Beleg

Für eine ordnungsgemäße Buchführung nach GOB gilt die einfache Grundregel, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf. Aus diesem Grund spielen Belege aus Papier oder digitale Belege eine zentrale Rolle für die Buchhaltung. Wir zeigen Ihnen, was ein Beleg enthalten muss und wie Belege gebucht werden.

Was muss auf einem Beleg stehen?

Damit ein Beleg gültig gebucht werden kann, dürfen diese drei Angaben nicht fehlen:

• Vorgangsbezeichnung: Welche Leistung/welches Produkt wurde bezahlt?
• Datum: Wann wurde die Rechnung bezahlt?
• Betrag: Wie hoch ist die Rechnungssumme?

Neben diesen Pflichtangaben stehen auf Belegen meist noch weitere Angaben:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers bzw. des Unternehmens, das den Beleg ausgestellt hat.
• Umsatzsteuer
• Rechnungsnummer
• Belegnummer (wird von der eigenen Buchhaltung hinzugefügt)
• Netto- und Bruttobetrag
• Auflistung der Einzelleistungen
• optional: Unterschrift (z.B. bei einem Eigenbeleg)

Welche Angaben jeweils erforderlich sind, hängt von der Art des Belegs ab.

Was ist ein Beleg?

Als Beleg gelten Dokumente, die alle relevanten Daten zu einem sogenannten Geschäftsvorfall enthalten. Ein typischer Beleg ist eine Quittung oder eine Rechnung, doch es gehören auch Inventurlisten zu den Belegen. Ein Geschäftsvorfall ist z.B. ein Kauf oder eine Bestellung. Alle Geschäftsvorfälle werden in der Buchhaltung erfasst. Die Belege dienen dann als Nachweis für Anschaffungen oder Käufe. Neben der Buchhaltung benötigt auch das Finanzamt Belege, damit z.B. Ausgaben als Werbungskosten abgesetzt werden können.

Die wichtigsten Belegarten im Überblick

In der Buchhaltungspraxis werden drei gängige Belegarten unterschieden.

1. Eigenbelege (interne Belege)

Hierbei handelt es sich von Unternehmen selbst ausgestellte Belege. Das können Gehaltslisten oder Inventurlisten sowie Ausgangsrechnungen sein. Ein Eigenbeleg kann auch dann für die Buchhaltung und das Finanzamt erstellt werden, wenn Originalrechnungen verlorengegangen sind. Häufig werden Eigenbelege bei der Reisekostenabrechnung nachgereicht.

2. Fremdbelege (externe Belege)

Fremdbelege sind die Belege, die von anderen Unternehmen oder Geschäftspartnern erstellt werden. Klassische externe Belege sind Rechnungen oder Quittungen. Es können aber auch Gutschriften oder Bankbelege sein. Auch die Eingangsrechnung von einem Lieferanten zählt zu den externen Belegen.

3. Notbelege (Ersatzbeleg)

Können weder Eigen- noch Fremdbelege gebucht werden, weil sie nicht vorhanden sind oder nicht ausgestellt werden können, kann die Buchhaltung sich mit „Notbelegen“ behelfen. Allerdings handelt es sich bei dieser Belegart um eine sehr seltene Ausnahme. So kann das Finanzamt Ersatzbelege ablehnen, wenn diese häufiger eingereicht werden.

Belege buchen – darauf kommt es an

In der Buchhaltung darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen. Entsprechend wichtig ist die Buchung von Geschäftsvorgängen mit den passenden Belegen. Die Buchung ist überhaupt erst möglich, wenn ein Beleg vorhanden ist.

Belege werden üblicherweise in drei aufeinanderfolgenden Schritten im System verbucht. Gemäß der GOB muss diese Buchung und Verarbeitung für Dritte nachvollziehbar und transparent erfolgen.

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1. Vorbereitung

Alle Belege werden zunächst in der Buchhaltung gesammelt und chronologisch geordnet. In der Regel wird jeder einzelne Beleg mit Eingangsdatum versehen, meist mit Stempeln. Häufig werden die Belege direkt nach dem Eingang geprüft, z.B. die darin aufgeführte Rechnungssumme oder die Zahlungsbedingungen.

Anschließend werden alle Belege abgeheftet oder in digitaler Form abgelegt. Je nach Umfang werden eigene Ordner für bestimmte Belegtypen angelegt, z.B. für Tankquittungen oder Kontoauszüge.

Wichtig: Die Bearbeitung der Belege muss zeitgerecht erfolgen. Das bedeutet, dass z.B. Eigenbelege innerhalb von zehn Tagen nach einem Geschäftsvorfall erfasst werden müssen. Bei Fremdbelegen gilt eine Frist von acht Tagen. Geht es um Kassenbelege, sind diese tagesaktuell zu dokumentieren.

2. Kontierung und Buchung

Im folgenden Schritt werden die unterschiedlichen Belege in den dazugehörigen Buchungskonten gebucht. Dabei entstehen sogenannte Buchungssätze. Dabei handelt es sich um Datensätze, die zu jedem Beleg folgende Informationen buchen müssen:

• Buchungsbetrag
• Umsatzsteuer (Prozentsatz und Summe)
• Art des Kontos
• Gegenkonto
• Buchung im Soll oder Haben
• Rechnungsnummer/Belegnummer
• Datum
• Buchungsvermerk: Hier wird z.B. eine zusätzliche Notiz zum Geschäftsvorfall gemacht.

3. Archivierung

Nach der Buchung müssen Belege mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. So können alle Geschäftsvorfälle im Rahmen einer Betriebsprüfung nachvollzogen werden. Die Archivierung muss nicht in Papierform erfolgen, sondern ist auch digital möglich. Doch auch hier müssen die GoBD sowie das HGB berücksichtigt werden.

Der Sinn von Belegen

Das Dokumentieren und Buchen sowie das Archivieren von Belegen ist für Unternehmen verpflichtend. Gleichzeitig bietet diese Pflicht einen hohen Schutz. So können Unternehmen intern Ausgaben genau kontrollieren und prüfen. Darüber hinaus sind Firmen bei der sachgemäßen Buchung von Belegen im Falle einer Betriebsprüfung abgesichert.

Belege in der Steuererklärung einreichen

Seit 2018 gilt für die Steuererklärung nicht mehr die sogenannte „Belegvorzeigepflicht“, sondern lediglich die „Belegvorhaltepflicht“. Das bedeutet, dass in der Steuererklärung nicht mehr alle Belege unaufgefordert mit eingereicht werden müssen. Dadurch sollen die Finanzämter entlastet werden. Gleichzeitig wird die Buchhaltung vereinfacht.

Belegvorhaltepflicht bedeutet jedoch, dass Unternehmen bei Rückfragen durch das Finanzamt entsprechende Belege nachliefern müssen. Der Wegfall der Vorzeigepflicht entbindet Firmen nicht von der Pflicht, Belege mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren.

Belege digital per App erfassen

Bei der Erfassung, Kontierung sowie Archivierung von Belegen spielt die Reisekosten App ihre Stärken aus. Über die App lassen sich Ausgaben spielend einfach digital speichern und über eine Schnittstelle z. B. DATEV in Ihrer Buchhaltungssoftware verarbeiten. So sparen Sie bei der Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung nicht nur wertvolle Zeit, sondern Sie erhalten gleichzeitig eine rechtskonforme und GOB-konforme Speicherung Ihrer Geschäftsvorfälle.