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Orthomol hatte bereits eine Reisekostensoftware im Einsatz. Die Lösung entsprach jedoch nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens und war weiterhin von papierbasierten Arbeitsschritten geprägt. Abrechnungen wurden per Hauspost an die Verwaltung geschickt, dort geprüft, sortiert und erneut im System erfasst. Fehlende Angaben führten regelmäßig zu Rückfragen.
Auf der Suche nach einer zeitgemäßen Alternative prüfte Orthomol verschiedene Anbieter. Entscheidend waren vor allem eine einfache Bedienung für die Mitarbeitenden, flexible Anpassungsmöglichkeiten und eine verlässliche Zusammenarbeit mit dem Anbieter.
Die Wahl fiel auf Circula.
Die Herausforderung: Papier, doppelte Erfassung und hoher Betreuungsaufwand
Vor Circula dokumentierten Mitarbeitende ihre Reisen teilweise auf Papier. Die Abrechnungen wurden anschließend per Hauspost an die zuständigen Teams geschickt und dort manuell weiterverarbeitet.
Besonders die Verwaltung investierte viel Zeit: Belege mussten sortiert, Angaben geprüft und Daten nochmals im bestehenden System erfasst werden. Bei unvollständigen Abrechnungen waren zusätzliche Rückfragen erforderlich.
Auch Mitarbeitende, die bei Reisekosten Unterstützung benötigten, kamen häufig persönlich vorbei, um ihre Abrechnung gemeinsam mit dem Team auszufüllen. Orthomol suchte deshalb eine Lösung, die Mitarbeitende ohne aufwendige Schulung nutzen können und gleichzeitig die manuelle Arbeit in der Verwaltung reduziert.
Die Lösung: Einfache Bedienung und Salesforce-Anbindung
Circula wurde so in die bestehende Systemlandschaft integriert, dass die Reisekostendaten des Außendienstes aus Salesforce übernommen werden können. Dort dokumentieren die Mitarbeitenden unter anderem, wann und wo sie unterwegs waren. Die gemeinsam entwickelte Schnittstelle überträgt diese Informationen anschließend strukturiert in den Reisekostenprozess.
Belege werden heute fotografiert und direkt hochgeladen. Statt Abrechnungen auf Papier einzureichen, erfassen Mitarbeitende ihre Ausgaben selbstständig in Circula. Die Verwaltung muss die Daten dadurch nicht erneut manuell übertragen.
Ein wichtiger Faktor für die Einführung war die intuitive Bedienung. Viele Mitarbeitende konnten die Anwendung direkt und ohne umfangreiche Schulung nutzen.
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Neben dem Produkt war für Orthomol auch die Zusammenarbeit entscheidend. In regelmäßigen Terminen werden Anforderungen, Weiterentwicklungen und offene Fragen gemeinsam besprochen. Individuelle Themen wurden lösungsorientiert geklärt und bei Bedarf auch steuerlich geprüft.
Das Ergebnis: Deutlich weniger Aufwand in der Verwaltung
Durch die digitale Einreichung entfällt ein großer Teil der bisherigen Papier- und Erfassungsarbeit. Mitarbeitende laden Belege selbst hoch, während relevante Reisedaten über die Salesforce-Schnittstelle in den Prozess gelangen.
Für das zuständige Team bedeutet das eine deutliche Entlastung:
- keine Abrechnungen mehr per Hauspost
- weniger Sortier- und Erfassungsaufwand
- weniger Rückfragen zu gesammelten oder verspäteten Belegen
- selbstständigere Abrechnung durch die Mitarbeitenden
- strukturierte Übernahme der Außendienstinformationen aus Salesforce
Besonders Mitarbeitende, die Belege früher über Wochen sammelten oder verspätet einreichten, profitieren von der mobilen Erfassung: Beleg fotografieren, hochladen und direkt weiterverarbeiten.
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Im Durchschnitt rechnete Orthomol zum Zeitpunkt des Gesprächs mit rund 150 Einreichungen pro Monat. Perspektivisch sollen weitere papierbasierte Abläufe digitalisiert und zusätzliche Nutzergruppen in den Prozess aufgenommen werden.
Fazit
Mit Circula hat Orthomol einen papierlastigen Reisekostenprozess durch einen digitalen Workflow ersetzt. Die intuitive App erleichtert Mitarbeitenden die Einreichung, während die Salesforce-Schnittstelle manuelle Arbeit in der Verwaltung reduziert.
Ausschlaggebend war dabei nicht nur die Technologie, sondern auch die Zusammenarbeit: kurze Reaktionszeiten, regelmäßiger Austausch und die Möglichkeit, individuelle Anforderungen gemeinsam weiterzuentwickeln.
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