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Oliver Schrott Kommunikation, kurz OSK, ist eine PR- und Kommunikationsagentur mit Hauptsitz in Köln und weiteren Standorten in Berlin, Stuttgart, Friedrichshafen, Peking und New York. Die Agentur arbeitet stark projektbasiert: Reisen, Veranstaltungen und internationale Einsätze werden häufig direkt bestimmten Kundenprojekten zugeordnet.
Genau diese Projektlogik machte die Spesenabrechnung vor Circula aufwändig. Spesen wurden kreditorisch über die Projektverwaltungssoftware abgewickelt, während Belege im DMS und zusätzlich in physischen Papierordnern lagen. Jede Auslage musste korrekt einer Jobnummer zugeordnet werden, getrennt nach berechenbaren und nicht berechenbaren Projekten. Fehlerhafte oder fehlende Angaben führten zu Rückfragen in der Buchhaltung und erschwerten die monatliche Vorbereitung.
Seit Juli 2021 nutzt OSK Circula als zentrale Plattform für Spesen und Kreditkarten. Jobnummern und Kostenträger werden täglich per SFTP aus der Projektverwaltungssoftware importiert und die Eingabemaske wurde auf OSKs Pflichtfelder angepasst.
Das Ergebnis: über 30.000 verarbeitete Belege, 19,5 Mio. € exportiertes Gesamtvolumen, unter 2 Tage von Einreichung bis Export, 80–99 % Same-Month Processing Rate und 100 % Aktivierung der eingeladenen Mitarbeitenden.
Abstimmung
Bei OSK hängt ein großer Teil der Ausgaben direkt an Kundenprojekten: Reisen, internationale Einsätze, Events oder projektbezogene Auslagen. Für die Buchhaltung war deshalb nicht nur wichtig, dass ein Beleg eingereicht wird. Entscheidend war, dass jede Ausgabe korrekt einer Jobnummer und dem richtigen Projekttyp zugeordnet wird.
Vor Circula lief dieser Prozess über mehrere Kanäle. Die Spesenabrechnung wurde kreditorisch über die Projektverwaltungssoftware abgewickelt, während Belege teils digital im DMS und teils physisch in Papierordnern archiviert wurden. Dadurch mussten Projektinformationen, Belege und Buchhaltungsdaten regelmäßig manuell abgeglichen werden.
Zusätzliche Pflichtfelder erhöhten die Komplexität. Je nach Kategorie mussten Mitarbeitende Start- und Zielorte, Flugdaten oder weitere Angaben ergänzen. Ohne einheitliche Eingabelogik entstanden unvollständige Angaben und Rückfragen. Besonders im Monatsabschluss fehlte dadurch häufig die rechtzeitige Transparenz über laufende Ausgaben und projektbezogene Kosten.
OSK brauchte deshalb keine Standard-Spesenlösung, sondern ein System, das zur projektgetriebenen Agenturstruktur passt: mit Jobnummernlogik, flexiblen Pflichtfeldern, Kreditkartenintegration und automatischem Kostenträger-Abgleich.
Die Lösung: Täglicher Kostenträger-Import und geführte Eingabe
OSK ging im Juli 2021 mit Circula live. Im Setup wurde die Eingabemaske an die Anforderungen der Agentur angepasst: Pflichtfelder wurden konfiguriert, umbenannt und um spezifische Felder wie Flugdaten erweitert. So werden relevante Informationen direkt bei der Einreichung strukturiert abgefragt.
Der wichtigste technische Baustein ist der tägliche Kostenträger-Import aus der Projektverwaltungssoftware. Über eine SFTP-Schnittstelle werden aktuelle Jobnummern und Kostenträger automatisch in Circula eingespielt. Mitarbeitende wählen die passende Jobnummer dadurch aus einer aktuellen Liste aus, statt Projektdaten manuell einzugeben.
Mit Circula Credit Cards fließen auch Kartenausgaben in denselben Workflow. Spesen und Kreditkartentransaktionen werden nicht mehr getrennt betrachtet, sondern zentral eingereicht, geprüft und exportiert.
“Circula bietet uns jederzeit volle Transparenz über Mitarbeiterausgaben und ermöglicht eine präzise sowie effiziente Steuerung unserer Kosten.” Misak Halici, Finance Team Lead
Die Ergebnisse: Schneller Export, hohe Aktivierung und projektgenaue Transparenz
Seit dem Go-Live wurden über 30.000 Belege über Circula verarbeitet. Das exportierte Gesamtvolumen liegt bei rund 19,5 Mio. €. Besonders stark ist dabei nicht nur das Volumen, sondern die Geschwindigkeit: Im Median vergehen von der Einreichung eines Belegs bis zum fertigen Export weniger als 2 Tage.
1. Unter 2 Tage bis Export
Die Same-Month Processing Rate liegt konstant zwischen 80 und 99 %. Das bedeutet: Ein sehr hoher Anteil der Belege wird noch im Monat der Einreichung final verarbeitet. Für die Buchhaltung macht das die Monatsvorbereitung deutlich planbarer und reduziert späte Nacharbeiten.
2. Jobnummern werden automatisch aktuell gehalten
Durch den täglichen Import aus der Projektverwaltungssoftware stehen Mitarbeitenden aktuelle Jobnummern und Kostenträger direkt in Circula zur Verfügung. Das reduziert Fehlzuordnungen und sorgt dafür, dass projektbezogene Ausgaben sauberer beim ersten Einreichen erfasst werden.
3. 55,2 % der Belege laufen über Kreditkarten
Gut die Hälfte aller Belege wird mittlerweile über integrierte Kreditkarten abgewickelt. Dadurch laufen Auslagen und Kartentransaktionen in einem gemeinsamen Prozess zusammen, statt separat abgestimmt werden zu müssen.
4. 100 % Aktivierung
Alle eingeladenen Mitarbeitenden haben ihren Circula-Account aktiviert. Für eine agenturweite Prozessumstellung ist das ein starker Akzeptanzbeweis, besonders, weil die Lösung im Alltag von verteilten Teams an mehreren Standorten genutzt wird.
“Durch Circula werden Kosten deutlich schneller im ERP-System erfasst und verarbeitet, sodass diese zeitnah an Kunden weiterberechnet werden können. Gleichzeitig hat die frühzeitige Prüfung von Kostenträgern und anderen relevanten Informationen die Fehler- und Korrekturquote spürbar reduziert. Dies führt zu effizienteren Prozessen und einem geringeren manuellen Aufwand in der Buchhaltung.” Misak Halici, Finance Team Lead
Fazit
Mit Circula hat OSK seinen Spesenprozess auf die Anforderungen einer projektgetriebenen Agentur ausgerichtet. Entscheidend war nicht nur die digitale Belegerfassung, sondern die Kombination aus Jobnummernlogik, täglichem Kostenträger-Import, flexiblen Pflichtfeldern und Kreditkartenintegration.
Seit Juli 2021 wurden über 30.000 Belege mit einem Volumen von rund 19,5 Mio. € verarbeitet. Im Median dauert es weniger als 2 Tage von Einreichung bis Export, die Same-Month Processing Rate liegt bei 80 bis 99 %, und die Aktivierungsrate beträgt 100 %.
Damit ist Circula für OSK nicht nur ein Spesentool. Es ist ein projektbasierter Ausgabenprozess, der Agenturrealität, Buchhaltung und Kundenprojektlogik in einem System verbindet.
“Wir würden anderen Agenturen und projektbasierten Unternehmen empfehlen, moderne Lösungen wie Circula zumindest im Rahmen eines Pilotprojekts zu testen. Viele Unternehmen unterschätzen, wie flexibel sich solche Systeme an bestehende Prozesse und individuelle Anforderungen anpassen lassen.” Misak Halici, Finance Team Lead
