.avif)
.png)
Sportscheck gehört zu den großen Sportanbietern im DACH-Raum und verbindet stationären Handel mit Onlinegeschäft. Mitarbeitende sind regelmäßig zwischen Zentrale und Filialen unterwegs, etwa zur Prüfung von Produktpräsentationen oder für operative Termine.
Vor Circula war die Reisekostenabrechnung stark manuell geprägt. Belege mussten gesammelt, einzeln übertragen, eingescannt, kopiert und anschließend per E-Mail, Fax oder Hauspost an die Zentrale weitergeleitet werden. Teilweise waren zusätzlich Sekretariate in den Filialen eingebunden.
Heute erfassen Mitarbeitende ihre Belege direkt unterwegs mit der Circula-App. Das reduziert nicht nur den Aufwand für die Reisenden, sondern erleichtert auch die Arbeit der Assistenz und Verwaltung.
Die Herausforderung: Belege sammeln, weiterleiten und manuell nacharbeiten
Vor Circula mussten reisende Mitarbeitende ihre Belege über die Woche sammeln und anschließend manuell bearbeiten. Dazu gehörten das Übertragen einzelner Ausgaben, Scannen, Kopieren und Weiterleiten an die Zentrale.
Je nach Filiale war zusätzlich ein Sekretariat zwischengeschaltet, das die Unterlagen entgegennahm und weiterleitete. Dadurch entstanden mehrere Übergabepunkte und ein hoher organisatorischer Aufwand.
Für Mitarbeitende wie Martin Frankowski bedeutete das je nach Reisevolumen bis zu 45 oder 60 Minuten Arbeit pro Woche, allein für die Reisekostenabrechnung.
Auch die Assistenz musste Belege und Reisen aus verschiedenen Quellen zusammenführen. Fehlende Unterlagen führten zu Rückfragen und zusätzlicher Nachverfolgung.
Die Lösung: Belege direkt unterwegs erfassen
Mit Circula können Mitarbeitende ihre Belege direkt nach der Ausgabe fotografieren und in der App hinterlegen. Ein Tank- oder Parkbeleg wird beispielsweise noch auf dem Weg zum Auto erfasst und steht anschließend digital zur Verfügung.
Dadurch müssen Belege nicht mehr über mehrere Tage gesammelt oder später am Schreibtisch nacherfasst werden. Selbst wenn das Original verloren geht, ist der Beleg bereits digital gespeichert.
Für die Assistenz bietet Circula zusätzlich eine Assistenzfunktion. Damit können Abrechnungen für Vorgesetzte oder Kolleg:innen vorbereitet und eingereicht werden. Über die übersichtliche Nutzer- und Ordnerstruktur bleiben einzelne Reisen vollständig nachvollziehbar.
{{quote1}}
Das Ergebnis: Deutlich weniger Aufwand pro Woche
Der größte Effekt zeigt sich in der Zeitersparnis. Was früher bis zu eine Stunde pro Woche beanspruchte, dauert heute nach eigener Aussage höchstens noch rund zehn Minuten.
{{quote2}}
Auch für die Verwaltung wird der Prozess einfacher:
- Belege stehen unmittelbar digital zur Verfügung
- Reisen lassen sich vollständig und strukturiert ablegen
- weniger Rückfragen zu fehlenden Unterlagen
- keine zusätzliche Weiterleitung über Filialsekretariate
- schnellerer Zugriff bei späteren Nachweisen
Fazit
Mit Circula hat Sportscheck einen aufwendigen, mehrstufigen Reisekostenprozess durch eine mobile und zentral organisierte Lösung ersetzt.
Reisende Mitarbeitende erfassen Belege direkt unterwegs. Die Assistenz kann Abrechnungen für Kolleg:innen verwalten und behält über Nutzer und Reisen hinweg die Übersicht. Dadurch sinkt der Aufwand für die Reisekostenabrechnung von bis zu einer Stunde auf rund zehn Minuten pro Woche.
