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Los viajes de negocios son una parte integral de las operaciones diarias de muchas empresas y organizaciones, y pueden surgir por diversas razones y ocasiones justificadas. En estos viajes, los empleados suelen incurrir en gastos diversos que inicialmente corren por su cuenta. Sin embargo, estos gastos pueden ser reembolsados adecuadamente como parte de un proceso de reclamación de gastos de viaje. En este artículo, exploraremos 

la importancia de digitalizar estos gastos

 y cómo esta práctica puede agilizar y clarificar su gestión.

Definición: ¿Qué se considera realmente un viaje de negocios?

¿Qué es un informe de gastos de viaje y qué gastos incluye?

¿Qué ventajas ofrece la gestión digital de gastos de viaje?

Tu solución para la elaboración de informes digitales de gastos de viaje: Circula

Es esencial tener en cuenta que no existe una regulación global uniforme para los viajes de negocios. Las directrices y normativas varían según el país y la empresa. Por lo tanto, se recomienda consultar con los responsables de cumplimiento o recursos humanos sobre las normativas vigentes. En términos generales, se entiende como 

 aquellos desplazamientos que realizan los empleados en el contexto de sus actividades laborales. Estos viajes pueden tener como objetivo llegar a destinos relacionados con el negocio o llevar a cabo tareas fuera del lugar de trabajo en nombre de su empleador.


¿Te parece un tanto vago? A continuación, presentamos una lista donde enumeramos los 

cinco motivos más comunes para un viaje de negocios:

5 razones principales para un viaje de negocios

Viajes a ubicaciones de clientes u otros socios comerciales para reuniones de proyectos, atención al cliente o negociaciones comerciales personales.

Conferencias, reuniones y ferias comerciales:

 Desplazamientos a lugares con el propósito de participar en eventos de transferencia de conocimientos, networking o formación.

 Viajes a otras ubicaciones como parte de tareas de atención al cliente, seguimiento de proyectos o ejecución de trabajos específicos.

Desplazamientos en el contexto de seminarios que no se realizan en la sede de la empresa.

Viajes para llevar a cabo encuentros cara a cara con equipos que trabajan en otros lugares.

En Circula, trabajamos para brindarte las mejores prácticas y herramientas para una gestión contable efectiva de tus gastos de viaje.

Contabiliza correctamente tus viajes de empresa para disfrutar de un éxito financiero.

Es probable que hayas escuchado el término "informes de gastos de viaje" antes. Esto se utiliza principalmente para

 reembolsar a los empleados los gastos de viaje 

incurridos durante los viajes de negocios, una vez que se han presentado los recibos correspondientes, ya sea de forma analógica o digital.

, la empresa también verifica si todos los gastos cumplen con las pautas de viaje internas aplicables y las regulaciones fiscales generales. Por ejemplo, para controlar los costes, pueden existir límites máximos para ciertas categorías. Además, es posible que se requieran procedimientos de aprobación especiales antes de que pueda comenzar el viaje de negocios.


Una de las preguntas más importantes al elaborar 

es: ¿Es reembolsable este gasto? Puede haber diferencias según el país y la empresa. Sin embargo, existen algunos "costes clásicos" que suelen surgir en muchos viajes de negocios y que las empresas suelen reembolsar.

 como billetes de avión o tren, viajes en taxi, transporte público o alquiler de coches.

como hoteles u otros tipos de alojamiento.

, además de los gastos habituales de comida.

 como telefonía, internet, tarifas de estacionamiento y propinas.

 dependiendo del tipo de viaje de negocios, los gastos financieros de los empleados pueden ser considerablemente altos. Por lo tanto, es aún más importante para la empresa realizar reembolsos rápidos y precisos.

¿Por qué es tan importante informar adecuadamente los gastos de viaje?

Los empleados tienen derecho a que se les reembolsen sus gastos financieros lo antes posible. Sin embargo, también es crucial que usted, como responsable de contabilidad o de recursos humanos, 

registre adecuadamente los gastos de viaje

, ya que esto garantiza el cumplimiento de importantes requisitos legales en términos de 


La legislación fiscal también establece normativas importantes para los informes de gastos de viaje que deben ser consideradas. Por ejemplo, ciertos gastos son deducibles de impuestos, mientras que otros no lo son.


Además, los propios empleados tienen obligaciones. Se aplica, por ejemplo, la llamada "responsabilidad": 

los empleados deben proporcionar comprobantes

 en forma de recibos, facturas o billetes como prueba de sus gastos de viaje.

¿Qué debe incluirse en un informe de gastos de viaje?

La información esencial que debe incluirse en un informe de gastos de viaje incluye:



Todos estos elementos deben ser desglosados de manera detallada y comprensible. Por supuesto, es importante que los empleados cumplan con las normativas internas específicas de la empresa para los viajes de negocios.

¿Cómo es el proceso para realizar un informe de gastos de viaje?

El proceso que rodea a un informe de gastos de viaje puede variar según la empresa, especialmente entre informes realizados de manera analógica o digital. Sin embargo, en general, se pueden identificar 

 involucrados en un informe de gastos de viaje:


 Los empleados presentan una solicitud de viaje detallando el destino, la duración y el propósito del viaje, así como los gastos esperados. Una vez aprobado por los superiores, el viaje puede ser iniciado.

Durante el viaje de negocios, los empleados recopilan todos los recibos de los gastos incurridos, como facturas de hotel, comprobantes de restaurante, boletos de avión, etc.

 Después de completar el viaje, los empleados envían todos los recibos recopilados como parte del informe de gastos de viaje.

Los supervisores y el personal encargado en el departamento de contabilidad o finanzas revisan el informe de gastos de viaje presentado. Si los gastos cumplen con las políticas internas de la empresa y los requisitos fiscales, se aprueban para su posterior pago.

 Los gastos reembolsables son transferidos a la cuenta bancaria del empleado. Si se ha proporcionado un anticipo de gastos de viaje, este será deducido del importe del reembolso.

 Los gastos reembolsados se registran en el departamento de contabilidad y se reflejan en los informes financieros de la empresa.

 puede llevar mucho tiempo si se realiza de manera analógica, por lo que muchas empresas optan por procesar los

de manera digital para una mayor eficiencia.

Cualquiera que haya presentado alguna vez un informe de gastos de viaje de la misma forma sabe el esfuerzo que esto supone. Recoger recibos, rellenar formularios, aprobaciones, presentaciones, cheques: ¡todo esto requiere tiempo y nervios! Pero hay algunas otras razones que hablan en contra de la ruta tradicional.

tres mayores desventajas de los informes de gastos de viaje manuales

los empleados suelen carecer del tiempo y la experiencia para presentar las facturas correctamente. A veces también hay falta de motivación, ya que muchas personas lo perciben como una tarea administrativa molesta que distrae de las tareas principales reales.

normalmente no se presenta un informe de gastos de viaje inmediatamente después del viaje de negocios. El resultado: se exceden los plazos y la contabilidad puede sufrir una acumulación de auditorías y, por tanto, retrasos en los pagos.

 La gente comete errores y no todos los empleados siempre están atentos a la situación jurídica actual a la hora de presentar correctamente las reclamaciones de gastos de viaje.

 tiene sentido por varias razones. Esto no solo elimina las desventajas de la forma analógica, sino que incluso añade otras ventajas.

Calcula el tiempo y los beneficios financieros que puedes obtener al implementar Circula como tu software de gestión de gastos. Nuestros clientes han experimentado un ahorro promedio del 80%.

¿Cuánto tiempo y dinero puedes ahorrar con Circula?

 principales ventajas de una aplicación de informes de gastos de viaje

¿Sabías que los empleados hoy en día tienen que ocuparse de gran parte de las tareas administrativas? Con una aplicación de gastos de viaje, puedes ahorrar hasta un 80 por ciento del tiempo dedicado a los informes de gastos de viaje. Por ejemplo, tu servicio de campo puede utilizar los recursos liberados de manera más productiva para la adquisición o retención de clientes.

Claro, los gastos también se pueden calcular en tablas de Excel. Sin embargo, esto es mucho más tedioso y propenso a errores. Con el

, puedes calcular y registrar los gastos en segundos, y tus superiores pueden acceder a los resultados en sus dispositivos móviles en cualquier momento. La revisión y aprobación tardan un máximo de dos minutos. El resultado: pagos más rápidos.

Con un software moderno para la elaboración de informes de gastos de viaje, podrás demostrar a los especialistas que trabajas para una empresa moderna. Al mismo tiempo, también mostrarás tu agradecimiento a tus empleados facilitando su trabajo diario y garantizando que los gastos de viajes de negocios se reembolsen rápidamente.

Otra ventaja importante es la conformidad con la Agencia Tributaria Española. Cada aspecto de nuestra 

 de los empleados cumple con la homologación de software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria Española.

¿Estás en busca de la herramienta ideal para gestionar los gastos de tus empleados? ¡

 es la respuesta! Con nuestra aplicación, puedes 

digitalizar tus informes de gastos de viaje 

y completarlos en poco tiempo. Sumas globales, gastos en efectivo, costos de viaje y otros gastos pueden ser enviados fácilmente sobre la marcha mediante escaneo o correo electrónico. ¡Ya no tendrás problemas con los informes de gastos de viaje gracias a los recibos digitales!

Ventajas de la aplicación Circula para tu empresa:

Reducción del 80% en la carga de trabajo para tu departamento financiero.

Posibilidad de establecer regulaciones y presupuestos a nivel departamental e individual.

Procesos de aprobación adaptados según la estructura organizativa, centro de costes y proyectos de tu empresa.

Homologación de la Agencia Tributaria Española

Archivado a prueba de auditorías en un sistema de gestión de documentos, si lo deseas.

Integración con plataformas contables como Sage, Microsoft Dynamics o SAP, y también puede integrarse con Personio, así como con Travelperk y otras plataformas.

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Eva Espinoza

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