.avif)
Securitas zählt zu den größten Sicherheitsdienstleistern in Deutschland: über 20.000 Mitarbeitende, mehr als 90 Standorte und eine komplexe Gesellschaftsstruktur. Reisekosten betreffen dabei viele Bereiche, von Technik und Außendienst bis zu Führungskräften.
Vor Circula lief die Reisekostenverarbeitung über Excel und DATEV Reisekosten Classic. Für eine kleinere Struktur war das handhabbar. Mit wachsender Gesellschaftsanzahl, steigendem Belegvolumen und internationalen Reisen in die Niederlande, nach Österreich und in die Schweiz stieß der Prozess jedoch an Grenzen. Exporte in Microsoft Dynamics 365 und DATEV LODAS mussten manuell vorbereitet werden, Belege kamen über dezentrale Kanäle, und zum Monatsabschluss fehlte Accounting oft der zentrale Überblick.
Im Januar 2022 ging die Securitas GmbH Administration mit Circula live. Seitdem wurde die Lösung schrittweise ausgerollt, von der ersten Gesellschaft auf heute 55 aktive Entitäten. Circula verbindet Reisekosteneinreichung, DMS, tägliche FiBu-Exporte an Microsoft Dynamics 365 und monatliche LoBu-Exporte an DATEV LODAS.
Das Ergebnis: 178.000 digital verarbeitete Belege, 7,9 Mio. € abgerechnetes Volumen, durchschnittlich 4,4 Tage von Einreichung bis Export, über 70 % Touchless Rate in den jüngsten Monaten und ein NPS von 54.
Herausforderung: Kein zentraler Überblick über Reisekosten und Ausgaben im Konzern
Der alte Prozess war auf eine kleinere Unternehmensstruktur ausgelegt. Bis zu 1.000 reisende Mitarbeitende reichten Ausgaben ein, während Finance mit Excel und DATEV Reisekosten Classic arbeitete. Eine direkte Anbindung an Microsoft Dynamics 365 und DATEV LODAS gab es nicht.
Dadurch mussten Exporte manuell vorbereitet werden. Gleichzeitig fehlte eine zentrale Sicht darauf, welche Belege eingereicht, freigegeben oder noch offen waren. Besonders im Monatsabschluss wurde das zum Problem: Accounting musste Informationen aus verschiedenen Kanälen zusammentragen, während Freigaben oder Belege noch ausstanden. Durchschnittlich brauchte der Prozess von Einreichung bis Export 14 Tage.
Zusätzlich erhöhte die internationale Reisetätigkeit die Komplexität. Verpflegungsmehraufwände und länderspezifische Vorgaben für Reisen in die Niederlande, nach Österreich und in die Schweiz mussten korrekt berücksichtigt werden.
Die Anforderungen: Skalierbar, integriert und sicher
Securitas brauchte mehr als eine digitale Belegerfassung. Die Lösung musste zahlreiche Gesellschaften zentral abbilden, für bis zu 1.000 Reisende einfach nutzbar sein und sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren.
Entscheidend waren der strukturierte Export nach Microsoft Dynamics 365, die monatliche Übergabe an DATEV LODAS sowie die digitale Belegverarbeitung mit OCR, Archivierung und revisionssicheren Freigabeprozessen. Gleichzeitig sollte Finance jederzeit sehen können, welche Ausgaben eingereicht, geprüft, freigegeben oder noch offen sind.
{{quote1}}
Die Ergebnisse: Mehr Tempo, weniger Nachbearbeitung, mehr Transparenz
Seit der Einführung hat Securitas rund 178.000 Belege mit einem Volumen von knapp 7,9 Mio. € über Circula verarbeitet. Entscheidend ist dabei nicht nur die Menge, sondern die Effizienz des Prozesses.
1. Durchschnittlich 4,4 Tage bis zum Export
Von der Einreichung bis zum Export vergehen im Schnitt 4,4 Tage. Finance sieht frühzeitig, welche Ausgaben eingereicht, freigegeben oder noch offen sind. Das macht die Exportvorbereitung und den Monatsabschluss planbarer.
2. Mehr als 70 % Touchless Rate
In den jüngsten Monaten liefen mehr als 70 % der Belege ohne manuellen Eingriff durch die Accounting-Prüfung, mit einem Spitzenwert von 73,2 %. Dadurch sinkt die Nacharbeit, während mehr Zeit für Klärfälle und Abschlussaufgaben bleibt.
3. Strukturierte Übergabe an FiBu und LoBu
Knapp 7,9 Mio. € wurden bislang über Circula abgerechnet. Die FiBu-Daten werden täglich per SFTP an Microsoft Dynamics 365 übergeben, der DATEV-LODAS-Export erfolgt monatlich für die Lohnbuchhaltung. So verbindet Circula beide Buchhaltungsprozesse und reduziert die manuelle Exportvorbereitung.
4. Hohe Akzeptanz in der Belegschaft
Circula erreicht bei Securitas einen NPS von 54 bei mehr als 200 Rückmeldungen. Das zeigt, dass der Prozess auch bei einer großen, dezentralen Nutzergruppe im Arbeitsalltag angenommen wird.
5. Grundlage für den weiteren Ausbau
Mit DMS, den aktuell aktivierten Kreditkarten und der laufenden ERP-Transformation baut Securitas den Prozess weiter aus. Circula schafft dafür eine standardisierte Grundlage für Belege, Reisekosten, Karten und Exporte.
Fazit: Ein zentraler Reisekostenprozess für 55 Entitäten
Seit dem Go-Live im Januar 2022 wurde Circula schrittweise auf 55 Entitäten ausgerollt. Die Plattform verbindet Reisekosteneinreichung, DMS sowie die Exporte an Microsoft Dynamics 365 und DATEV LODAS.
Die Ergebnisse: 178.000 digital verarbeitete Belege, 7,9 Mio. € Volumen, durchschnittlich 4,4 Tage bis zum Export, mehr als 70 % Touchless Rate und ein NPS von 54. Damit verfügt Securitas über einen skalierbaren Reisekostenprozess mit mehr Tempo, Transparenz und weniger manueller Nacharbeit.
