tochtergesellschaft separat in Reisekosten Classic geführt. Für Finance bedeutete das auch: mehrere Prozesswege, teilweise papierbasierte Belege, unterschiedliche Kostenstellenlogiken und keine zentrale Sicht auf alle eingereichten Reisekosten.
Was im Alltag bereits aufwendig war, wurde mit jedem weiteren Wachstumsschritt komplexer. Jede neue Entität bedeutete neue Abstimmungen, neue Prozessvarianten und zusätzlichen Konsolidierungsaufwand. Der Monatsabschluss bestand dadurch nicht nur aus Prüfung und Buchung, sondern auch aus Nachverfolgung, Zusammenführung und manueller Kontrolle.
Kurz gesagt: Die bestehende Lösung passte zur DATEV-Welt, aber nicht mehr zur gruppenweiten Skalierung der GBA Group.
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Die Anforderungen: Zentral, DATEV-nah und skalierbar
Für die GBA Group war klar: Eine neue Lösung durfte kein isoliertes Zusatzsystem sein. Sie musste sich in die vorhandene Finance- und Payroll-Landschaft integrieren und gleichzeitig einen gruppenweiten Standard schaffen.
Im Fokus standen vor allem vier Anforderungen:
- Zentrale Steuerung über mehrere Entitäten
Belege, Freigaben und Exporte sollten nicht mehr in getrennten Prozesswegen laufen, sondern in einem gemeinsamen System. - Nahtlose DATEV-Anbindung
Da DATEV Unternehmen Online und LODAS bereits gesetzt waren, musste der Export zuverlässig in die bestehende DATEV-Struktur passen. - Einfache Nutzung für Mitarbeitende und Führungskräfte
Der Prozess sollte nicht nur für Finance funktionieren, sondern auch für diejenigen, die Belege einreichen und freigeben. - Skalierbarkeit bei neuen Tochtergesellschaften
Neue Entitäten sollten nicht jedes Mal ein eigenes kleines IT-Projekt auslösen, sondern in einen bestehenden Standardprozess integriert werden können.
Als DATEV Circula empfahl, war das für die GBA Group ein wichtiges Vertrauenssignal: Die Lösung versprach nicht nur digitale Spesenerfassung, sondern eine enge Einbettung in die bestehende DATEV-Welt.
Lösung: Ein zentraler Spesenprozess für die gesamte Gruppe
Die GBA Group entschied sich Ende 2021 für Circula; im Februar 2022 ging die Holding live. Die enge Partnerschaft zwischen DATEV und Circula war dabei auch ein entscheidendes Vertrauenssignal: Der Anschluss an Unternehmen Online und LODAS sitzt nicht obenauf, sondern ist Teil des Konzepts.
Mit Circula wurden somit die zuvor verteilten Spesenprozesse in einen einheitlichen Ablauf überführt: Mitarbeitende reichen Belege digital über die App ein, Vorgesetzte prüfen und genehmigen mobil, Finance kontrolliert die Angaben zentral und exportiert die geprüften Daten anschließend nach DATEV.
Damit wurde aus mehreren parallelen Wegen ein klarer Prozess:
Einreichung → Freigabe → Kontrolle → DATEV-Export
Auch für Führungskräfte vereinfachte sich der Alltag. Freigaben müssen nicht mehr über Papier, E-Mail oder separate Abstimmungen laufen, sondern können mobil erledigt werden, bis hin zur Geschäftsführung, die Reisekosten heute selbst per Smartphone freigibt.
Für Finance entstand dadurch vor allem eines: eine zentrale Quelle für Belege, Status und Exporte. Statt Informationen aus mehreren Entitäten zusammenzuführen, laufen die relevanten Schritte heute in einem System zusammen.
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Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Nacharbeit, stabilerer Monatsabschluss
Vier Jahre nach dem Live-Gang zeigen die Daten drei klare Veränderungen.
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Eine Sicht statt paralleler Wege.
Seit Einführung wurden 3.283 Belege über Circula eingereicht. Belege aus allen angebundenen Entitäten laufen heute in einem Portal zusammen. Genehmigung, Kontrolle und Export erfolgen nicht mehr in getrennten Strukturen, sondern in einem durchgängigen Prozess.
Für die GBA Group bedeutet das: Die Quelle für den Monatsabschluss ist heute eine zentrale Plattform, nicht mehr eine Vielzahl paralleler Wege.
Besonders wichtig ist dabei die DATEV-Stabilität: 99,5 % der Belege wurden erfolgreich nach DATEV exportiert. Für Finance reduziert das manuelle Nacharbeit und schafft Sicherheit, dass geprüfte Spesen zuverlässig in der bestehenden Buchhaltungsumgebung ankommen.
Belege schließen im gleichen Monat, in dem sie entstehen.
Im Spesenprozess zählt nicht nur, ob Belege korrekt erfasst werden, sondern auch wann. Je später Reisekosten im Abschluss auftauchen, desto höher ist der Aufwand für Nachbuchungen, Rückfragen und periodische Korrekturen.
Bei der GBA Group vergehen im Schnitt weniger als fünf Tage zwischen Einreichung und DATEV-Export. Im Frühjahr 2026 lag die Same-Month-Rate bei über 90 %. Das heißt: Der Großteil der Belege wird im gleichen Monat abgeschlossen, in dem er entsteht.
Für den Monatsabschluss ist das ein klarer Vorteil: weniger nachträgliche Buchungen, weniger Unsicherheit und eine planbarere Schlussstrecke.
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Die Belegqualität wird über die Zeit besser.
Ein weiterer Effekt zeigt sich in der Touchless-Rate. Im April 2026 liefen 83 % der Belege ohne Korrektur durch die Kontrolle.
Für die Buchhaltung ist das mehr als eine Produktmetrik. Jeder Beleg, der ohne Korrektur verarbeitet werden kann, bedeutet weniger manuellen Prüfaufwand und weniger Rückfragen an Mitarbeitende.
Gleichzeitig zeigt ein NPS von 58, dass der Prozess nicht nur in Finance akzeptiert wird. Auch die Mitarbeitenden, die regelmäßig Belege einreichen, bewerten die Nutzung positiv.
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