Las facturas simplificadas o facturas simples, son esenciales en la contabilidad tanto de trabajadores autónomos como para pequeñas y grandes empresas.
Esta categoría específica, que desde el año 2013 reemplaza al tradicional ticket, necesita satisfacer determinadas condiciones para ser considerada válida.
Desde , explicaremos los requisitos de las facturas simplificadas y los elementos que debe contener cualquier versión de este tipo.
La distinción principal entre una factura tradicional y una factura simplificada radica en el detalle de su contenido.
De manera general, la factura simplificada puede omitir, con ciertas excepciones, la información relativa al destinatario de la misma, es decir, la persona o entidad que adquiere un producto o servicio. Este tipo de información es obligatoria en las facturas tradicionales.
Ejemplos típicos de facturas simplificadas incluyen aquellas emitidas para transacciones menores cotidianas en establecimientos como tiendas de comestibles, salones de belleza, restaurantes, entre otros.
Las facturas comunes deben incluir determinada información. Veamos en detalle:
Para minimizar errores, recomendamos elaborar inicialmente una factura proforma como borrador, para asegurar con precisión la información incluida.
¿Y el de la factura simplificada?
La factura simplificada requiere incluir información menos detallada para ser considerada válida, como vemos a continuación:
Detalles importantes
En el caso de emitir una factura rectificativa, se debe señalar específicamente los detalles que se modifican y la factura original que se está corrigiendo.
Los criterios para una factura simplificada son menos exigentes que para una factura común, y facilita la gestión contable de empresarios y profesionales autónomos.
Aunque solo se requiera una información mínima, el emisor puede decidir incluir datos adicionales que considere importantes. Además, ciertas regulaciones podrían obligar a proporcionar más detalles.
¿Cuándo se puede hacer una factura simplificada?
Por lo general, las transacciones de venta se documentan mediante una factura detallada, pero hay situaciones específicas en las que la legislación permite la emisión de la factura simplificada, y es viable bajo las siguientes condiciones:
¿Cuándo no se puede?
Está claramente prohibida la emisión de facturas simplificadas en los casos siguientes:
En ciertas operaciones que, no estando localizadas en territorio español, involucren a un proveedor o prestador de servicios que sí lo esté.
Para resumir
Las facturas simplificadas deben cumplir con dos clases de criterios:
De igual manera, los criterios pueden ser de especial interés para aquellos que generan facturas simplificadas.
Y más allá de que tu negocio se incluya en este grupo, es muy probable que en más de una ocasión te encuentres recibiendo este tipo de facturas.
Preguntas frecuentes
Identificación única de factura mediante número y serie.Fechas de emisión y de realización del servicio o venta.Detalles del consumidor y del emisor de la factura (nombre completo o denominación social, número de identificación fiscal y dirección).Detalle de los servicios o productos ofrecidos.Base imponible.Tipo de impuesto aplicado.Importe del impuesto.Total a pagar.
Número de factura y, si aplica, serie.Fechas de emisión y de la transacción.Número de Identificación Fiscal (NIF), junto con el nombre completo, razón social o denominación del emisor.Descripción de los productos vendidos o servicios brindados.Tasa de impuesto aplicable (y, de forma opcional, la indicación de que el precio incluye IVA).Total a pagar.En situaciones donde el receptor sea un empresario, profesional, o un particular que lo requiera para cumplir con obligaciones fiscales o ejercer derechos tributarios, se deben agregar detalles como el NIF, nombre, apellidos y dirección del destinatario, además de la cuota de impuestos.El logotipo del emisor no es un requisito obligatorio en las facturas*.Cuando el importe total no supere los 400 euros, IVA incluido.En el caso de facturas rectificativas.Si el valor no supera los 3.000 euros, IVA incluido, en ciertos tipos de operaciones, como:La venta al detalle.El transporte de personas y sus equipajes.Servicios proporcionados por tintorerías o lavanderías.Cuando haya una autorización específica del para sectores determinados.En entregas de bienes entre países miembros de la UE.En ventas a distancia de bienes que se entregan en España procedentes de otro estado miembro y que están sujetas al IVA español.En operaciones donde se emita la factura a nombre del proveedor que no está establecido en el territorio español y se aplique la inversión del sujeto pasivo.Criterios sustanciales: su emisión es permitida únicamente en situaciones específicamente contempladas por la ley y no en aquellas que están claramente prohibidas.Criterios de forma: deben contener cierta información básica obligatoria.
¿Cuándo es obligatorio emitir una factura completa en lugar de una simplificada? Es obligatorio emitir una factura completa en transacciones donde el importe supere los límites establecidos para la factura simplificada, en operaciones intracomunitarias, ventas a distancia sujetas al IVA español y en ciertas operaciones específicas donde el proveedor no está establecido en territorio español, pero se aplica la inversión del sujeto pasivo, entre otras situaciones específicas.¿Puedo convertir una factura simplificada en una factura completa? Sí, es posible emitir una factura completa a posteriori si el cliente lo solicita o si se necesita para cumplir con obligaciones fiscales específicas. Esto es común en casos donde inicialmente se emitió una factura simplificada por conveniencia o cumplimiento de los criterios de emisión.¿Las facturas simplificadas son válidas para deducciones fiscales y contabilidad? Sí, las facturas simplificadas son válidas para la contabilidad y pueden utilizarse para deducciones fiscales siempre y cuando cumplan con los requisitos formales mínimos exigidos por la ley, incluyendo la identificación del emisor y el destinatario en casos específicos.¿Cómo afecta el uso de facturas simplificadas a la gestión de IVA? El uso de facturas simplificadas no afecta la gestión del IVA siempre que contengan los datos mínimos requeridos, incluyendo el importe total con IVA. Deben especificarse claramente el tipo impositivo aplicado y, si es el caso, desglosar la cuota tributaria cuando el destinatario lo requiera para sus propias obligaciones fiscales.¿Qué pasa si emito una factura simplificada cuando debería haber emitido una completa? Emitir una factura simplificada cuando se requería una completa puede resultar en incumplimientos fiscales. En tal caso, es recomendable rectificar la situación emitiendo una factura completa que ajuste el registro y cumpla con todos los requisitos legales. Esto es especialmente importante para asegurar la correcta deducibilidad de los gastos y el adecuado manejo del IVA.
Laia Jo
Laia JoEspecialista de Marketing
