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Die Herausforderung
Omio ist eine europäische Buchungsplattform für Zug-, Bus- und Flugreisen. Rund 300 Mitarbeitende aus mehr als 50 Ländern arbeiten an Standorten in Deutschland, Großbritannien und Tschechien. Viele von ihnen reisen regelmäßig für das Unternehmen, entsprechend wichtig ist ein zuverlässiger Reisekostenprozess.
Vor Circula war die Abrechnung vollständig papierbasiert. Mitarbeitende sammelten Belege in Umschlägen, scannten sie ein, übertrugen die Daten in eine Excel-Tabelle, druckten die Unterlagen aus und brachten sie zur Finanzabteilung. Ging eine Abrechnung verloren, musste der Prozess erneut begonnen werden.
Von der ersten Erfassung bis zur abgeschlossenen Abrechnung vergingen regelmäßig mehrere Wochen. Accounting und Controlling mussten Daten manuell prüfen und übertragen, während Mitarbeitende wenig Transparenz über den Status ihrer Erstattung hatten.
Mit mehreren Ländern, Kostenstellen, Währungen und steuerlichen Anforderungen war dieser Prozess nicht mehr skalierbar.
Die Lösung
Bei der Auswahl einer neuen Lösung waren für Omio zwei Anforderungen entscheidend: eine einfach nutzbare mobile App für die Mitarbeitenden und eine direkte DATEV-Anbindung, über die Buchungssätze und Belegbilder gemeinsam exportiert werden können.
Am 30. Dezember 2018 ging Circula zunächst für die deutsche Gesellschaft live. Kostenstellen, Entitäten und individuelle Freigabeprozesse wurden im System abgebildet. Dazu gehört beispielsweise ein eigenes Approval Routing für den „Education Benefit“, das entsprechende Ausgaben automatisch an die zuständige Gruppe weiterleitet.
Die Stammdaten der rund 300 Mitarbeitenden wurden über eine strukturierte Datei importiert. Neue Mitarbeitende können seitdem auf demselben Weg ergänzt werden.
Heute reichen Mitarbeitende ihre Belege direkt per App ein. Nach Prüfung und Freigabe werden Buchungssätze und Belegbilder gemeinsam an DATEV übergeben. Dadurch entfallen getrennte manuelle Arbeitsschritte in der Buchhaltung.
Die Ergebnisse: Schnellere Freigaben und weniger manuelle Arbeit
Freigabe und Dokumentation in 36 bis 48 Stunden
Was früher mehr als zwei Wochen dauerte, wird heute deutlich schneller bearbeitet. Freigabe und Dokumentation sind in der Regel innerhalb von 36 bis 48 Stunden abgeschlossen.
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Belege direkt per App statt im Papierumschlag
Mitarbeitende reichen Belege heute direkt nach dem Kauf mobil ein. Die Buchhaltung sieht neue Abrechnungen unmittelbar und muss nicht mehr auf physische Unterlagen warten.
Von der Einreichung bis zum finalen DATEV-Export vergehen nur wenige Tage. Darin enthalten sind neben der Dokumentation auch die internen Prüf- und Freigabeschritte.
Buchungssätze und Belegbilder gemeinsam in DATEV
Circula übergibt Buchungssätze und die zugehörigen Belegbilder gemeinsam an DATEV. Was früher separat vorbereitet und manuell übertragen wurde, läuft heute in einem strukturierten Exportprozess zusammen.
Ein Prozess für drei Länder
Omio nutzt Circula heute produktiv in Deutschland, Tschechien und Großbritannien. Jede Entität arbeitet mit eigenen Kostenstellen und Freigaberegeln, während Finance den Prozess zentral steuern kann.
Fazit
Mit Circula hat Omio einen papierbasierten Reisekostenprozess durch einen digitalen Workflow ersetzt. Mitarbeitende reichen Belege mobil ein, Freigaben und Dokumentation erfolgen innerhalb von 36 bis 48 Stunden, und Buchungssätze sowie Belegbilder werden strukturiert an DATEV übergeben.
Damit gewinnt Omio nicht nur Geschwindigkeit, sondern auch Transparenz und Skalierbarkeit über mehrere Länder und Gesellschaften hinweg.
